5 steg som lyfter förhandlingen

– Detta är bara av ondo. En bra förhandling handlar i stället om att skapa en god relation med motparten så att resultatet blir ett hållbart långsiktigt avtal, säger Charl Malan, som via sitt företag InterNordic arrangerar kurser i effektiv förhandling.

Han har arbetat länge med förhandlingsfrågor och var bland annat engagerad i ABB:s förändring av sitt inköp och höll då i utbildningen i förhandling för 400 inköpare hos ABB.

– De tog ett helt nytt grepp kring inköp och började samarbeta med färre leverantörer och kom då att ha ett nära samarbete med dem. Dessutom centraliserades inköpet till Västerås, vilket naturligtvis inte var populärt hos alla, men ökade professionaliteten på den verksamheten. Nyordningen ledde till att ABB efter tre år hade minskat sin inköpskostnad med 5 procent, vilket motsvarade 500 miljoner dollar, berättar Charl Malan.

Han konstaterar att i affärslivet får man inte vad man förtjänar utan vad man förhandlar sig till. Det sägs ofta att en del människor är födda till förhandlare och att det är dessa människor som uppnår de bästa affärsuppgörelserna.

– Men min erfarenhet visar att de flesta av oss har förmågan att bli framgångsrika förhandlare. Vi behöver bara veta vad som fungerar och vad som inte fungerar samt hur vi ska tillämpa de olika förhandlingsverktygen som står till buds.

5 steg

Själv lyfter Charl Malan ofta fram Behavioral Change Stairway Model som utvecklades av FBI:s Hostage Negotiation Unit. Den innehåller 5 steg att få motparten att se din ståndpunkt och att ändra sig.

– Det fungerar för de flesta former av oenighet i till exempel projektledning, inköp, försäljning och ledarskap, konstaterar Charl Malan.

De 5 stegen består av:

1. Aktivt Lyssnande: Lyssna på deras sida och se till att de vet att du lyssnar.
2. Empati: Du förstår vad de tycker och hur de känner.
3. Samförstånd: Empati är vad du känner. Samförstånd är när de också känner att du förstår dem. De börjar lita på dig.
4. Inflytande: När de litar på dig har du förtjänat att tillsammans arbeta på problemlösningar och föreslå en handlingsplan
5. Beteendeförändring: De agerar och samarbetar mot en lösning

Problemet är att vi oftast hoppar över de första tre stegen och kliver in på steget som handlar om inflytande.

Avbryt inte

Lyssnandet handlar om att lyssna på deras sida och se till att de vet att du lyssnar.

– Detta har vi svårt för och i stället för att lyssna berättar vi vad vi tycker.

Grunderna för aktivt lyssnande är ganska enkla:

1. Lyssna på vad de säger. Avbryt inte, säg inte ”Ja, men…” eller ”jag håller inte med”, bedöm inte.
2. Nicka och bekräfta med korta ”Ja” och ”mmm”
3. Besvära inte utan upprepa kontentan av vad de just sagt utifrån deras referensram.
4. Ställ frågor som visar att du uppmärksammat vad de sagt och som för diskussionen framåt.

Aktivt lyssnande kan vidareutvecklas genom:

1. Öppna frågor. Undvik frågor som besvaras med “Ja” eller “Nej”.
2. Effektiva pauser. Pauser är kraftfulla. Använd en paus för tyngd, för att uppmuntra dem att fortsätta prata eller att desarmera en situation när det blir känslomässigt.
3. Kort uppmuntran. Gör korta uttalanden så de vet att du lyssnar och som uppmuntran att fortsätta prata och utveckla sina tankar.
4. Spegling. Upprepa det sista ordet eller frasen som de sa för att visa engagemang och att du lyssnar.
5. Omskrivning. Upprepa vad de har sagt med dina egna ord.
6. Etikettering. Ge deras ord ett namn. Exempel: De säger ”… och vi behöver en riktigt bra leverantör för ett långsiktigt samarbete”. Du säger ”strategiskt leverantörsbyte”.

Se med deras ögon

Empati är en naturlig bi-produkt av effektiv aktivt Lyssnande. Det innebär identifiering med och förståelse för deras situation, känslor och motiv.

– Du använder empati för att se med deras ögon, att sätta dig i deras skor och för att absorbera en del av stressen som alltid finns i svåra förhandlingar. Målet är inte att gå med på deras krav eller att göra eftergifter, än mindre att känna medlidande eller att tycka synd om dem.

Empati banar vägen för nästa steg som är samförstånd.

– Alltefter du lyssnat aktivt och visat empati slår samförstånd rot och börjar utvecklas sakta men säkert. När samförstånd fått fotfäste växer tillit och personkemi, säger Charl Malan.

Inflytande och beteendeförändring

Steg 4 handlar om inflytande.

– I detta skede har du skapat en relation. De är villiga att acceptera dina förslag som en upptakt till justeringar och ändringar av sina krav.

Beteendeförändring utgör steg 5.

– Du vill lyckas få avslut på en svår affärsförhandling utan att göra stora eftergifter och strävar efter en förändring hos motparten samt accept för dina förslag. Din förhandlingspart kommer mest sannolikt att öppna sig för dina förslag om föregående 4 steg framgångsrikt slutförts. Återigen, nyckeln till att nå ett tillfredsställande resultat är att etablera en positiv relation med din motpart genom aktivt lyssnande, empati, samförstånd och inflytande. Endast då är de mottagliga för dina förslag, avslutar Charl Malan.