Experten: Så använder du din tid smartare

Effektivitet Vi har alla samma tid att använda oss av. Men det finns många tidstjuvar som gör att vi tappar tråden och koncentrationen. Här får du tipsen som hjälper dig att använda tiden på ett smartare sätt.

Experten: Så använder du din tid smartare
Gör det nu är Anna Sjödins motto. Det innebär att skaffa sig vanan att alltid fatta ett medvetet beslut, i stället för att skjuta upp saker på en oviss framtid. Foto: Adobe Stock

Är du stressad? Svämmar mejlkorgen över? Skjuter du upp saker och tror att du ska hinna med dem sen? Räcker tiden aldrig till?

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

Anna Sjödin driver företaget Leanway AB och har 30 års erfarenhet i effektivitetsbranschen där hon har arbetat med flera av Sveriges mest framgångsrika företag, statliga verk och kommuner. Hon konstaterar att informationsmängden och antalet olika kanaler fortsätter att öka för varje dag som går.

Fakta

3 viktiga frågor att ställa sig vid sorteringen av informationsbruset

Dessa frågor tycker Anna Sjödin att du ska ställa dig:

  1. Är det viktigt? Varje gång något nytt kommer till dig – oavsett om det är ett mejl, en mötesinbjudan eller något annat – bör du ställa dig en fråga: Är det viktigt? Är svaret nej fattar du ett gör-det-nu-beslut och kastar mejlet eller tackar nej till inbjudan – direkt!
  2. Vem ska göra det? Om du svarade ja på den förra frågan vill jag att du funderar på om det är något du själv behöver åtgärda. Gäller uppgiften en annan person fattar du ett gör-det-nu-beslut och delegerar den direkt – till skillnad från att göra en gör-det-sen-uppskjutning. Gäller det information som andra behöver? Vidarebefordra den nu!
  3. När ska det göras? Om du ska utföra uppgiften behöver du bestämma dig för om det är en kort eller lång uppgift. När ska den vara färdig? När behöver du börja med den? Planera in tid i kalendern direkt. Har det som kommer i inflödet en tydlig deadline? Förstår du vad personen förväntar sig att du ska göra? Om något är otydligt, se till att klargöra det först.

– Samtidigt är minst en tredjedel av informationen du får på jobbet inte ens efterfrågad. Den bara kommer. Om du saknar struktur och rutiner för att ta hand om inflödet har du en minst sagt gigantisk utmaning framför dig, säger hon.

Anna Sjödin har skrivit boken ”Gör det nu – om effektivitet och inre lugn” som handlar om hur man kan bli effektiv genom att göra mindre. I den konstaterar hon att vi i snitt lägger en arbetsdag i veckan på tidstjuvar, omarbete och energiläckage.

Anna Sjödin driver företaget Leanway AB och är effektivitetsexpert. Foto: Rickard Ax, Didacta Produktionsbyrå AB

– Åtta timmar som du kunde lagt på sådant som är strategiskt viktigt och utvecklande, det som skapar värde, eller att gå hem i tid i stället för att jobba övertid.

Det kan då till exempel handla om att bli inbjuden till möten man inte behöver vara med på, möten som är för många, för långa och ofta saknar tydliga agendor. En annan stor tidstjuv är att leta i onödan efter filer i datorn och mejlkorgen eller tillåta sig bli avbruten och händelsestyrd.

– För att hinna med allt jobbar du kanske fortare och multitaskar i tron om att det skulle vara effektivt, skippar lunchen och förlänger dina arbetsdagar, eftersom det är framåt kvällen när du blir mindre störd som om du kan ta itu med det du egentligen hade planerat eller det som kräver koncentration.

Fatta fler inte-beslut

Hon har hjälpt allt från lagerarbetare till koncernchefer att förenkla sin vardag.

– Alla säger likadant. Det är mycket nu. Jag hinner inte. Jag har inte tid. Sluta upp med att säga så, är min uppmaning. Alla människor har lika många timmar per dygn. Det är den enda rättvisa resursen vi har på jorden.

Hon menar att hemligheten med att ta tillbaka kontrollen över din tid till stor del handlar om vad du inte ska göra, eftersom det hela tiden finns mer att göra än vad tiden räcker till för.

– Det handlar om att fatta fler inte-beslut för att få loss tid till det som faktiskt är viktigt, värdeskapande och ger energi i stället för att jobba mer övertid.

Effektivitet handlar enligt henne om att nå de gemensamma övergripande målen med minsta möjliga ansträngning.

– Att vara lat men smart, helt enkelt.

Hon konstaterar att det inte spelar någon roll om jag är effektiv om jag blir ett hinder för någon annan.

– Det gäller att bli mer effektiva tillsammans genom bättre samarbete.

Skapa de rätta förutsättningarna

Hon betonar att vd:ns roll är att skapa de rätta förutsättningarna kring verksamhetens organisatoriska effektivitet kring mål, struktur och kultur och hur det sedan påverkar allas beteende i vardagen

– Det handlar om hur vi agerar, kommunicerar, informerar och bemöter varandra. Eftersom vi alla är kulturbärare genom våra beteenden kan vi påverka vår arbetsmiljö och bli mer hållbart effektiva, välmående, kreativa och känna arbetsglädje.

Det gäller då bland annat enligt Anna Sjödin att som vd:

  • Minska mejlfokus och öka målfokus genom ett mer medvetet och beprövat arbetssätt exempelvis Leanwaymetoden för att få tom mejlkorg på köpet.
  • Lära sig tidshantera i stället för stresshantera.

– Visualisera dina värdeskapande och målinriktade uppgifter i kalendern med tolkningsföreträde. Gärna genom ett gemensamt årshjul, nedbrutet per kvartal som syns i kalendern. Äg minst tio timmar per vecka till dessa och behåll tillräckligt med luft för att parera det oförutsedda som du vet kommer att dyka upp.

– Prioritera regelbundet tid till ledartid, reflektion och veckoplanering, för att skapa känsla av kontroll och inre lugn. Tid till ledartid är ingenting man får. Det måsta man själv ta sig tid till. Det vill säga fatta beslut om när och hur.

Hon konstaterar att som vd behövs det tydlighet om vilka målen är så att medarbetarna kan svara på den enkla frågan. Är det viktigt?

– Ju mer tid vd själv är ute i verksamheten och ställer frågor och lyssnar till medarbetarna om hur man kan underlätta för dem i deras vardag, desto bättre mår de och framgången syns på sista raden.

Fyra tidsblock

Anna Sjödin har identifierat fyra tidsblock som alla tjänstemän har, oavsett bransch och roll.

  1. Administrativa uppgifter och mikropauser. Här återfinns återkommande administrativa uppgifter såsom mejlhantering, fakturaattestering, tidsredovisning, social tid med kollegor och pauser. Pauserna fungerar som olja i maskineriet, eftersom man inte är effektiv utan dem.
  2. Möten. Här räknar du in alla typer av möten. Det kan vara återkommande inbokade möten med ledningsgruppen, projektmöten, kundmöten och arbetsplatsträffar. Till möten hör även utbildningar, mässor och liknande, oavsett om de sker på företaget eller utanför.
  3. Nytt och oförutsett. Det oplanerade handlar om allt det där du vet kommer att hända under dagen, saker du aldrig kan planera för. Alltså brandkårsutryckningar som du behöver reservera tid att parera för.
  4. Arbetsuppgifter. Givetvis hör de tre andra tidsblocken också till arbetet men detta är uppdraget du anställdes för. Värdeskapande arbetsuppgifter som baseras på dina och företagets mål.

– Det lustiga är att dessa tidsblock är desamma i dag som när jag började arbeta med effektivitet för över 30 år sedan, berättar Anna Sjödin.

Gör det nu som beslutsmetodik

Gör det nu är Anna Sjödins motto. Det innebär att skaffa sig vanan att alltid fatta ett medvetet beslut, i stället för att skjuta upp saker på en oviss framtid.

– Gör det nu handlar om tid och prioriteringar. Att skaffa dig kontroll över situationen, till skillnad från att vara händelsestyrd för allt som andra ber dig om. Fatta beslut om hur lång tid uppgifterna tar att avsluta och bygg en smart struktur och arbetssätt kring detta som är lätt att följa.

Uppgifter som tar mindre än fem minuter tycker hon att man ska ta tag i och avsluta direkt.

– Det här är essensen av gör det nu och där magin sker. Det här är saker som aldrig ska mellanlanda någonstans, varken på en plats eller mentalt. Men många av oss skjuter upp dem ändå.

Ett vanligt misstag är enligt Anna Sjödin att man i stället för att göra uppgifterna direkt väljer att skriva ner dem på en lapp eller en att-göra-lista.

– Sedan tittar du på listan flera gånger, utan att egentligen göra något mer än att tänka på uppgiften en gång till och fyller samtidigt på med fler. För sådana här uppgifter behöver du nämligen ingen struktur eller en plats där du ”lägger dem så länge, utan avsluta direkt, så slipper du ha en massa småsaker i huvudet, säger hon.

Tidsbaserad struktur med kategorier

Alla tjänstemän har korta uppgifter som tar 5 till 15 minuter korta uppgifter som tar 5 till 15 minuter. När det gäller dessa tycker Anna Sjödin att man ska samla ihop och göra dem när det finns en stund över, mellan möten, innan lunch eller strax innan man går hem. På så vis får man mer gjort på kortare tid.

– Målsättningen är att sträva efter är att avsluta de korta uppgifterna inom en vecka för att du inte ska bli en flaskhals och tidstjuv för någon annan.

Långa uppgifter är kategorin för ständigt pågående eller återkommande uppgifter samt spegeltid till möten. Oftast bör en del av dessa brytas ner i delmål för att lättare komma i gång och hålla uppe tempot.

– Framför allt är det viktigt att prioritera och boka in tid för att genomföra dem, innan någon annan tar över din tid i kalender, säger Anna Sjödin.

Väntar svar och uppföljning är en kategori som behövs för att på ett enkelt sätt inte glömma bort, påminna andra eller följa upp det som delegerats.

Hon konstaterar avslutningsvis att genom att använda den här tidsbaserade strukturmodellen blir det enklare att ta beslut direkt och även kunna planera och prioritera bättre för att frigöra tid till det som är viktigt och värdeskapande.

På nytt jobb

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.