Genomtänkt onboarding ett måste

– Det har varit en utmaning. Mycket viktigt i den här processen är att den nye medarbetaren ska komma in i företagskulturen och på den fronten har det helt klart varit en del brister under pandemin, konstaterar Maria Nordenhem, HR-chef på bemannings- och rekryteringsföretaget TNG.

Hon betonar att onboardingen börjar redan vid anställningsintervjun.

– Alla kandidater ska få en positiv upplevelse av företaget oavsett hur långt de kommer i urvalsprocessen.

Det får inte vara tyst från kontraktsskrivningen fram till första arbetsdagen.

– Den tiden kan användas till att ge den nya medarbetaren underlag så att hen kan komma i gång snabbare. Varför inte ta en fika med teamet och så är det trevligt med ett e-mail eller sms några dagar innan som en välkomsthälsning, säger Maria Nordenhem.

Haloeffekten vid onboarding

Inom rekrytering talas det ofta om ”haloeffekten”. Det innebär att om man får en första positiv bild av en person kommer man som människa automatiskt fortsätta leta efter tecken som stärker det positiva intrycket.

– Både kandidaten och chefen kan dra fördel av den effekten. Genom att tidigt bygga upp positiva förväntningar och besvara dessa för den nya medarbetaren, ökar chansen till att hen letar efter fler positiva tecken på att du är en god chef på en trevlig arbetsplats.

Det är viktigt att man bestämt vem som ska ta hand om medarbetaren lite extra under de första dagarna.

– Att formellt utse en mentor eller fadder underlättar mycket för den nya medarbetaren i att våga fråga om allt möjligt den första tiden. Någon som visar var toaletter, fikautrymmen och bästa lunchrestaurangen i närheten finns. Det bästa är om mentorn inte är en chef utan hellre en kollega som man kan prata med och det mesta – både högt och lågt, menar Maria Nordenhem.

En tydlig plan

Hon betonar vikten av att ha en tydlig plan med hur onboardingen ska genomföras.

– Genom att ha en checklista kan både den som sköter introduktionen och den nye medarbetaren se alla aktiviteter som medarbetaren behöver för att komma in i arbetet.

Viktigt är att säkerställa att all teknik är beställd och på plats, redo för den nya medarbetaren att använda från första stund.

Läs även: Genomtänkt onboarding ökar lärande.

– Inget sänker motivationen så mycket som att upptäcka att det saknas skrivbord, dator eller telefon. Eller att ingen har tänkt på att man

behöver ett lösenord till mejlen, säger Maria Nordenhem.

Bra att få träffa vd

Man bör också samla alla förmåner, interna tillvägagångssätt och eventuella medarbetaraktiviteter på en plats som är lätt för alla anställda att följa.

– Det kan vara en personhandbok, ett intranät eller anslagstavla. Viktigt är också att inkludera den nya kollegan i företagets framgångar. Berätta om teamets insatser, lyckade projekt och milstolpar i företagets historia.

Bra är att lämna över en kontaktlista på nyckelpersoner som den nya medarbetaren behöver ha kontakt med.

– Förtydliga vilka hen behöver boka ett möte med direkt och vilka som

mest är bra att känna till.

Hon tycker det är viktigt att den nye medarbetaren får träffa vd:n om det är möjligt.

– Det är ju den person som har ansvaret för företagets utveckling och som kan berätta mest om vart man är på väg, avslutar Maria Nordenhem.