Därför maskar dina medarbetare

Låt oss börja med en historia från verkligheten. Den handlar om en projektanställd banktjänsteman, som ansvarade för ett excelbaserat kundsystem. Med sina specialkunskaper, kunde mannen ganska snabbt automatisera de arbetsuppgifter han hade. Ganska snart tog arbetet en kvart om dagen, resten av tiden ägnade mannen åt annan verksamhet.

Historien kommer från sociologen Roland Paulsens avhandling, där han undersöker varför delar av arbetslivet består av sysslor som inte alls har med jobbet att göra. I avhandlingen har Roland Paulsen intervjuat 40 personer som ägnar drygt hälften av sin arbetstid åt andra sysslor än arbete. Det handlar främst om tjänstemän. En internationell undersökning visar att drygt två timmar om dagen går åt till så kallat tomt arbete. Detta sker parallellt med att många upplever en intensifierad kontroll och arbetsbelastning.

– Det uppstår lättare luckor i arbeten som kräver hög utbildning eller ett tekniskt kunnande, ett arbete som uppfattas som abstrakt eller specialiserat för en utomstående, och där medarbetaren har ett kunskapsövertag, berättar Roland Paulsen.

Det finns en syn på den ekonomiska människan, homo economicus, där arbetsplatsen är ett centrum för rationalitet. Vi är i stort sett överens om att arbetet är en arena för rationell utveckling, ökad produktivitet och effektivitet. Det är mycket svårt, men nödvändigt, menar Roland Paulsen, att diskutera tomt arbete och medarbetares motstånd.

Jan Ch Karlsson, professor i arbetsvetenskap vid Karlstads universitet säger att tomt arbete och motstånd bland medarbetare förekommer överallt, men uttrycken skiljer sig åt från arbetsplats till arbetsplats.

Organisatorisk olydnad är allt vi gör på arbetet som du inte förväntas göra, det vill säga det mesta från självorganisering, till sabotage och maskning.

Men tillägger han:

– Regelbrott behövs för att skapa flyt på jobbet. Om medarbetare följde alla regler, skulle hela arbetsplatser bryta samman. Vissa regler måste brytas mot. Om man studerar arbetsprocesser i praktiken, hur folk faktiskt gör blir slutsatsen: Låt folk sköta sig själva, ge dem utrymme, då blir det allra bäst. Arbetsledare tror ofta att en oreglerad arbetsplats leder till maskning och sabotage, när det egentligen är så att bevisen och forskningen pekar åt rakt motsatt håll: Folk gör ett bra jobb och skapar sina egna optimala förutsättningar för att göra ett bra jobb – om man bara låter dem göra det.

FAKTA:

Här är huvudskälen till maskning och tomt arbete:

Meninglöshet: medarbetaren upplever att arbetsuppgifterna är meningslösa och irrelevanta.

Hämndbegär: medarbetaren känner av någon anledning skäl att hämnas på företaget/organisationen eller på chefen.

Protest: medarbetaren vill inte bidra till ett samhälle, en organisation eller ett system som han eller hon känner sig utnyttjad av.

Ofrivillig inlåsning: medarbetaren gör det som ska göras, men på betydligt kortare tid än vad som avtalats. Att säga som det är innebär risk för arbetstidsförkortning eller uppsägning.

FAKTA:

Här är vd:s fem värsta fiender, de områden i arbetsvardagen som riskerar att skapa motstånd, maskning eller tomt arbete.

1. Anonymitet. En viktig aspekt av engagemang är uppskattning av den enskilda individens arbetsinsats. Hela företaget kultur bygger på individuella medarbetares attityder. Individuella belöningar uppmuntrar önskade beteenden och ökar produktiviteten markant.

2. Regelstyrda beteenden. Regler behövs, men är till sin natur begränsande. Detaljreglering begränsar individuell prestanda och förmåga. Satsa istället på riktlinjer som kompletteras av utbildning och uppmuntran.

3. Isolering. Ju mer interaktion –formell och informell – inom en organisation, desto bättre förståelse, samhörighet och kommunikation. Dessutom uppmuntras kunskaps- och erfarenhetsutbyte, båda är underskattade och innebär en enorm utvecklingspotential för organisationen.

4. Drunkningsdöden. Att som medarbetare inte förstå vad som behöver göras, varför det bör göras eller hur det ska gå till är förödande. Detta kan uppstår när:

– Det saknas utbildning, introduktion eller gott mentorskap.

– Det finns förväntningar som inte infrias.

– Kommunikationen brister.

5. Bristande utvecklingsmöjligheter. En av de viktigaste punkterna för alla som befinner sig i arbetslivet – inklusive vd – är att kunna gå vidare och utvecklas i organisationen. Om det inte finns utvecklingsmöjligheter, distanserar sig medarbetaren från sin roll. Tydliga utvecklingsplaner, utbildningsmöjligheter och logiska karriärmöjligheter säkerställer medarbetarens engagemang.

FAKTA: Kasamteorin

En organisation behöver medarbetare som vill (motivation), kan (kompetens) och orkar (välbefinnande) arbeta. För att dessa tre hörnstenar ska ligga på plats krävs begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet i organisationen – det vill säga en känsla av övergripande sammanhang.