Så bygger du bästa ledningsgruppen
Ledningsgruppen Tillit är viktigare än konsensus för en välfungerande ledningsgrupp. Satsa på en blandad kompott för både förankring, diskussioner och problemhantering.
Jonas Jonsson är vd för den internationella verksamheten inom 4C Strategies, ett globalt bolag inom övning och träning, risk och krishantering som har huvudkontor i London. Den ledningsgrupp han jobbar med byggde han upp efter sitt tillträde 2019. Ett arbete han gick in för med stort allvar och även tog hjälp med av organisationskonsulten Michael Soderling. En bra ledningsgrupp kan bli en viktig del i beslutsprocessen, menar Jonas Jonsson. För honom fungerar gruppen som ett bollplank och en källa till perspektiv när en idé ska förankras brett i organisationen.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
- Strategiska artiklar med tips och analyser.
- 6 fullmatade magasin årligen.
- Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
- 100 procents fokus på vd-rollen.
– Det är en otrolig resurs att kunna bolla idéer och tankar, inte minst i den här internationella miljön, berättar Jonas Jonsson.
Han är den enda svensken i ledningsgruppen som därutöver består av britter, australiensare och tyskar. Det är ett klart plus att ledningsgruppen speglar företaget i stort. Ledamöterna har med sig erfarenheter från så olika områden som militären, FN och finansmarknaden.
Låt gruppen representera hela organisationen
Diversifieringen är en styrka, menar Jonas Jonsson:
– Det är alltid bra med olika perspektiv. Man ska inte vara rädd för olikheter så länge som man är överens om grundläggande värderingar.
Vilka ska vara med i ledningsgruppen?
– Det är en intressant fråga. Jag har utgått från grundfunktionerna som ska levereras i verksamheten: sälj, leverans, HR och finans. Det vill säga hela processen av det vi gör som ett företag. Jag ville få varje steg i processen representerad i ledningsgruppen, från ax till limpa, förklarar Jonas Jonsson.
Skälen är två, berättar han: Dels behövs perspektiv från alla delar i verksamheten när man diskuterar. Dels är det ett smidigt sätt att föra ut information till alla delar i företaget.
– Mycket av arbetet i ledningsgruppen går ut på att säkerställa att hela organisationen vet och känner sig trygga med vad som händer i de olika delarna. Med en diversifierad ledningsgrupp får vi kännedom om problem som kan finnas, allt från leveransproblem till dålig stämning i en grupp. Sedan kan vi sprida vår syn på situationen och kommunicera på ett bra sätt ut i organisation via gruppens medlemmar, säger Jonas Jonsson.
När han väljer vem som ska vara med i ledningsgruppen lägger han stor vikt vid att denne har förstått sin roll. I ledningsgruppen sitter man inte som representant för sin avdelning utan för hela verksamheten. Det är inte alltid chefer som är bäst lämpade för att delta, det kan lika gärna vara personer utan ledande befattning i företaget.
Tillit skapar driv
För ledningsgruppen ska bli framgångsrik har Jonas Jonsson lagt stor vikt vid att bygga förtroende.
– Man måste inte tycka om varandra men man behöver känna respekt och förtroende och veta att vi alla jobbar för samma syfte och mål. Man ska känna att ingen försöker sätta dit mig och hitta fel. Och det kan man behöva jobba mycket med, menar Jonas Jonsson.
Tillit ger trygghet som i sin tur skapar ett driv i ledningsgruppen. Alla ska veta att det som diskuteras i gruppen stannar i gruppen tills man är överens om vad som ska kommuniceras utåt.
– Det är viktigt, för det gör att alla i gruppen känner sig villiga och manade att dela med sig av information, även om sådant som kan få en själv att framstå i sämre dager. Problem på avdelningen kan ju falla tillbaka på chefen själv, men har man etablerat en ledningsgrupp som inte konkurrerar utan samarbetar, då reder man ut problemen gemensamt, konstaterar Jonas Jonsson.
Konsensus är inte viktigt
Driv i arbetet uppnår han också genom att delegera uppgifter, tydliggöra varje ledamots specifika ansvarsområde och hur det krokar i det kollektiva ansvaret. Absolut viktigast för att en ledningsgrupp ska arbeta bra är att alla ledamöterna är överens om varför man är där: Syfte, mål och att gruppens roll är att driva bolaget.
– Det måste man påminna sig om med jämna mellanrum. Under mötena måste det ges tid för ledningsgruppen att vara ledningsgrupp och inte bara fokusera på operativa frågor. Hur fungerar vi som grupp? Ska något ändras? förklarar Jonas Jonsson.
Han förtydligar att i slutändan är konsensus inom gruppen ingen nödvändighet.
– Ledningsgruppen är en referensgrupp och ett diskussionsforum, men besluten fattas av den som fattar beslut. Och i bästa fall så är alla överens.
Fakta
Så bygger du en framgångsrik ledningsgrupp
- Bemanna med funktioner som kan bidra till ledningsgruppens syfte och överväg om det per automatik motsvarar gruppen underställda chefer.
- Se upp med chefer som fokuserar enbart på sitt eget ansvarsområde. I en bra ledningsgrupp fokuserar på man på företagets övergripande mål.
- Tydliggör rollerna. En person kan ha olika roller i företaget. Vilken är personens roll i ledningsgruppen?
- Välj medlemmar som kan ta andras perspektiv. Medlemmar i högpresterande grupper har förmågan att släppa jag-fokuset och utforska andras infallsvinklar.
- Välj medlemmar som bemöter de övriga med respekt. Forskning visar att en person som ligger lågt på vänlighetsskalan drar ner de övriga i gruppen – inte tvärtom, även om alla de övriga har ett högt vänlighetsvärde. Sådant påverkar sammanhållningen i gruppen.
- Framgångsrika ledningsgrupper har sällan fler än nio medlemmar.
- Sätt upp spelregler. Till exempel: Obligatorisk mötesnärvaro, respektera tiden, kom förberedd, information ska alltid skickas ut före mötena, alla ska vara pålästa, ha en tydlig mötesagenda.
Källa: Michael Soderling
