Nå gemensam framgång med snällhet – så vinner företaget på att alla vill varandra väl

Under sina år som konsult och chefscoach har han därför samlat på sig verktyg kring vad som verkligen fungerar för att skapa psykologisk trygghet i organisationer och arbetsgrupper. Med sin nya bok ”Från gnäll till snäll: Hur du vinner på att vilja andra väl” försöker han besvara den basala frågan: Varför ska vi vara snälla?

Och svaret är faktiskt längre än man kan tro.

Snällhet smittar

För att kunna jobba med snällhet som strategi gäller det först och främst att på djupet förstå hur snällhet fungerar. Att vi faktiskt tjänar på att vara snälla.

– Allt som du vill uppnå här i livet kräver att du samverkar med andra, och då är det mer fördelaktigt att vara snäll, säger Birger Lycken.

Att samarbeta förutsätter tillit, förklarar han, och litar vi på att vi vill varandra väl blir samarbetet effektivare. Om du aktivt bestämmer dig för att vilja andra väl, och agerar därefter, kommer du också att få snällhet tillbaka.

Det är här det börjar hända grejer. När tilliten stärks vågar vi vara öppna med våra brister och tillkortakommanden.

– Vi sänker axlarna och blir mycket mer innovativa. Det främjar nytänkande och vi blir en starkare arbetsplats, ett starkare företag helt enkelt, säger Birger Lycken.

Han brukar säga att rädsla för att misslyckas, eller att ertappas med en svaghet eller brist, är svenska arbetsplatsers största samarbetsproblem – och att den bästa medicinen är snällhet.

– Lönsamheten stärks när medarbetarna samarbetar flexibelt och prestigelöst – och är kreativa tillsammans. Känner vi att vi är bland vänner, då kan vi blomma ut.

Orättvist dåligt rykte

Däremot är det inte lönsamt att vara mesig, kravlös eller konflikträdd som chef. Men det är inte heller snällt, menar Birger Lycken.

Mesigheten har på ett olyckligt sätt letat sig in i bilden av att vara snäll. Birger Lycken vill inte se snällhet som ett personlighetsdrag, utan som ett aktiv förhållningssätt och något man gör.

–Det kan betyda att jag behöver ha ett tufft samtal med dig. Det kan betyda att jag behöver ta ett obekvämt beslut. Den sortens agerande kan ses som snällhetshandlingar när syftet är att slutresultatet ska bli så bra som möjligt för alla.

Gnäll – motsatsen till snällhet

I boken beskriver Birger Lycken det destruktiva gnället som snällhetens största fiende – där gnället kommer i två varianter:

1. Att prata negativt om andra bakom deras rygg
Skapar en otrygg arbetsmiljö och berövar den kritiserade möjligheten att utvecklas. När vi pratar OM andra i stället för MED dem, bidrar vi till en kultur där kollegor kan känna sig otrygga.

2. Svepande kritik utan tydlig mottagare
Denna form av gnäll handlar om generella klagomål utan vera sig konkret problembeskrivning eller förslag till lösning. Exempelvis ”Varför måste köket alltid se så trist ut?” eller ”Vi borde verkligen bli bättre på AI?”. Denna typ av gnäll skapar en negativ stämning och tar energi utan att leda till förbättringar. Frustration kan vara en drivkraft för förändring, men om den inte kanaliseras till lösningsfokus riskerar den att i stället hämma utveckling och ansvarstagande.

Hur skiljer man mellan gnäll och berättigad kritik?

– Jag tänker att gnäll är just när vi inte framför något förslag till lösning, och när vi inte talar om vem som bör göra vad. Men gnäller gör vi allihop, det händer hela tiden och därför behöver vi hjälpa varandra att bli konstruktiva.

På Westander har man skapat något som man kallar för nolltolerans mot gnäll – där hela arbetsgruppen behöver bestämma sig för att bemöta gnället.

Birger Lycken ger två exempel:

• Gnäll: ”Jag tycker det är så svårt att samarbeta med Sara, eftersom hon alltid kommer för sent till mötena.”
  Lösning: ”Har du sagt det till Sara? Det tycker jag att du ska göra i stället för att prata med mig om det.”
• Gnäll: ”Vi borde bli mycket bättre på kreativitet på vårt företag.”
  Lösning: Ställ tre frågor:
  • Vad är det konkreta problemet?
  • Hur kan problemet lösas?
  • Hur kan du själv bidra till lösningen?

Fem gånger mer beröm

En annan viktig kompentent för att bygga en snällhetskultur finns i återkopplingskulturen – det vill säga hur vi berömmer varandra och vilken typ av kritik vi ger.

– Börja med att ösa beröm över varandra och var frikostig med det. Och att som chef förstås vara ett föredöme i det.

Detta för att vi människor behöver fem gånger så mycket kärlek som kritik. Uttrycket ”fem gånger mer kärlek” kommer från en bok om barnuppfostran, men stämmer lika bra när det kommer till feedback på jobbet.

Samtidigt är konstruktiv kritik väsentligt för att företaget ska bli framgångsrikt.

– Det är allas ansvar att bidra till varandras kompetensutveckling, också genom konstruktiv kritik. Men konstruktiv kritik kan vara svårt, jättesvårt, och vi drar oss ofta för att ge det, säger Birger Lycken.

Giraffspråket

För att lyckas ge konstruktiv kritik som har en utvecklande effekt gäller det att den inte landar fel. Du vill hjälpa mottagaren att inte gå i försvar eller bli sårad, och därför behöver du framföra återkopplingen utan att anklaga.

– Där tänker jag att man ska försöka hålla tillbaka det spontana sättet att formulera sig. Man behöver förbereda sig, och kanske skriva ner vad man vill ha sagt egentligen, säger Birger Lycken.

Här kan man med fördel använda något som kallas för giraffspråket. Det betyder att man medvetet formulerar sig på ett sätt som minskar risken att mottagaren känner sig pressad.

De fyra stegen i giraffspråket:

1. Observation – Beskriva en situation objektivt, utan att lägga till värderingar eller tolkningar.

2. Känsla – Uttrycka hur detta får dig att känna, utan att anklaga.

3. Behov – Förklara vilket behov hos dig som ligger bakom känslan.

4. Önskemål – Formulera en konkret och genomförbar begäran, utan krav.

Exempel från boken:

• När du pratade efter mig på måndagsmötet – kände jag mig stressad – för att jag har ett behov av att få prata till punkt om den sortens frågor. – Jag skulle vilja be dig att vänta lite längre innan du tar ordet i liknande situationer framöver.
• När jag hörde hur du pratade med Fatima på lunchen igår – kände jag mig orolig – därför att det är viktigt för mig att vi tar väl hand om våra nyanställda kollegor. – Jag önskar att du undviker att skämta om hur tufft det är att ta sig in i vår arbetsgemenskap.

– Det kan låta som en lek med ord, men ord spelar roll. Det är små nyanser, men det kan vara jätteviktigt, säger Birger Lycken.

Tänk att du ska göra det så lätt som möjligt för mottagaren att ta emot kritiken. Här gäller det att vara tydlig.

–Otydlighet skapar nästan alltid frustration och obehag hos den som tar emot kritik. Tydlig kritik är mycket lättare att ta emot, säger Birger Lycken.