Så hanterar du förändringens fem fallgropar

Förändringsledning Det är större möjligheter att lyckas med ett förändringsprojekt än man tror. Det menar författarna till den nyutkomna boken ”Förändringens fem fallgropar – och hur du undviker dem”, Mikal Björkström och Ola Rosenlind. Men då gäller det att ha strategier för hur man undviker fallgroparna.

Så hanterar du förändringens fem fallgropar
Varje förändring utmärks av ett antal utmaningar. Foto: Stock Adobe.

Det finns en allmän föreställning att de flesta förändringsprojekt misslyckas, som har sin grund i den välkände förändringsforskarens John P Kotters syn, där han pekade på att 70 procent av alla förändringsprojekt misslyckas.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Med vår bok har vi velat utmana det synsättet, bland annat eftersom det är svårt att definiera vad ett misslyckande egentligen är i ett sådant sammanhang, säger Mikal Björkström. Dessutom förekommer en allt större kritik mot dessa siffror inom litteraturen där man exempelvis framför betydelsen av att se på hur olika typer av utfall sker över tid.

Mikal Björkström är leg. Psykolog med OBM-inriktning och en av författarna till ”Förändringens fem fallgropar”.
Mikal Björkström är leg. Psykolog med OBM-inriktning och en av författarna till ”Förändringens fem fallgropar”. Mikal Björkström är leg. Psykolog med OBM-inriktning och en av författarna till ”Förändringens fem fallgropar”.

Han och medförfattarens Ola Rosenlinds erfarenhet är också att det finns en överdriven syn att förändringsarbete är så svårt, något de mött i många av de projekt de varit inblandade i.

– Vi såg i stället bra initiativ och duktiga chefer med intresse för förändring, men också att det fanns en del vanligt upprepade fallgropar, konstaterar Ola Rosenlind.

Vad de också såg var att både i konsultböcker och i forskningen talades det mycket om vad man ska göra men inte hur när det gäller att få en förändring på plats. Verktygsnivån fattades och var en orsak till att de skrev sin bok ”Förändringens fem fallgropar” med undertiteln ”och hur du undviker dem”.

Otydlighet ett problem

Den första fallgropen definierade författarna som ”att färdas i dimma”. Den handlar om att det finns otydligheter kring vilken förändring som ska genomföras och att man inte är överens i den grupp som ska genomföra den. Utmaningen är att en förändring ofta sker på olika nivåer samtidigt och lösningen är därför att tydligt definiera vad som ska göras på alla nivåer. Själva har de definierat förändringsarbete på följande sätt: Någon ska göra något annorlunda i morgon. Och de menar att den definitionen är hjälpsam både i stora och små projekt.

Ola Rosenlind är personal- och beteendevetare och en av författarna till "Förändringens fem fallgropar".
Ola Rosenlind är personal- och beteendevetare och en av författarna till ”Förändringens fem fallgropar”. Ola Rosenlind är personal- och beteendevetare och en av författarna till "Förändringens fem fallgropar".

– För att skapa ännu mer tydlighet kan det vara bra att också vara tydlig med vad som inte ska förändras, konstaterar Ola Rosenlind. Generellt kan man också säga att tydlighet uppstår när man har en ordentlig dialog om förändringsarbetet.

Kör förbi

Fallgrop två har sin utgångspunkt i att ”man kör över eller förbi människor”. Det gäller att som ledare ha strategier för att få med sig människor. Utgångspunkten att man måste skapa förståelse för förändringen, genom att tidigt involvera kring vad som ska göras och varför och samtidigt jobba med motivationen hos de som ska göra förändringen.

– Många chefer missar att förankra och göra de inblandade människorna delaktiga, säger Mikal Björkström. Gör man inte det så möter man olika grader av motstånd.

En utmaning i sammanhanget är att den som leder ofta ligger långt före och är väldigt motiverad, medan övriga inte hunnit i kapp. Och att då försöka övertyga andra är inte lätt. Då känner också ledaren ett ordentligt motstånd, trots att människor vanligtvis är engagerade i grunden.

– I våra egna undersökningar har vi frågat chefer hur de ser på andras förändringsbenägenhet och de flesta upplever att andra människor inte är så förändringsbenägna, medan nästan alla själva ser sig som positiva till förändring, säger Mika Björkström. Som ledare gäller det att se människor som en resurs och att involvera dem smart.

Ett råd är att fundera om man kan kommunicera mer genom dialog snarare än att sända budskap.

Ensam ej stark

Den tredje fallgropen är att ”man tror att ensam är stark”. Det beror på att den som leder ofta agerar som om hen vore en ensam hjälte. Men effekten är att sårbarheten ökar. Uppstår det problem så finns inte någon back up.

– Lösningen är att som ledare fundera vem som aktivt kan bidra och man bör se upp för symtomen att man bara får hjälp när man skriker högt, betonar Mikal Björkström.

Tricket han förespråkar är att tidigt sätta fart på nyckelpersoner och resurser ordentligt, även om det som svensk kan kännas lite ovant att be om hjälp ”på förhand”. Man tjänar på att både agera draglok och dirigent. Säger Ola Rosenlind.

Obalans finns

Den fjärde fallgropen är ”att man kör på utan tillräckliga resurser”. Attityden här är att bara köra på och att man ändå hoppas att det går. Det blir en teater där alla vet att man är på väg åt fel håll med för lite resurser men där ingen vill dra i nödbromsen.

– En del här är också att man inte tänker på att varje nytt projekt påverkas av de redan befintliga pågående projekten, konstaterar Ola Rosenlind. Och den som ska utföra projekten drabbas då hårt.

Ett råd här kan vara att faktiskt bedöma förändringens krav och ställa det mot befintliga resurser. Sedan behöver man jobba på kulturen att både våga och orka ställa konstruktiva krav på balans. . Dessutom behöver förmågan att avsluta meningslösa processer öka. Ola Rosenlind och Mikal Björkström konstaterar också att den mänskliga hjärnan är dåligt konstruerad för att se bortre realiteter och alltid tror att man ska klara en uppgift. Man argumenterar helt enkelt för att köra trots att det inte går.

För tidigt

Den femte fallgropen är ”att man ropar hej för tidigt” eftersom man inte har gjort klart för sig när man har nått målet. Kort sagt att en tydlig slutpunkt saknas.

– Frågan blir hur man ska mäta att man är klar, säger Mikal Björkström. Som chef är det ju lättare att motivera att man är på väg.

Vidare bör man fundera över vad som ska göras när man är framme vid målet, hur man ska fortsätta.

Sammanfattningsvis menar Ola Rosenlind och Mikal Björkström att alla fem fallgropar är överkomliga bara man håller fast i processen och att ledarskapet förstår hur det ska agera. Här behövs ett konkret stöd och realistiska handfasta verktyg med ett högt instruktionsvärde. I boken har de paketerat sina erfarenheter så gott de kunnat i syfte att göra det lättare och lite roligare att lyckas. Och det är viktigt att alltid kunna ställa de tre frågorna: ”Vad är målet?”, ”Hur går det för dig?” och ”Hur vet du det?”. Om man kan svara på frågorna är man på god väg mot att lyckas.

Fakta

De fem fallgroparna vid förändringsarbete

  1. Man färdas i dimma
  2. Man kör över eller förbi människorna i förändringen
  3. Man tror att ensam är stark
  4. Man kör på utan tillräckliga resurser
  5. Man ropar hej för tidigt eller inte alls.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.