Bli effektivare med smart planering

Planering Prioritera, skriv en att göra-lista och blocka tid. Tre vanliga produktivitetsråd som inte fungerar. Det menar Maura Thomas som skrivit boken Personal Productivity Secrets (Wiley, 2012) och som har förslag på vad du ska göra istället om du vill jobba effektivare.

Vanligt råd: Ranka dina uppgifter efter prioritetsnivå.

Idén med att ranka dina uppgifter efter prioritet går ut på att strukturera dagen så att du ägnar dig åt det viktigaste först. Problemet är att systemet inte är specifikt nog. Risken är att alldeles för många saker får högsta prioritet och att de saker som inte klassas som akuta aldrig blir av.

Alternativet: Prioritera genom att sätta en deadline för varje uppgift.

Var realistisk med hur mycket du hinner under en dag. Punkta upp uppgifterna så att du vet hur många du kan göra på en dag och vad du hinner med på 30 dagar. Vet du att du inte kommer hinna hantera alla dina uppgifter under en månad får du svart på vitt veta att du behöver delegera eller välja bort vissa av dem. Eller jobba över.

Vanligt råd: Skriv en att göra-lista.

Ett vanligt råd är att ägna dagens tio första minuter åt att skriva en att göra-lista för dagen. Slöseri med tid, tycker Maura Thomas.

Alternativet: Uppfinn inte hjulet varje morgon.

Ta istället 20 till 30 minuter varje vecka eller måndaf för att tömma hjärnan och fånga de saker du tror att du behöver eller vill göra. Om du har prioriterat enligt deadline-modellen kommer du automatiskt få en att göra-lista. På så vis kan du ta tag i listan varje morgon och ägna de första minuterna åt att vara proaktiv. När nya saker dyker upp tar du bara en minut för att planera in det i din lista.

Vanligt råd: Blocka tid.

Vi har alla fått rådet att få saker gjort genom att boka möten med oss själva. Men den första som kommer ställa in mötet är du själv. När människor använder kalendern för att skapa en att göra-lista lägger de ofta mer tid på att arrangera om saker och jonglera riktiga möten med blockad tid.

Alternativet: Blocka tid – men med måtta.

Använd inte kalendern för alla dina uppgifter om du inte vill skapa ett totalt plotterkaos och sänka din egen effektivitet. Blocka heller inte in saker långt i förväg. Du kan sällan förutse hur de kommande veckorna verkligen kommer se ut. Dessutom: skriv inte in en specifik uppgift i dina tidsblock. Kalla dem i stället produktiv tid och gör det som passar bäst i stunden. Ibland är vi mer kreativa och ibland mer repetitiva. Du kommer få mer gjort om din uppgift matchar ditt känslotillstånd.

Källa: Entrepreneur.com

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.