Scenvana experten: ”Som moderator är du den röda tråden!”

Vad bör man tänka på i förberedelserna?

– Förstå sammanhanget och kontexten. Vilka är åhörarna? Vilka förkunskaper har de? Är det en bokslutskommuniké eller en kick-off? Anpassa tid, längd och tonalitet efter publiken och sammanhanget.

Hur formulerar man sitt budskap?

– Försök att varken vara för ordrik eller för ordfattig. Underskatta inte din publik, men överös dem heller inte med information så att dina huvudbudskap drunknar. Fundera i förväg på vilka budskap du vill att publiken ska ta till sig och fokusera på att också få ut dem.

Hur viktigt är språket?

– Använd ett koncist och anpassat språk och undvik ovanliga termer och förkortningar utan att förklara dem, för sådant kan få dig att framstå som arrogant. Ironi brukar inte rekommenderas, liksom långa övergripande eller svepande beskrivningar. Det är ofta en avvägning mellan att förmedla en story och vara konkret. Tala så att alla förstår, oavsett om de har jobbat ett eller tjugo år på företaget. Koppla gärna budskapet till verkligheten och nuläget. Det blir lättare att nå fram och mer trovärdigt om du även kan väva in dig och din person och dina personliga berättelser. Ett visst mått av humor, om sammanhanget tål det, är inte fel.

Hur ska man tänka kring visuella hjälpmedel?

– Talade ord och berättelser kan vara bildliga i sig. Med språkets hjälp kan man hänga upp sina budskap på mentala bilder som hjälper åhörarnas minne. Slides har sin funktion när det är mycket information som ska förmedlas, men kan samtidigt ta bort fokus från interaktionen med publiken. Överväg hur många bilder du verkligen behöver.

Hur kan man fånga publikens uppmärksamhet?

– Jag tycker om mycket interaktivitet. Inled med en fråga för att fånga publiken och få dem att känna sig delaktiga i gruppen. Det är viktigt för både talaren och publiken att starten blir lyckad, att man ser ögonen på publiken och har deras uppmärksamhet. Du vill inte att de tittar ner på sina mobiler.

Hur viktigt är det att vara sig själv?

– Jätteviktigt! Försök inte förställa dig. Var bekväm med vem du är och vad du kan leverera. Det bygger förtroende.

Jag brukar beskriva moderatorskapet som en girlang på middagsbordet. Den stöttar temat, håller ihop dukningen, får gärna vara lite festlig utan att ta över och sätta sig själv i centrum.

Om man ska leda ett event som pågår i flera timmar och man ska presentera olika talare på scenen: Hur skapar man en röd tråd genom dagen?

– Som moderator är du den röda tråden! Jag brukar beskriva moderatorskapet som en girlang på middagsbordet. Den stöttar temat, håller ihop dukningen, får gärna vara lite festlig utan att ta över och sätta sig själv i centrum. En god moderator kopplar ihop ämnena, sätter dem i ett sammanhang och guidar publiken så att de förstår varför det som sägs är relevant.

Vad kan man göra om man känner sig osäker på sin retorik?

– Gå en utbildning eller träna själv eller tillsammans med någon. Lär dig bemästra ditt tonläge, våga använda pauser och var medveten om och utveckla ditt kroppsspråk.

Vad gör man om man blir nervös?

– Nästan alla blir nervösa någon gång på scenen. Använd andningstekniker och påminn dig själv om att du är där för att förmedla ett budskap, inte för att bli bedömd. Interaktivitet med åhörarna är också ett knep för att flytta fokus från dig själv. Ställ en fråga, kör en handuppräckning. Det skapar en delaktighet mellan dig och publiken som gör att du inte är lika ’ensam’ i centrum.

Hur ska man se ut?

– Det beror på sammanhanget och tiden på dagen. Men överlag, se ordnad och proper ut och undvik skavanker som stör publiken. Klä dig i lugna färger så att fokus ligger på budskapet, inte på kläderna. Stormönstrat brukar jag själv undvika. Anpassa klädseln efter sammanhang, publik och bransch. Men som konferencier på en kvällsaktivitet gäller nästan det omvända, ju mer iögonfallande desto bättre.

Hur kan man ta sin kommunikation till nästa nivå?

– Använd storytelling! Tänk på Martin Luther Kings berömda tal, hur han kunde använda kommunikationens kraft genom att måla upp en stark vision. Genom att knyta ditt budskap till en engagerande vision får du med dig åhörarna. Om du som vd har förmågan att vara trovärdig, inspirerande och motiverande i ditt budskap har du en fin grund till ett kommunikativt ledarskap.

Hur viktigt är det med förberedelser?

– Förberedelser är viktigt och ska tas på allvar. I ett stort företags ’town hall meeting’ är det många människors tid som tas i anspråk och då behöver ett värde skapas. Förbered dina talepunkter så att tiden blir genomtänkt och i linje med företagets strategi och situation. Öva så att du kan ditt material och dina talepunkter, det gör dig även fri att avvika ifrån dem och prata mer naturligt.

Om vi ska gå igenom några räddningsplankor – vad gör man till exempel om man inte har hunnit förbereda sig? Det kanske kommer plötsligt på att man förväntas leda samtalen i något sammanhang?

– I värsta fall får du kanske tulla på nattsömnen. Det är bättre att vara trött än oförberedd. Man kan ofta åtminstone kortvarigt pumpa upp sin energi, dels av adrenalinet som säkerligen strömmar till men även av lite extra socker och kaffe.

– Men det är förstås en avvägningsfråga. Är det ett avgörande möte, säg till exempel ett investerarmöte inför en kapitalanskaffningsrunda i bolaget, då är det ju bättre att om möjligt boka om och skjuta upp än att genomföra det uttröttad eller oförberedd.

Och om man får hjärnsläpp och tappar bort sig, trots manus?

– Även i sådana lägen är det bra att vara ärlig och sig själv. Erkänn att ’nu tappade jag faktiskt bort mig’. Då brukar publiken vara snäll och hjälpa till, ’du höll på att säga det här’. Alla tappar bort sig ibland. Det är ingen fara skedd.

Och om talaren man har presenterat för publiken tappar bort sig?

– Hjälp till. Gå upp till talaren och säg: ’nu tror jag att du tappade tråden lite. Det gör inget, sådant händer alla. Medan du letar rätt på den, får jag ställa några frågor?’ Och så försöker du hjälpa talaren att hitta tillbaka till den tappade tråden.

Säg ett riktigt vanligt misstag som moderatorer gör?

– Att ta för stor plats själv. Och att inte hedra tidsschemat. Det är också viktigt att hålla de paustider som kommunicerats till åhörarna. Preppa dina talare att hålla tiderna!

– Och på tal om preparering: ett tredje misstag en moderator kan göra är att inte preppa sina talare ordentligt över huvud taget. Talarna ska vara bekväma, veta vad som gäller och känna sig trygga med tekniken. Då blir det lugnt och professionell ordning på scenen så att utrymme ges för budskapen att komma fram. Det ligger i hederskodex för moderatorer att ge sina talare de allra bästa förutsättningar att bli sitt bästa jag på scenen.