Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

Konsten att förbättra digitala möten

Digitala möten Under coronapandemin har digitala möten varit lösningen för många företag som på så sätt både kunnat hålla igång det interna arbetet och kommunicera med kunder och leverantörer. Men det finns problem med detta arbetssätt.

Konsten att förbättra digitala möten
Det är viktigt att fundera hur man genomför ett digitalt möte på bästa sätt.

Forskare från Mälardalens Högskola och Anglia Ruskin University har genom intervjuer på myndigheter och företag i Sverige och Storbritannien gjort en djupdykning i vad som hänt när dessa börjat använda digitala möten.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Man kan inte bara acceptera de digitala mötena utan att ha identifierat och diskuterat riskerna med dem, betonar Anna Uhlin, forskare på Mälardalens högskola.

Anna Uhlin konstaterar att många ledare uttrycker att det är svårt att få engagemang och passion i teamet. Det blir också svårare att behålla fokus på mötet.
Anna Uhlin konstaterar att många ledare uttrycker att det är svårt att få engagemang och passion i teamet. Det blir också svårare att behålla fokus på mötet.

Hon menar att tekniken bör accepteras som en aktör i mötet.

– Tekniken har makt över vem som får en röst och vem som upplever en känsla av trygghet i mötet. Det påverkar i sin tur vad vi väljer att bidra med och därmed vad vi gemensamt, människa och teknik, kan åstadkomma i ett möte, säger Anna Uhlin.

Ingen dörr att stänga

Hon har sett att tekniken begränsar vad vi delar med oss till de andra som deltar i mötet.

– Ett exempel på begränsning är att eftersom det inte finns någon dörr att stänga in till mötesrummet vet man inte vilka som hör på i bakgrunden.

Forskarna har också sett att de informella samtalen blir färre. Ett annat problem är att man inte kan läsa av kroppsspråket hos de andra som deltar i mötet.

Det finns en speciell problematik i semidigitala möten när några mötesdeltagare är på plats i ett rum och andra finns med på distans.

– De som är med på distans upplever att de får kämpa för att bli en del av det som pågår i mötet och för att skapa engagemang hos de andra. För den som medverkar på distans finns det ju inte heller någon chans att fortsätta diskussionen under fikat eller engagera sig på vägen ut från mötet, konstaterar Anna Uhlin.

Dessutom har forskarna sett att spontaniteten och kreativiteten minskar i mötena.

– Många ledare uttrycker att det är svårt att få engagemang och passion i teamet. Det blir också svårare att behålla fokus på mötet.

Känner sig obekväma

Många upplever de nya tekniska lösningarna som ett hinder.

– Det kan till exempel vara svårt veta vem som talar. Många känner sig också obekväma med att ens bild visas på storbildsskärmen, säger Anna Uhlin.

För att få ordning på digitala mötena är det vanligt att man skapar speciella regler och rutiner för dem.

– Men det visar sig att det då ofta blir ännu svårare att få engagemang så detta kan helt enkelt slå bakut.

Vi blir mer vana att jobba digitalt och tvingas till att på riktigt engagera oss även under digitala möten. Det går inte längre att vänta tills vi ”ses på riktigt” eftersom vi inte vet när det blir.

– Man pratar ofta om att det inte finns utrymme för kreativitet och spontanitet i digitala möten, men en sak vi ser är att det kan vara en mer aktiv handling att säga något under ett digitalt möte eftersom du måste aktivera din mikrofon när du ska tala. Det här kan göra att vi accepterar tystnad och tid för eftertanke mer och att vi därmed ges utrymme för såväl reflektion som kreativitet, avslutar Anna Uhlin.

Fakta

Anna Uhlin tycker sig se i andras forskning och personlig erfarenhet är att digitala möten tenderar att bli bättre om man:

  • I förväg tydligt definierar mötet (gäller även icke-digitala). Det vill säga säkerställ att mötet verkligen behövs samt vad syftet är, vad ni tillsammans vill åstadkomma. Fundera även på om ett möte är bästa sättet att åstadkomma detta, det kanske finns bättre sätt. Fundera på vilken typ av möte som lämpar sig bäst för syftet.
  • Använder kameran – enda sättet att vänja sig vid det är att börja använda den.
  • Tränar på att använda tekniken på rätt sätt – behärskar du inte tekniken ska du inte använda den i skarpt läge, då riskerar du att tappa fokus hos deltagarna. Det vill säga lär dig tekniken!
  • Planerar mötesdesignen – hur och var (i vilka olika virtuella rum) ska mötet ske, hur ska sociala och fysiska förflyttningar ske under mötet (pauser, virtuella grupprum och så vidare).
  • Utvärderar mötet efteråt – vad lärde vi oss och vad gör vi annorlunda nästa gång. Bygg tillsammans upp erfarenhet och kunskap om vad som funkar bäst för just ert team.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.