Det utmärker en agil verksamhet

– I en agil organisation förväntar man sig att alla själva kan fatta kloka beslut inom de egna ramarna, betonar Lise Tormod. En agil verksamhet vilar tungt på begreppen tillit, transparens och autonomi.

Agil verksamhet ur it-industrin

Agilt kan också översättas till förmåga att snabbt anpassa sig efter marknadens behov och därigenom ha ett tydligt kundfokus. Arbetssättet föddes också inom it-industrin där man inte längre kunde jobba efter vattenfallsprincipen utan hela tiden måste utveckla och skiva i mindre skärvor. Annars skulle risken vara att den färdiga lösningen blev obsolet.

– När man pratar om en agil organisation, ett agilt team eller ett agilt ledarskap så handlar det om en strävan efter snabbhet, sammanfattar Lise Tormod. Det gäller att hitta en struktur som gör att man snabbare kan möta förändringar i omvärlden.

Hon understryker att det också kan finnas ett drag av fundamentalism när man pratar om agilt och hänvisar till det manifest som såg dagens ljus i början av 2000-talet. Samtidigt pekar hon på styrkan i konceptet som ju fokuserar på att bygga in flexibilitet och adaptiv förmåga med fokus på kundbehoven i en tid då förändringstakten i omvärlden blir allt högre.

– Vi måste bygga in en förmåga att ständigt kunna anpassa oss, understryker Lise Tormod.

Så gör man

Hur arbetar man då med de olika delarna för att skapa en agil organisation? Lise Tormod pekar på vikten av att börja med ett syfte och att skapa en långsiktig målbild som måste vara kristallklar från ledning till varje enskild medarbetare. Alla måste ha klart för sig vad de ska bidra med för att företaget ska nå framgång. Här är det lätt att prata mycket, men det gäller att ha fokus på stringens och att allt blir strukturerat och långsiktigt i varje team och att man lyckas översätta det med vad man ska bidra med både långsiktigt men även i det dagliga arbetet.

Läs även: Skrota detaljplaner och börja jobba agilt.

Ett av de viktiga begreppen är tillit och det gäller att bygga upp över tid och från två håll där medarbetare och ledaskap får en gemensam tillit. Det i sin tur skapar en kultur där man vårar ta initiativ även om det riskerar att bli fel. Tillit är också en förutsättning för snabbhet, för ju fler kontrollpunkter det finns ju saktare går det.

– Det är just kombinationen tydliga ramar med och tillit som skapar snabbhet och adaptivitet, understryker Lise Tormod.

Blir otydligt

Det är i sammanhanget väl lätt att ta bort olika strukturer och går man för långt och tar bort, till exempel rollbeskrivningar kan det bli otydligt och osäkert. Det gäller att balansera och ersätta gamla strukturer med nya som vad uppdraget är, vilket ansvar man har, vilken kompetens som krävs och vilka rollerna är exempelvis i ett team.

– Man försöker skapa en frihet inom ramarna, säger Lise Tormod. Man måste ställa sig frågan om hur man just idag ska lösa ett problem på bästa sätt. Men man måste vara medveten om att det tar tid att sätta den nya strukturen.

Ett ytterligare viktigt begrepp som nämnts tidigare är transparens och fokus ligger på ett systemperspektiv och att man hjälper medarbetarna, exempelvis med en backlogg, se helheten. Slutligen så pratar man om autonomi och att man får uppdraget att självständigt genomföra ett uppdrag. Även här spelar tydliga ramar in och tydlighet vilka andra som är beroende av uppdraget. Om man uppnår autonomi så behövs ingen chef som säkerställer alla detaljer och man når större snabbhet. Men det är viktigt att hela tiden balansera autonomin mot uppdragets röda tråd.

Alla storlekar

Att tänka agilt är ett sätt att främja tillväxt och utveckling, sammanfattar Lise Tormod. I det lilla företaget är man ofta agil initialt, men när man blir större är det lätt att man slår i ”strukturtaket”. Och risken är då att man blir stelbent. Därför är det av ett enormt värde om man ser över sina strukturer och hittar ett sätt där man blir mer snabbrörlig och där medarbetarna får en kreativ frihet inom tydliga ramar. Att man blir agil med andra ord.