6 tips för hur man bättre kan använda sitt HR-system

Digitalisering & IT Har du koll på vilka möjligheter som finns med de system, till exempel HR-system, som ni redan använder på din arbetsplats? Här följer en samling tips från Hanna Ahlström, HCM Marketing Manager för Norden på Oracle som kan inspirera i vardagen.

6 tips för hur man bättre kan använda sitt HR-system
Hanna Ahlström

Den pågående pandemin beskrivs ofta som en vattendelare vad gäller hur vi arbetar och hur företag fungerar. I de beskrivningarna finns ett före och ett efter, med slutsatsen att det krävs stora förändringar för att uppfylla nya krav som framtvingats av pandemin.

Men det går att göra väldigt mycket redan i dag, med de system och andra lösningar som redan finns på plats. Här följer ett antal exempel baserade på Oracles HR-system. Vissa av exempel borde vara allmängiltiga.

Koll på läget

Använd befintliga lösningar för att rapportera och övervaka sjukdomsfall. Det gör att man kan agera snabbare med lämpliga åtgärder. Parallellt går det att rapportera och övervaka insatser för säkerhet vad gäller smittospridning och även att ha koll på återvändande personal och insatser för dem

Ta vara på initiativ

Stödfunktioner för att underlätta volontärprojekt ger inte bara direkt hjälp för de projekten. De kan också bidra till en ökad gemenskap på en arbetsplats, när anställda samlas kring goda ändamål. Krydda med att arrangera tävlingar och andra aktiviteter som kan administreras med befintliga system.

Enklare samarbete

Samarbete på arbetsplatser har alltid varit viktigt, men nu ställs en del nya krav på hur det ska ske. Kataloger över anställda och organisationsscheman som ofta redan finns underlättar när man inte kan promenera över till en annan avdelning och leta efter rätt person. Verktyg för att dela insikter och för att uppdatera information om den egna rollen bidrar också.

Effektivare helpdesk

Högre effektivitet är så klart alltid bra, men vissa behov är extra tydliga i nuläget. Testa de AI-funktioner som kan finnas i helpdesklösningar och använd analysfunktioner för att se vilka typer av ärenden som är vanliga och som ökar.

Bli mer personlig

Om det är önskvärt kan verktyg som liknar sociala medier, samt chattbotar, men även mer traditionella lösningar som sms och telefonsamtal, göra det enklare för anställda att berätta om och få råd om mer personliga problem. Det kan gälla mental hälsa, men även annat. Det kanske till och med går att samla vanliga spörsmål i FAQ-dokument?

Det är så klart viktigt att vara försiktig med sådana här lösningar. Ta reda på vad de anställda tycker och prova lösningar som det finns acceptans för.

Strukturera utbildning

När vanliga kurser i fysiska miljöer inte är ett alternativ har många alternativ manifesterat sig. Se till att organisera och strukturera de insatserna. Se inte videokurser som en temporär ersättning för andra utbildningsformat, utan utgå från dem i planeringen. Utnyttja gratis- och lågpriserbjudanden på till exempel Linkedin, efter att ha utvärderat dem.

Det här är en samling tips om saker man ofta kan göra redan i dag, utan att investera i stora nya plattformar som kräver implementationsprojekt.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.