Vd:ns AI-koll: Fem frågor att kunna svara på

Ta reda på vilka AI-verktyg som redan används

Peter Uddfors råd är att utgå från att användningen är större än ledningen känner till.

– Prata med medarbetarna om vilka verktyg de använder och vad de använder dem till. Det behöver vara en öppen diskussion. Om människor känner att de riskerar att bli ifrågasatta är det svårare att få en rättvis bild av användningen.

Kartläggningen behöver inte stanna vid samtalen. Företaget kan även gå igenom fakturor, företagskort och utlägg för att identifiera AI-tjänster som medarbetare eller avdelningar betalar för. IT-avdelningen eller företagets IT-leverantör kan komplettera bilden genom att undersöka vilka tjänster som används i IT-miljön.

Behovet av kontroll blir tydligt i Novusundersökningen. Bland AI-användarna uppger 32 procent att de någon gång använt AI utan att veta om det varit godkänt av chefen. 18 procent har lagt in arbetsrelaterad information i ett AI-verktyg där de använder ett privat konto.

Sätt ett fåtal regler som alla förstår

En AI-policy behöver enligt Peter Uddfors inte vara omfattande. Men den behöver göra det tydligt vad som är tillåtet.

Han pekar ut tre grundregler:

1. Lägg inte in företagshemligheter, kunddata eller personuppgifter i öppna AI-tjänster.
2. AI får lämna förslag, men medarbetaren ansvarar för beslutet.
3. AI-genererat innehåll ska granskas innan det används i verksamheten eller skickas till kund.

När det gäller information i öppna AI-tjänster använder Peter Uddfors en enkel tumregel:

– Lägg aldrig in information som du inte skulle vilja se ute på internet.

Samtidigt behöver företaget ge medarbetarna alternativ.

– Den viktigaste försiktighetsåtgärden är att erbjuda AI-funktionalitet för medarbetarna i en säker IT-miljö för företaget. Annars är det lätt hänt att man använder öppna tjänster på egen hand.

Riskbedöm användningen – detaljstyr inte allt

Alla användningsområden innebär inte samma risk. Peter Uddfors anser därför att AI bör bedömas på samma sätt som andra affärsrisker.

– Hur stor är risken att något går fel, och vad händer om det gör det?

Att exempelvis använda AI för att bearbeta ett utkast till ett kundmejl kan innebära en relativt begränsad risk. Att använda kunddata, hantera personalärenden eller låta AI fatta beslut utan mänsklig kontroll är något annat.

Det innebär att vd:n och ledningen behöver skilja mellan användning där enkla riktlinjer räcker och områden där tydligare kontroll krävs.

Se till att AI-agenter tillhör bolaget

AI-agenter är ett område där Peter Uddfors ser en ny form av personberoende.

En agent kan byggas upp av en enskild medarbetare och successivt fyllas med kunskap om arbetsuppgifter, processer och företagets sätt att arbeta. Om medarbetaren lämnar kan både lösningen och kunskapen riskera att försvinna.

– AI-agenterna ska tillhöra företaget, inte medarbetaren, säger Peter Uddfors.

Bolaget behöver därför veta vilka agenter som används, vem som ansvarar för dem och hur de kan tas över, underhållas och vidareutvecklas.

Peter Uddfors rekommenderar också företag att identifiera så kallade AI-champions: personer som snabbt börjat testa tekniken och hitta nya användningsområden.

– Ge dem utrymme att testa och att hjälpa andra. Allt kommer inte att bli rätt från början, och det får man acceptera. Utvecklingen går väldigt snabbt.

Mät vad AI förändrar i verksamheten

I Novusundersökningen uppger åtta av tio AI-användare att de sparar tid. 30 procent bedömer att de sparar minst fyra timmar per vecka. Men antalet användare eller sparade minuter säger inte hela bilden, enligt Peter Uddfors.

– Den större nyttan kommer när man börjar ändra själva arbetssättet, inte bara använder AI i enskilda uppgifter, säger han.

Peter Uddfors föreslår bland annat att ledningen följer frågor som:

• Går det snabbare att leverera till kund?
• Kan bolaget hantera fler affärer utan att öka bemanningen?
• Förbättras kvaliteten?
• Minskar antalet fel?
• Blir ledtiderna kortare?

När företaget väljer sina första AI-projekt rekommenderar Peter Uddfors att börja där genomförandet är relativt enkelt, effekten stor och många medarbetare berörs.

Vd:n behöver själv testa

Peter Uddfors lägger också ett ansvar direkt på vd:n. Det är svårt att fatta beslut om teknikens möjligheter och risker utan egen praktisk förståelse. Därför rekommenderar han vd:ar att själva börja testa AI i konkreta arbetsuppgifter, exempelvis delar av rapporteringen till styrelsen.

– Man börjar inte med trafikskyltar och rödljus. Först måste man lära sig köra bilen. När man som vd själv har testat och förstått vad AI kan göra blir det mycket enklare att bestämma vilka regler som behövs, säger Peter Uddfors.