Lönesättningen kan bli en affärsrisk – så tar vd:n kontroll

Bestäm ramarna innan cheferna tar över

I företag utan kollektivavtal behöver vd och ledning besluta hur löneprocessen ska gå till, hur mycket pengar som ska avsättas och vilka strategiska behov lönesättningen ska stödja.

Det kan exempelvis finnas yrkesgrupper som företaget har svårt att rekrytera eller behålla. Ledningen kan också behöva hantera löneskillnader eller en lönestruktur som inte längre stämmer med verksamhetens behov.

Om företaget har kollektivavtal måste ledningen även ta hänsyn till avtalets regler och eventuella särskilda satsningar.

– De långsiktiga och strategiska delarna behöver ledningen landa i. Sedan kan arbetet läggas ut i linjen, säger Georg Frick.

Samma ramverk, inte identiska bedömningar

Vd:n kan inte säkerställa att alla chefer gör exakt samma bedömning, menar Frick. Bedömningen av en medarbetares arbete är subjektiv, och chefer ansvarar för olika delar av verksamheten.

Däremot ska samtliga chefer använda samma fastställda bedömningsunderlag. De ska kunna förklara sina beslut utifrån företagets lönekriterier och inte lägga till egna kriterier.

Ledningen ska därmed säkerställa ramverket men sedan visa tillit till chefernas bedömningar. Om vd:n vill styra varje enskild bedömning har mandatet i praktiken inte delegerats.

Företaget måste kunna försvara besluten

En sammanhållen löneprocess blir särskilt viktig om en medarbetare anser sig ha blivit diskriminerad.

Medarbetaren behöver först visa omständigheter som ger anledning att anta att diskriminering har förekommit, förklarar Frick. Därefter behöver arbetsgivaren kunna visa vilka sakliga grunder som ligger bakom lönesättningen. Då blir lönekriterierna och chefernas tillämpning centrala.

– Det är företaget som blir svarande part. Om man inte tydligt kan förklara hur man har arbetat med lönesättningen och vilken struktur man har kan man hamna i en diskrimineringsproblematik, säger Georg Frick.

Problemet uppstår när chefer i olika delar av organisationen har gjort egna tolkningar eller låtit andra hänsyn påverka bedömningen. Vd:n behöver inte granska varje lön men måste säkerställa att företaget har en process som går att redovisa och försvara.

HR ska stödja, inte besluta

HR kan tolka avtal, ta fram underlag, utbilda chefer och bevaka att processen följer lagar och avtal. Ansvaret för lönesättningen bör däremot ligga i linjen, enligt Frick.

– HR ska stötta cheferna i deras arbete. Men makten över lönerna måste ligga i linjen, säger Georg Frick.

Om HR blir beslutsfattare finns det en risk att den operativa chefen hänvisar obekväma besked till HR. Det försvagar chefens ägarskap och skapar oklarhet om vem som står bakom beslutet.

Även när lönen har diskuterats och kalibrerats i ledningen behöver chefen stå för beskedet inför medarbetaren.

Se upp för intern lönekonkurrens

Intern lönekonkurrens kan vara ett tecken på att företaget saknar en sammanhållen löneprocess.

– I stora företag kan det uppstå en intern lönekonkurrens där medarbetare byter jobb inom samma bolag för att få högre lön någon annanstans. Det visar att man inte har en sammanhållen process, säger Georg Frick.

Vd:n bör också reagera om:

• chefer använder egna eller olika lönekriterier
• chefer hänvisar besluten till HR eller ledningen
• företaget inte kan förklara löneskillnader
• lönebudgeten saknar koppling till kompetensbehov och affärsplan
• lönesättningen bara diskuteras inför den årliga revisionen.