Inga produkter i varukorgen.
Se upp, vd: semesterskulden kan spräcka bokslutet
Ekonomi & finans
Dålig koll på semesterhanteringen kan bygga upp stora skulder och slå mot både resultat och kassaflöde. Här är misstagen som gör det dyrt – och vad du som vd behöver ha koll på inför semesterårsskiftet.
Foto: BDO / Adobe Stock
Semesterhantering beskrivs ofta som en administrativ rutin. I praktiken handlar det om en skuldpost som förändras löpande och som slår direkt mot resultat och kassaflöde.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Det blir alltid en påverkan på ekonomin, och framför allt via semesterskulden. Hanterar man den fel och inte bokför löpande kan det få stora konsekvenser vid bokslutet, säger Maria Ranås, auktoriserad lönekonsult på revisions- och rådgivningsbyrån BDO.
Det här är mer än en lönefråga. Det är en skuld som kan slå mot resultatet utan förvarning.
Problemen uppstår sällan vid ett enskilt tillfälle. I stället byggs avvikelser upp successivt. Det kan handla om fel sysselsättningsgrad, bristande uppföljning eller systeminställningar som inte hängt med när organisationen förändrats.
Rörliga lönedelar är en särskild riskzon. Bonus och provision ska också ligga till grund för semesterlön. Missas det kan kostnader dyka upp i efterhand, när utrymmet att agera redan är begränsat.
Ledningen måste ha koll på siffrorna
Konsekvenserna blir ofta synliga först när något händer, vid bokslut, semesterskifte eller när en anställd slutar.
– Om den rörliga semesterlönen inte har bokats upp kan det bli stora belopp som måste betalas ut direkt. Har en medarbetare fått bonus på ett par hundra tusen kronor kan det tillkomma cirka 12 procent i semesterlön + arbetsgivaravgifter som inte finns med i räkenskaperna, säger Maria Ranås.
Samtidigt påverkas kassaflödet när flera medarbetare tar ut semester samtidigt eller lämnar bolaget. Då realiseras skulden och slår direkt mot likviditeten.
Det är här många bolag kan tappar greppet.
Lönehanteringen lever många gånger kvar som en intern rutin, trots att kraven ökar i takt med att verksamheten växer. Regelverk, avtal och system förändras löpande och kräver kontinuerlig uppdatering. Utan tydlig uppföljning blir det svårt att hålla siffrorna aktuella.
Att lägga ut lönehanteringen externt / Outsourca handlar inte om att ge bort ansvar, utan om att säkra kvalitet, kontinuitet och ledningsstöd
För ledningen handlar det ytterst om att ha kontroll över siffrorna, oavsett var arbetet utförs.
– Man ska alltid kunna få fram personalkostnad, semesterskuld och en prognos framåt. Och semesterskulden ska inkludera arbetsgivaravgifter, som är en stor post annars blir bilden ofullständig, säger Maria Ranås.
Semesterårsskiftet extra riskfyllt
En särskild risk kan uppstå vid bokslutet om man inte har haft full kontroll över system och frånvaro under året utan utgår endast efter semesterskuldlistan. Eftersom det är förts vid semesterårsskiftet, som många bolag gör sina beräkningar ordentligt
– Då kan man ha använt fel siffror i bokslutet och upptäcker det först när man gör semesterårsavslutet, säger Maria Ranås.
Då har besluten redan fattats på fel underlag.
Fakta
Inför semesterårsskiftet – det här ska vd:n ha koll på
- att semesterskulden stäms av löpande, inte bara vid bokslut
- att rörliga lönedelar som bonus och provision ingår i beräkningen
- att skulden redovisas inklusive arbetsgivaravgifter
- hur många semesterdagar som är sparade och hur gamla de är
- hur semesteruttag och slutlöner påverkar kassaflödet. Har vi säkerhetsställt att hanteringen vid deltidsanställning är korrekt beräknad.
