Experten: Så verkställer du beslut genom bättre struktur

I det senaste avsnittet av sin struktur-podcast rekommenderar han var och en att förvandla beslut till genomförbara handlingar som delegeras. Det gäller att hålla tungan rätt i mun, eller pennan rätt i handen som han säger, om man vill gå från ord till handling. 

– Man måste konkretisera beslutet. Annars är det lätt att det faller mellan stolarna.

Och för det behövs tydliga verktyg och arbetssätt som fungerar som en slags avlastning. Målet enligt Stiernholm själv är att behöva bära på så lite information i huvudet som möjligt efter ett möte.

– Med en god struktur har du råd att inte ha bra spontan koll, säger han. 

Första steget är att föra mötesanteckningar. Sedan ska besluten bli verb, alltså något man gör. Om ett beslut tas, klargör vem som ska göra vad, när, hur och vad målet är.

När rätt blir lätt och vice versa 

Det är alltså dags att skapa en slags att-göra-lista av sina beslut. Stiernholm har för vana att föra kronologiska mötesanteckningar – men så fort ett beslut fattas så lägger han till det i en lista längst ned i protokollet. På så sätt är det lätt för den mötesansvariga att hitta, förtydliga och delegera ut. Man behöver inte nödvändigtvis göra som David Stiernholm, men det är nödvändigt att skapa en egen mötesmall som är tydlig för alla inblandade. 

– Många av mina kunder använder sig av Office-paketet, och till dem brukar jag säga att OneNote är ett bra ställe för mötesnoteringar. Där kan man sätta en Outlook-flagga på textpartier där någon ska göra någonting. Då skapas en uppgift i Microsoft To Do automatiskt, samt en länk som leder tillbaka till mötesnoteringen. 

På så sätt hävdar David Stiernholm att det rätta sättet kommer att bli det lätta, och vice versa. 

Så, vid nästa möte rekommenderar han alla att reflektera över om mötesanteckningarna är saker som går att genomföra och färdigställa, eller om de är för abstrakta. 

Det sägs att kultur äter struktur till frukost. Hur kommer det sig att du valt att fokusera på just struktur i ditt yrkesliv? 

– För att det är så underlättande. Jag tycker att det uttrycket är lite onyanserat, för kulturen är också beroende av struktur. Du kan ha den bästa kulturen, men om folk alltid är sena eller inte gör det som förväntas av dem så är den inget värd. Därför behövs båda, säger Stiernholm. 

Ryggen fri med strukturens hjälp

En vanlig fördom om struktur som han ofta hör talas om är att det dödar kreativitet. Stiernholm skulle snarare säga att en god struktur frigör tid för det viktiga, eftersom man har ryggen fri. 

– Då kan man fokusera på sitt ledarskap eller sitt utvecklingsarbete i stället. 

Och hur bemöter du kritiken att struktur lätt kan bli administrativt betungande?

– Man kan missbruka allting. Sällan är för mycket struktur problemet, utan snarare handlar det om att folk tror sig kunna ha flera saker i huvudet samtidigt, säger David Stiernholm.