Jakten på perfekt personalomsättning – det bör du veta om heta nyckeltalet

Frågan om personalomsättning engagerar många arbetsgivare – med rätta. Men det är inte självskrivet vad begreppet betyder, och därmed inte heller vad det faktiskt är man vill ta reda på när man använder sig av personalomsättning som nyckeltal.

– Om man bara vill ta reda på hur attraktiv man är som arbetsgivare, så är antalet avgångar ett bättre mått än personalomsättningen, säger Tina Ekström, vd på Nyckeltalsinstitutet, som kartlägger personalekonomiska nyckeltal.

Kan påverka stabiliteten

Nyckeltalsinstitutet definierar personalomsättning som ersättningsrekrytering, och mer specifikt som det lägsta av antalet som börjat och slutat, dividerat med det genomsnittliga antalet anställda (under det gångna året till exempel). Tina Ekström förtydligar:

– Slutar tre stycken, och tre nya börjar, då är personalomsättningen tre. Men om tre slutar, och endast en ny börjar – då är personalomsättningen ett. För bara en har blivit ersatt. De andra två utgör någon form av neddragning eller avveckling, säger hon.

Omvänt gäller att om tre personer slutar och fem nya anställs, är omsättningen fortfarande tre, och de två ytterligare som tillkommit är expansion.

Varför ska man ta reda på det här? Till exempel för att få grepp om höga rekryteringskostnader eller upptäcka brister i rekryteringsprocessen.

– Med många nya på en arbetsplats, så är det alltså många som ska läras upp. Hur påverkar det de som har jobbat länge, hur påverkar det ledningen? I slutändan är personalomsättningen något som påverkar produktionen, och viss stabilitet vill vi ju ha, säger Tina Ekström.

Hon är tydlig med att det inte finns något allmängiltigt och enkelt svar på frågan om vad som är den optimala personalomsättningen.

Branschkritisk kompetens avgörande

– Hur hög personalomsättning en verksamhet tål beror på tillgången på branschkritisk kompetens. Om det är svårt att rekrytera rätt kompetens, ska man försöka hålla nere personalomsättningen. En annan faktor är hur lång tid det tar att komma upp i full produktionstakt som ny medarbetare, säger Tina Ekström.

Om den så kallade on-boardingen tar lång tid, är det med andra ord kostsamt för företaget att lära upp ny personal. En något för låg personalomsättning är i de flesta fall att föredra, men även här finns en risk.

– Utan någon omsättning alls riskerar man att hamna efter i kompetensväxlingen, vilket ger konkurrenterna i branschen en konkurrensfördel. Och om man aldrig rekryterar blir det mycket svårare att åstadkomma jämställda strukturer och bygga mångfald i verksamheten. Dessutom innebär låg eller ingen personalomsättning att ledningen behöver erbjuda medarbetarna kompetensutveckling, så att de står sig i konkurrensen, säger Tina Ekström.

Hitta felkällan

Det sätt som står till buds för att bedöma nivån på sin personalomsättning, är att jämföra med sina branschkollegor. Det gör man genom att till exempel vända sig till hr-chefer i sitt branschnätverk eller ta del av årsredovisningar. Om man till sin fasa upptäcker att det egna företagets personalomsättning är avsevärt högre än branschgenomsnittet, har man ett stort arbete framför sig.

– Då kan man behöva bryta ner den insikten i mindre beståndsdelar: var felar det? Är det på en särskild avdelning personalomsättningen är hög? Sedan skulle jag titta på avgångstalen: fångar vi upp orsakerna till att folk slutar? Och de vi anställer: hur länge stannar de? Det här talar om var i kedjan som utmaningarna finns, säger Tina Ekström.

Som vd, varför och i vilka lägen bör man bry sig om personalomsättningen?

– Medarbetarna är verksamhetens främsta resurs. Utan medarbetare inga resultat. Hög personalomsättning är en ekonomisk risk, som man som vd har det yttersta ansvaret för. Fungerar allt som det ska i företaget, behöver man kanske inte tänka så mycket på personalomsättningen – men avviker personalomsättningen från planen, då är det en vd-fråga i allra högsta grad. För höga personalkostnader är en stor oro för ledning och ägare, och i detta är personalomsättningen en betydande del, säger Tina Ekström.