Sluta följa KPI:er som inte driver förändring

Det är ett vanligt mönster, enligt Per Forslund är medgrundare och styrelseledamot i Howwe Technologies.

– De flesta organisationer mäter för mycket och styr för lite, säger han.

Fler KPI:er ger inte bättre styrning

I många bolag arbetar ledningen med 10–20 KPI:er på övergripande nivå, ofta fler när de bryts ner i organisationen. Ambitionen är att få kontroll. Effekten blir ofta den motsatta.

När allt följs upp riskerar allt att bli lika viktigt. Prioriteringar blir otydliga och ledningen fastnar i uppföljning i stället för att driva förändring.

– Problemet är sällan att man mäter för lite utan att man mäter för mycket utan att det hänger ihop, säger Per Forslund.

Konsekvensen märks i genomförandet. Strategier finns, men omsätts inte i praktiken. Organisationen vet vad som ska uppnås – men inte vad den ska göra.

– KPI:er i sig skapar inte styrning. De visar ett utfall, men säger inget om vad organisationen ska göra annorlunda, säger Per Forslund.

Börja med att ta bort

Det första steget är att rensa.

I många ledningsgrupper finns fler nyckeltal än man faktiskt arbetar med. De följs upp, men driver inga konkreta åtgärder.

– Det första jag hade gjort är att rensa bort alla KPI:er som vi inte aktivt försöker förbättra just nu, säger Per Forslund.

Kvar blir de KPI:er som faktiskt kräver förändring. Det tvingar fram prioriteringar och gör det tydligare vad som är viktigast.

Att behålla KPI:er som ingen arbetar med skapar i stället en falsk känsla av kontroll – samtidigt som fokus flyttas från det som faktiskt driver resultat.

Problemet sitter i genomförandet

Många bolag har tydliga mål, men saknar kopplingen till vad organisationen ska göra i vardagen.

– Många vd:ar leder fortfarande sina bolag med en analog styrmodell. Strategi i PowerPoint, uppföljning i Excel och rapportering i efterhand, säger Per Forslund.

Det skapar ett glapp mellan beslut och handling. Initiativ fastnar i planering i stället för att nå ut i verksamheten.

Det är detta som avgör om det händer något

Skillnaden mellan bolag som får effekt av sin styrning och de som inte får det handlar om tydlighet i genomförandet.

De bolag som lyckas bäst arbetar med en enkel struktur:

• KPI:er visar vad som ska uppnås.
• Initiativ visar hur målen ska nås.
• Aktiviteter visar vad organisationen faktiskt ska göra annorlunda.

– Målen sätter riktningen, men initiativen förklarar hur. Utan tydliga initiativ blir KPI:er bara siffror utan handlingskraft, säger Per Forslund.

Frågan varje vd bör ställa

För vd:n handlar det ytterst om att skapa tydlighet i vad organisationen ska göra – här och nu.

– Jag brukar ställa frågan: vet varje ledare vad de konkret ska göra mer av, mindre av eller annorlunda redan denna vecka? säger Per Forslund.

Om svaret är oklart spelar det mindre roll hur många KPI:er som följs upp. Då kommer genomförandet ändå att stanna av.

– KPI:er är inte ett styrmedel i sig, de är ett utfall. De visar om vi gör rätt saker, inte vad vi ska göra, säger Per Forslund.