Konsten att förbättra digitala möten

– Man kan inte bara acceptera de digitala mötena utan att ha identifierat och diskuterat riskerna med dem, betonar Anna Uhlin, forskare på Mälardalens högskola.

Hon menar att tekniken bör accepteras som en aktör i mötet.

– Tekniken har makt över vem som får en röst och vem som upplever en känsla av trygghet i mötet. Det påverkar i sin tur vad vi väljer att bidra med och därmed vad vi gemensamt, människa och teknik, kan åstadkomma i ett möte, säger Anna Uhlin.

Ingen dörr att stänga

Hon har sett att tekniken begränsar vad vi delar med oss till de andra som deltar i mötet.

– Ett exempel på begränsning är att eftersom det inte finns någon dörr att stänga in till mötesrummet vet man inte vilka som hör på i bakgrunden.

Forskarna har också sett att de informella samtalen blir färre. Ett annat problem är att man inte kan läsa av kroppsspråket hos de andra som deltar i mötet.

Det finns en speciell problematik i semidigitala möten när några mötesdeltagare är på plats i ett rum och andra finns med på distans.

– De som är med på distans upplever att de får kämpa för att bli en del av det som pågår i mötet och för att skapa engagemang hos de andra. För den som medverkar på distans finns det ju inte heller någon chans att fortsätta diskussionen under fikat eller engagera sig på vägen ut från mötet, konstaterar Anna Uhlin.

Dessutom har forskarna sett att spontaniteten och kreativiteten minskar i mötena.

– Många ledare uttrycker att det är svårt att få engagemang och passion i teamet. Det blir också svårare att behålla fokus på mötet.

Känner sig obekväma

Många upplever de nya tekniska lösningarna som ett hinder.

– Det kan till exempel vara svårt veta vem som talar. Många känner sig också obekväma med att ens bild visas på storbildsskärmen, säger Anna Uhlin.

För att få ordning på digitala mötena är det vanligt att man skapar speciella regler och rutiner för dem.

– Men det visar sig att det då ofta blir ännu svårare att få engagemang så detta kan helt enkelt slå bakut.

Vi blir mer vana att jobba digitalt och tvingas till att på riktigt engagera oss även under digitala möten. Det går inte längre att vänta tills vi ”ses på riktigt” eftersom vi inte vet när det blir.

– Man pratar ofta om att det inte finns utrymme för kreativitet och spontanitet i digitala möten, men en sak vi ser är att det kan vara en mer aktiv handling att säga något under ett digitalt möte eftersom du måste aktivera din mikrofon när du ska tala. Det här kan göra att vi accepterar tystnad och tid för eftertanke mer och att vi därmed ges utrymme för såväl reflektion som kreativitet, avslutar Anna Uhlin.