7 punkter för ett effektivt budget- och prognosarbete

Urban Bucht, vd för techbolaget Hypergene, har utvecklat en molnbaserad produkt för beslutsstöd och verksamhetsstyrning. Han konstaterar att intresset för att tänka nytt kring former för budgetstyrning växer. Det märks bland kunderna inom både privat och offentlig sektor.

– Det efterfrågas nu ledningsprocesser som på ett bättre sätt följer verksamhetens rytm och som möjliggör korrekt och snabb reaktion på nya ekonomiska förutsättningar, säger han.

Urban Bucht plockar fram sju punkter för ett effektivt budget- och prognosarbete.

Punkt 1. Lägg fokus på planering och analys.

Rätt hanterat ska budgetprocessen tvinga verksamhetens chefer att ta ställning till de grundläggande ekonomiska förutsättningarna samt vilka åtgärder som bör vidtas på kort och lång sikt.

– För att detta ska bli verklighet bör budgetprocessen inledas med noggranna förberedelser och intern förankring. Börja med en analys av verksamheten, använd kvalitetssäkrad data och skapa er en uppfattning om framtiden, säger Urban Bucht.

Punkt 2. Ge involverade medarbetare förutsättningar att sikta på samma mål.

Forskning visar att 95 procent av de anställda inte förstår organisationens strategi och att 73 procent av de anställda inte ens har tillgång till den strategiska planen.

– Genom att öka förståelsen och kunskapen för organisationens strategi hos de anställda får du ett större engagemang och kan lättare kommunicera på olika nivåer i budgetarbetet. Det gäller att flytta ut ansvar och mandat till de som verkligen kan verksamheten, säger Urban Bucht.

Punkt 3. Utveckla budgeten tillsammans med strategi och verksamhetsplan.

Urban Bucht hänvisar till forskning som visar att 60 procent av organisationerna inte kopplar samman budget med strategi.

– Många gånger är orsaken att de två processerna sker i olika verktyg och framför allt hanteras som två separata processer som inte hänger ihop. Därför är det bra att använda systemstöd där du får ihop arbetet.

Punkt 4. Säkerställ en helhetssyn över processerna.

Många organisationer sitter med en bred flora av stödsystem. Det handlar om ekonomi, bokföring och löner liksom en rad olika verksamhetssystem. Varje system har sina fördelar.

– Men för budgeterings- och prognosarbetet blir det svårt när så många system ska samverka. Här ligger en del av förklaringen till det så kallade strategiska gapet, det vill säga skillnaden mellan en organisations resultat och de mål som uttrycks i övergripande strategier och målsättningar. Därför bör du arbeta med integrationer som gör att du får ihop all data på en plats och kan omvandla det till relevant information för beslutsfattare.

Punkt 5. Effektivisera genom delaktighet.

Ett ökat engagemang hos medarbetarna för budget och prognos höjer datakvaliteten och ökar precisionen.

– Genom att involvera medarbetare på olika nivåer och skapa dialog kring ekonomiska bedömningar går det att forma mer realistiska budgetar och prognoser.

Även här har systemstödet en viktig roll. Om man gör det blir det enkelt att spåra avvikelser, låta medarbetarare följa sitt verksamhetsområde och därmed få större förståelse för utfall, budget och prognos vilket leder till större delaktighet och därigenom ett ökat engagemang.

– Ge därför mer tyngd åt enheternas egna ekonomiska framtidsbedömningar men först då du har gett dem rätt förutsättningar.

Punkt 6. Låt verksamheten validera siffrorna.

En stor del av ekonomiavdelningens tid går åt till att validera siffror. Här menar Urban Bucht att det finns stora tidsvinster att hämta, både genom tekniska lösningar och genom att använda organisationen på rätt sätt.

Den tekniska biten handlar om att arbeta med budgetverktyg som integreras mot källsystem som exempelvis ekonomi-, affärs- och personalsystem.

– Då får användaren tillgång till viktiga ingångsvärden i arbetet. Kan du dessutom sprida informationen i organisationen där den i ett och samma system berikas och utvecklas av medarbetare åstadkommer du både en validering av siffror och ökad kvalitet.

Han konstaterar också att medarbetarnas valideringsarbete kan underlättas genom användning av grafer och diagram och med verktyg för att komplettera med kommentarer och förklarande texter.

Punkt 7. Var flexibel och snabbrörlig.

I en snabbföränderlig omvärld och ibland lika snabbföränderliga organisationer ställs krav på att kontinuerligt anpassa såväl processer som systemlösningar. Beroende på typ av förändring och behov kan dessutom olika användargrupper behöva involveras vid olika tillfällen och olika mycket.

– Om en ny situation kräver en snabb prognos med mer aggregerad information berörs färre personer. Om i stället förankring och delaktighet är viktigt, ska ni kunna involvera större användargrupper och jobba på en mer detaljerad nivå.

Han betonar att i en flexibel budgetmodell ska det finnas förutsättningar att simulera budgetutfall utifrån olika drivare, det vill säga parametrar som påverkar budgetens utfall.

– En budget- och prognosmodell för simu- leringsmöjligheter skapar förutsättningar att snabbt ta fram olika scenarion med utgångspunkt i omvärldsförändringar. Då kan företaget vända förändringen till en fördel, avslutar Urban Bucht.