Checklista för arbetsgivare under Coronakrisen

HR & Arbetsmiljö För arbetsgivare kan det vara svårt att överblicka vad som gäller på det arbetsrättsliga området i starkt föränderlig situationen som Coronakrisen innebär. Wistrand Advokatbyrå har sammanställt viktig information från bland annat Datainspektionen, Arbetsgivarverket och Regeringskansliet för arbetsgivare att ta stöd av för att navigera i de olika frågeställningarna, av både juridisk och icke juridisk natur, som kan uppkomma.

Checklista för arbetsgivare under Coronakrisen
Foto: Adobe Stock

Eftersom nya förslag till åtgärder förväntas presenteras av bland annat regering och myndigheter löpande ska denna checklista betraktas som en ögonblicksbild per 18 mars 2020.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

1. Vilka övergripande åtgärder bör arbetsgivare vidta?

Coronavirusets utbrott utgör en pågående och föränderlig händelse. Arbetsgivare bör därför skapa en struktur för kontinuerlig planering och omvärldsbevakning i syfte att snabbt kunna vidta åtgärder. Dessa åtgärder kan innefatta att:

• avdela en arbetsgrupp (exempelvis med representanter från HR, skyddsombud med flera) för att bevaka händelseutvecklingen i syfte att föreslå väl avvägda åtgärder till företagsledningen;

• skapa ramar för hur information från myndigheter och företagsledningen ska kommuniceras till anställda;

• ta fram och presentera riktlinjer för hur specifika frågor kopplat till Coronaviruset hanteras inom företaget och eventuella avsteg från normala rutiner (exempelvis vid hemarbete);

• minimera påverkan av frånvaro från arbetet och ta fram en konsekvent handlingsplan för hur frånvaro hanteras; och

• skapa en ledningsplan för att säkerställa kontinuitet i verksamheten om utbrottet skulle förvärras.

2. Vilka skyldigheter har jag som arbetsgivare och hur skyddar jag mina anställda?

Arbetsgivare har ett ansvar för arbetstagarens hälsa och säkerhet. Av särskild betydelse är Arbetsmiljöverkets föreskrifter avseende arbetsgivarens ansvar att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete genom att bedöma riskerna för ohälsa i sin verksamhet. Detta innebär att arbetsgivaren bör:

• utföra en riskbedömning utifrån den verksamhet som bedrivs. Riskbedömningen bör mynna ut i åtgärder för hur företaget hanterar oron för smittspridning och åtgärder för att undvika att någon smittas i arbetet. Detta kan exempelvis ske genom instruktioner om tjänsteresor, deltagande på olika former av evenemang, inköp av handsprit, utökad städning eller instruktioner om handhygien;

• beakta hantering av arbetstagare som enligt myndighetsanvisningar faller inom ramen för särskilda riskgrupper, exempelvis personer med nedsatt immunförsvar, gravida, etcetera.

• involvera skyddsombud på arbetsplatsen i arbetet; och

• informera alla arbetstagare om vad som gäller på arbetsplatsen.

3. Hur hanterar vi anställda som varit eller ska åka utomlands?

Vissa företag kan ställas inför situationer där anställda blir förhindrade att närvara på arbetsplatsen. Dessa situationer kan uppkomma av en mängd olika skäl som reserestriktioner, karantän, eller självkarantän kopplat till olika myndighetsföreskrifter. Arbetsgivare bör beakta följande:

• UD avråder för närvarande från icke nödvändiga resor till alla länder (avrådan gäller till och med 14 april för närvarande).

• En arbetsgivare har en ensidig rätt att besluta om att personer som har varit i riskområden, eller har exponerats mot smitta på annat sätt, stannar hemma (lön ska som utgångspunkt utgå vid sådana situationer).

• Det bör föras en dialog med anställda som har återvänt från riskområden från vilket myndigheter uppmanar om självkarantän och försöka komma överens om att utföra arbete på distans.

• Om det inte är möjligt för anställda att utföra arbete på distans, ta ett beslut för hur lön ska betalas, vilket tillämpas konsekvent inom företaget. Som utgångspunkt ska anställda erhålla lön om du som arbetsgivare fattar beslut om att anställda ska arbeta hemifrån efter hemkomst.

• Vid beslut om hemarbete och förändringar i lön, sysselsättningsgrad eller omorganisering för att möta frånvaron, kan en förhandlingsskyldighet med fackförbund i enlighet med lagen om medbestämmande i arbetslivet och kollektivavtal föreligga före det att beslut fattas (läs mer nedan).

• Beakta att förändringar i lön kan få negativa effekter så som att anställda undviker att berätta att de varit i riskområden eller blivit exponerade för smitta på annat sätt eller av ekonomiska skäl känner sig tvingade att komma till arbetsplatsen trots symptom.

• Upprätthåll en tydlig kommunikation kring förväntningar på anställda.

4. Ska vi begränsa affärsresor?

Affärsresor är en naturlig del av företagande. I det läge som råder nu är sannolikt de flesta affärsresor inställda för tillfället. När situationen väl förbättras kan tidigare planerade resor åter aktualiseras. En arbetsgivare bör:

• följa myndighetsanvisningar och avstå affärsresor till utpekade riskområden (till exempel. genom UD:s reserekommendationer). Som tidigare har nämnts har en arbetsgivare ett ansvar att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och att inte utsätta anställda för risker;

• beakta att anställda kan uppleva en oro från att företa resor även till områden som inte benämns som riskområden, eller har upphört att vara sådana. Här bör arbetsgivaren föra en dialog med anställda huruvida det är lämpligt att genomföra resan eller inte; samt

• överväga att genomföra digitala möten i den utsträckning det är möjligt.

5. Vad gäller om en anställd vägrar att komma till arbetet?

Den snabba händelseutvecklingen skapar av naturliga skäl en oro hos anställda och individuella reaktioner. Vissa anställda kan vägra att infinna sig på arbetsplatsen på grund av oro för att smittas. I dessa lägen bör arbetsgivare beakta att:

• det inte föreligger någon rätt för anställda att arbeta hemifrån eller att inte infinna sig för arbete på grund av oro för att smittas. Att vägra komma till jobbet kan under vissa omständigheter utgöra arbetsvägran och grund för avskedande;

• det, trots det tidigare sagda, bör föras en dialog med den anställde och informera den anställde om vilka åtgärder för förebyggande av smittspridning som vidtagits på arbetsplatsen och eventuellt vidta ytterligare åtgärder. Därutöver kan det finnas skäl att hantera vissa anställda som befinner sig i en utpekad riskgrupp mer tillmötesgående; och

• det är till allas fördel med tydlighet. Om det inte går att arbeta hemifrån ska den anställde i denna situation få besked.

6. Vad gör vi om anställda blir sjuka i Coronaviruset?

Flera företag har redan drabbats av att anställda insjuknat i Coronaviruset och fler fall är sannolikt att vänta. Det kan naturligtvis vara en skrämmande händelse, inte minst för den drabbade men även personer i dess närhet, och påkallar en omsorgsfull hantering. Företag bör ta fram en handlingsplan för om anställda eller någon anhörig drabbas av Coronaviruset. Dessa bör inbegripa:

• hur arbetsplatsen informeras om fallet. Eftersom information om en persons hälsa tillhör den särskilda kategorin av personuppgifter ska hänsyn tas till den enskildes integritet (läs mer under punkten GDPR nedan);

• en plan för hur kontakten med den insjuknade bör skapas; och

• en plan för hur den insjuknades arbetsplats eventuellt ska dekontamineras.

7. Vad gäller för ersättning vid frånvaro?

Olika situationer kan uppstå som föranleder en anställds frånvaro från arbetet. I kollektivavtal, vilket beskrivs utförligare nedan, kan särskilda bestämmelser finnas. Här följer bestämmelser som arbetsgivare bör känna till utan beaktande av kollektivavtalsreglering, nämligen:

• att i fall där en anställd, utan att arbetsförmågan är nedsatt, måste avhålla sig från arbete på grund av att denne befaras bära på en smittsam sjukdom kan uppbära smittbärarpenning från Försäkringskassan. För att erhålla smittbärarpenning krävs att en läkare har beslutat att en anställd inte får arbeta om denne, eller kan befaras vara, smittad av en samhällsfarlig sjukdom, dit Coronaviruset räknas. Smittbärarpenning ges utan karensdag och hanteras direkt av Försäkringskassan och arbetsgivaren är inte skyldig att betala någon ersättning (med reservation för eventuell reglering i kollektivavtal);

• att den som har nedsatt arbetsförmåga på grund av en smittsam sjukdom, till exempel Corona, har rätt till sjuklön från arbetsgivaren enligt lagen om sjuklön eller sjukpenning från sjukpenningförsäkringen,  det vill säga på samma sätt som när en anställd är sjuk i ”vanliga” fall. För arbetsgivare som inte har kollektivavtal innebär det  till exempel att dessa ska betala sjuklön för de 14 första dagarna och sedan tar Försäkringskassan över (efter ansökan om sjukpenning). Här ska nämnas att regeringen har presenterat ett förslag om att tillfälligt tar hela kostnaden för alla sjuklönekostnader under april och maj månader;

• att karensavdraget för den första sjukdagen numera är slopad sedan den 11 mars och gäller i en och en halv månad framöver. Detta kan komma att förlängas; och

• att arbetsgivaren för närvarande är skyldig att utge sjuklön från och med den sjunde kalenderdagen efter dagen för sjukanmälan, förutsatt att nedsättningen av arbetsförmågan och sjukperiodens längd styrks av arbetstagaren genom inlämnande av ett läkarintyg. Regeringen har dock lämnat ett förslag om att temporärt upphäva kravet på läkarintyg.

8. Vad ska beaktas i förhållande till bestämmelser som följer av GDPR?

All behandling av personuppgifter ska följa de grundläggande principerna och vara förankrade i en rättslig grund, i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Uppgifter om en persons hälsotillstånd utgör en känslig personuppgift, vars behandling som utgångspunkt är förbjuden. Emellertid får arbetsgivare enligt dataskyddsregelverket behandla uppgifter om en anställds hälsa när det är nödvändigt för att arbetsgivaren ska kunna fullgöra sina skyldigheter inom arbetsrätten. I den rådande situationen där personuppgifter om anställda, både om deras hälsa och andra slag av personuppgifter, kan komma att behandlas bör arbetsgivare beakta följande:

• Bedöm regelbundet huruvida behandlingen av en personuppgift är en nödvändig och proportionerlig åtgärd för att kunna fullgöra skyldigheter inom arbetsrätten.

• Uppgifter om att någon är smittad av Coronavirus räknas som en personuppgift om hälsa (känslig personuppgift). Om en anställd har insjuknat bör det övervägas att enbart informera om att en person på arbetsplatsen har insjuknat, dvs. utan att namnge individen som insjuknat, och att övriga ska vara vaksamma på eventuella symptom. Det kan även finnas skäl att informera anställda som varit i närheten av personen som insjuknat, men ska i så fall endast ske till de personer som behöver ta del av informationen, exempelvis särskilt utsatta personer. Glöm inte att informera och samråda med den insjuknade gällande informationsspridningen.

• Uppgifter om att en anställd har återvänt från ett så kallat riskområde eller är satt i karantän, utan att information om orsaken anges, anses inte som en personuppgift om hälsa.

• Det är viktigt att vara transparent gentemot de anställda om vilka personuppgifter ni behandlar och sträva efter att minimera personuppgiftsbehandlingen samt informera om den anställdes rättigheter, så som bland annat rätt till information och registerutdrag. Dessa rättigheter omfattar även hälsouppgifter.

9. Risk för diskriminering

I media har rapporterats att personer från särskilt drabbade områden kan ha blivit utsatta för rasistiska eller främlingsfientliga beteenden. Diskrimineringslagen innehåller ett antal regler som syftar till att motverka diskriminering eller trakasserier av arbetstagare och är således av vikt för arbetsgivare att beakta. Arbetsgivare ansvarar bland annat för att arbeta förebyggande samt att utreda och åtgärda detta. Det innebär att arbetsgivare bör vara vaksam på eventuella tecken på diskriminerande beteenden där ett sätt att förebygga detta är att ha tydliga riktlinjer på plats i syfte att stävja riskerna för detta.

10. Kollektivavtal

Många företag omfattas av kollektivavtal som kan innehålla olika bestämmelser att förhålla sig till och som kan skilja sig åt mellan olika kategorier av anställda vid en och samma arbetsplats. Kollektivavtalen kan skilja sig åt på områden och  till exempel innehålla särskilda regleringar om arbetsgivares förhandlingsplikt, ansvar att betala tilläggsersättning på sjuklön och även innehålla särskilda ersättningsregler i förhållande till beviljad smittbärarpenning. För en arbetsgivare innebär detta att det är viktigt att:

• gå igenom gällande kollektivavtal; och

• kontakta det arbetsgivarförbund och/eller fackförbund som företaget är avtalsbundet med för att föra principiella diskussioner över hur kollektivavtalets regler ska tillämpas under rådande situation.

11. Hur påverkar lagen om medbestämmande mig som arbetsgivare?

Lagen om medbestämmande i arbetslivet innehåller regler om bland annat arbetstagarnas rätt till medinflytande genom sina fackliga organisationer. För arbetsgivare med kollektivavtal finns det några områden som särskilt bör uppmärksammas i den uppkomna situationen:

• En arbetsgivare har en skyldighet att genomföra förhandlingar med lokal facklig organisation innan beslut fattas om viktigare förändringar av organisationen eller av de anställdas anställningsvillkor.

• En arbetsgivare som vill fatta beslut om att hyra in personal ska begära förhandling.

Arbetsgivare som inte är bundna av kollektivavtal måste också förhålla sig till den förhandlingsplikt som föreligger inför uppsägningar på grund av arbetsbrist.

12. Vad innebär förslaget om korttidspermittering?

Måndagen den 16 mars 2020 presenterade regeringen ett förslag som ger möjlighet till korttidspermitteringar i syfte att drabbade företag ska kunna behålla sina anställda.

Förslaget innebär att arbetsgivare kan minska sina lönekostnader med upp till hälften (observera att det finns ett lönetak per anställd). Arbetstagaren kan gå ned i arbetstid och ändå få ut över 90 procent av lönen. Förslaget innehåller tre fasta nivåer för arbetstidsminskning: 20, 40 eller 60 procent som innebär minskade kostnader med 19, 36 respektive 53 procent för arbetsgivaren för de olika nivåerna. Förslaget föreslås träda ikraft tisdagen den 7 april och gälla under 2020, men tillämpas redan från måndagen den 16 mars. Alla praktiska detaljerna i förslaget är inte helt klara, men följande bör beaktas:

• Tillväxtverket är den myndighet som kommer att ta emot och bedöma ansökningarna.

• Arbetsgivaren måste bland annat visa på ekonomiska svårigheter som är tillfälliga och allvarliga och som har orsakats av förhållanden utanför arbetsgivarens kontroll samt att arbetsgivaren även redan vidtagit andra åtgärder, till exempel uppsägning av personal som inte är tillsvidareanställd och inte verksamhetskritisk.

• För arbetsplatser som har kollektivavtal gäller att stöd för korttidspermittering ska föreligga genom tecknandet av centrala och/eller lokala kollektivavtal.

• Om kollektivavtal inte finns på arbetsplatsen krävs bland annat att 70 procent av personalen går med på att gå ner i tid genom individuella avtal.

• De arbetstagare som omfattas ska ha varit anställda under en jämförelsemånad som infaller tre månader före den månad då Tillväxtverket beslutat om godkännande, arbetsgivaren ska ha varit skyldig att betala arbetsgivaravgifter under stödmånaden samt att arbetstagaren inte tillhör arbetsgivarens familj.

• Arbetsgivaren ska betala hela den överenskomna lönen under stödperioden (vilket innebär att betalning i förskott sker även för den del som staten senare ska betala ut). Ansökningar kan ske den 7 april men för perioden från den 16 mars.

• Nuvarande regler för korttidsarbete har ett lönetak på 40 000 kronor, men föreslås höjas till 44 000 kronor.

13. Avslutande reflektioner

Människor spenderar en avsevärd tid av sitt liv på sin arbetsplats och arbetsgivarens kommunikation påverkar deras upplevelse av situationen. Det finns därför ett stort värde i att en arbetsgivare är tydlig och transparent i sin kommunikation till anställda för att visa sin omtanke samt att fatta beslut på ett avvägt och omsorgsfullt sätt.

Dessutom bör framhävas att Coronavirusets framfart är en pågående händelse och bestämmelser kan komma att förändras på grund av bland annat myndighets-, regerings-, eller riksdagsbeslut. Det är därför av vikt att hålla sig kontinuerligt informerad.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.