18 saker vd:n måste säkra före semestern

Han är i dag uthyrd av Interim Search som interim logistikchef i södra Sverige och har tidigare haft ledande roller inom bland annat fordons- och tillverkningsindustrin.

Även ur ett arbetsgivaransvarsperspektiv finns frågor som vd:n behöver säkra innan organisationen går in i semesterläge.

– Även om arbetstempot kan sjunka under semestertiderna av naturliga skäl, är det viktigt att säkerställa att verksamheten kan fortgå som planerat under hela sommaren, säger Sam Seddigh, advokat och delägare, specialiserad på arbetsrätt, på advokatbyrån Vinge.

1. Utse ersättare för affärskritiska roller

Börja med de roller som verksamheten inte klarar sig utan. Det kan handla om vd, ekonomi, HR, försäljning, kundansvariga, drift, produktion, IT och projektledning för verksamhetskritiska projekt.

Grundfrågan är enkel: påverkas verksamheten negativt om personen är borta? Då behöver rollen ha en utsedd ersättare.

2. Säkra den dagliga arbetsledningen

Det behöver vara tydligt vem som leder verksamheten när ordinarie chefer är lediga. Det gäller särskilt företag med produktion, drift, lager, logistik, kundservice eller annan operativ verksamhet.

Den som ersätter en chef behöver också kunna agera i praktiken. Det kan handla om rätt systembehörigheter, mandat att omfördela arbete och tydliga ramar för schemaändringar, övertid och beredskap.

3. Bestäm vem som får fatta vilka beslut

Det ska inte behöva utredas mitt i sommaren vem som får säga ja eller nej. Bestäm i förväg vem som får fatta beslut när ordinarie ansvarig är ledig.

Det gäller till exempel kundåtaganden, större inköp, avtal, rekryteringar, personalfrågor, budgetavvikelser, incidenter och krishantering.

4. Sätt gränser för vilka beslut som kan vänta

Alla beslut behöver inte fattas under semesterperioden. Men organisationen behöver veta skillnaden mellan frågor som kan vänta och frågor som måste hanteras direkt.

Bestäm vilka beslut som ska pausas, vilka som kan delegeras och vilka som ska lyftas till vd:n eller annan ansvarig även under ledighet.

5. Dokumentera ansvar och mandat

Muntliga överenskommelser räcker sällan när flera personer är lediga samtidigt. Skriv ned vem som ersätter vem, vilket ansvar personen har och vilka beslut personen får fatta.

Dokumentationen ska vara lätt att hitta för dem som arbetar under sommaren.

6. Kontrollera attest och betalningar

Attestflöden, leverantörsbetalningar och andra ekonomirutiner måste fungera även när vd:n, ekonomichefen eller annan nyckelperson är ledig.

Kontrollera vem som kan godkänna fakturor, hantera betalningar och komma åt nödvändiga system.

7. Säkra löner och fakturering

Lönehantering och fakturering bör inte vara beroende av en enskild person. Kontrollera att det finns ersättare, behörigheter och tydliga rutiner om ordinarie ansvarig är borta.

Det gäller även tidrapportering, utlägg och kostnadsattester.

8. Följ upp likviditeten före ledigheten

Vd:n bör veta hur likviditeten ser ut under semesterperioden. Finns större in- eller utbetalningar? Finns kundfakturor som behöver skickas? Finns betalningar som riskerar att fastna?

Det är inte säkert att vd:n ska hantera detaljerna själv. Men ansvaret för att rutinen fungerar behöver vara tydligt.

9. Gå igenom kundlöften, leveranser och svarstider

Kundernas förtroende får inte vara beroende av att en viss person är på plats. Gå igenom leveranser som ska ske under sommaren, kundfrågor som väntar på svar, avtal som ska signeras, offerter med kort svarstid och andra åtaganden där företaget har lovat kunden något.

Varje kundärende med tydlig deadline eller risk för missnöje bör ha en ansvarig under semesterperioden.

10. Informera viktiga kunder och leverantörer

Större kunder, kritiska leverantörer och viktiga samarbetspartner bör veta vem de kan kontakta under sommaren.

Det räcker inte alltid med ett autosvar. I affärskritiska relationer bör kontaktvägen vara tydlig innan ordinarie kontaktperson går på ledighet.

11. Säkra pågående affärer och avtal

Pågående offerter, avtalsprocesser och förhandlingar bör inte lämnas utan ägare. Gå igenom vilka affärer eller processer som har korta svarstider, fasta datum eller känsliga motparter.

Det ska vara tydligt vem som bevakar, svarar och fattar beslut om något händer.

12. Fånga upp känsliga personalärenden

Personalärenden kan inte alltid pausas för att det är semester. Gå igenom pågående individärenden, rehabiliteringsärenden, uppsägningar, anställningar som ska förlängas eller avslutas och ärenden som kräver samtal eller dokumentation.

Sam Seddigh pekar särskilt på risken att ärenden som kräver arbetsrättsliga åtgärder inte fångas upp i tid, till exempel pågående individärenden som avstannar eller besked om avslut eller förlängning av anställning som dröjer.

13. Delegera arbetsmiljöuppgifter

Arbetsmiljöuppgifter behöver vid behov delegeras när ordinarie chefer är lediga. Det ska framgå vem som ansvarar för vad under semestrarna.

Det bör också vara tydligt vem som ska kontaktas vid sjukfrånvaro, olyckor, tillbud eller andra akuta händelser.

14. Se till att olyckor och tillbud kan hanteras

Rutiner för olyckor, tillbud och akuta personalfrågor måste fungera praktiskt. Det ska finnas en namngiven person som är nåbar och har mandat att agera vid allvarliga händelser.

– Rutinerna för olyckor och andra akuta personalfrågor behöver vara praktiskt fungerande så att åtgärder kan sättas in utan dröjsmål, säger Sam Seddigh.

15. Ge sommarvikarier en tydlig introduktion

Sommarvikarier behöver veta vilka risker som finns, vilka rutiner som gäller och vem de ska kontakta om något händer.

Det är särskilt viktigt i verksamheter med maskiner, fordon, produktion, ensamarbete, kundkontakt, säkerhetsrutiner eller hantering av känslig information.

16. Samla kontaktvägar på ett ställe

Det ska vara lätt att hitta rätt person när något händer. Samla kontaktuppgifter till ansvariga för kunder, personal, ekonomi, IT, lokaler, larm, säkerhet och akuta beslut.

Listan bör innehålla mobilnummer, ersättare och tydlig information om vem som kontaktas först.

17. Kontrollera IT, säkerhet och andra incidenter

IT-störningar, systemfel, larm, säkerhetsfrågor och informationssäkerhet kan inte lämnas utan ansvarig.

Kontrollera vem som hanterar driftstörningar, inloggningsproblem, incidenter och kända säkerhetsrisker. I verksamheter med produktion eller operativ drift bör även kända arbetsmiljö- och säkerhetsrisker ha en ansvarig och en tydlig handlingsplan under sommaren.

18. Identifiera de största personberoendena

Om en process stannar när en person går på semester finns ett personberoende. Det behöver inte alltid lösas före sommaren, men vd:n bör veta var beroendena finns.

Ställ frågan: vilka kundrelationer, systembehörigheter, beslut, rutiner eller arbetsuppgifter fungerar bara om en viss person är tillgänglig?

För Leopold Maros är tydlighet den viktigaste gemensamma nämnaren.

– De flesta sommarproblem handlar inte om brist på kompetens utan om brist på tydlighet. Oftast är det enkla som missas, säger han.

Hans råd är att se semesterförberedelserna som mer än en tillfällig sommarinsats. De visar hur väl organisationen klarar frånvaro, risker och ansvarsfördelning även resten av året.

– Semesterperioden skapar sällan nya problem. Den synliggör oftare de som redan finns, säger Leopold Maros.