6 tips för att kommunicera smart vid förändring

Förändringsledning En genomtänkt kommunikationsstrategi är nödvändig för att lyckas med en förändringsresa. Men med rätt verktyg är chansen att nå en beteendeförändring stora. Det menar Peter Gustafson, vd på kommunikationsbyrån Symbal, och pekar ut ett antal fokusområden för att lyckas.

6 tips för att kommunicera smart vid förändring
Att kommunicera rätt vid förändring är viktigt. Foto: Stock Adobe.

Kommunikation sägs alltid vara det kanske viktigaste för att få med sig människor. Ändå är det många företagsledningar som saknar verktyg för hur de ska få ut sina budskap om förändring till personalen och i förlängningen få med sig de anställda.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Utgångspunkten är alltid att man ska genomföra en förändring, men konsten är att översätta de beslut man tagit till en bra story och att definiera budskapen ur medarbetarnas synvinkel, konstaterar Peter Gustafson. Ofta är det större ändringar av synsätt och arbetssätt och då måste man jobba mycket med kommunikationen och anpassa den utifrån var medarbetarna befinner sig på sin förändringsresa.

Peter Gustafson är vd för Symbal.
Peter Gustafson är vd för Symbal. Peter Gustafson är vd för Symbal.

En grund i förändringskommunikation är att förstå förutsättningarna för målgruppen och att initialt försöka gradera magnituden av förändringen. Det viktiga är att få igång en bra dialog så tidigt som möjligt, enligt Peter Gustafson. Han understryker också att förändringskommunikation i sitt väsen skiljer sig mycket från traditionell marknadsföring som ju handlar om att snabbt sälja in ett budskap. Istället handlar det här om att begära av människor att de ska förändra sig utan att de valt det.

– Man måste fundera hur man då ska göra så att de får energi för att genomföra den planerade förändringen och förstå hur de tänker och framför allt känner, säger Peter Gustafson. Man måste övertyga istället för att övertala. Man måste få igång en dialog.

Förpackningen viktig

Att förpacka informationen på ett attraktivs sätt så att alla förstår är en annan viktig del i förändringskommunikationen. Man måste försöka svara på frågan ”varför” och sedan ge en framtidsvision vart man vill komma och vad man vill åstadkomma.

– Det är dessutom viktigt att förklara orsaken till förändringen så att alla förstår vilka problem som måste lösas, konstaterar Peter Gustafson. Man får inte ha för bråttom men ändå försöka skapa en ”sense of urgency”.

Just att inte gå för fort fram är viktigt, samtidigt som man kommunicerar vikten av förändringen. Här gör många ledningar fel och begär att de anställda ska ta till sig ett budskap på två dagar som de själva tänkt och arbetat med en längre tid.

Betydelse för den enskilde

En svårighet i förändringskommunikationen är att hantera frågan vad förändringen betyder för den enskilde individen. Svaret kan bara ges i dialog och med hjälp av en bra story.

– Grundfrågan är alltid ”what´s in it for me”, säger Peter Gustafson och betonar vikten av att verkligen lyssna på medarbetarna.

Många ledningar lägger för lite tid på dialog och över att lyssna ordentligt på medarbetarna. Här gör många chefer ett rationellt felslut. Dialogen handlar inte bara om att människor ska få möjlighet att lyssna och ställa frågor utan har en djupare betydelse än så. Det är nödvändigt för många att få prata av sig och hantera den rädsla de känner inför förändringen. Peter Gustafson lyfter fram faktum att människor är väldigt olika: en del har svårt att förstå och vill ha detaljkontroll, en del är väldigt sociala och vill bli sedda för vem de är och andra är pratsamma och vill dela med sig. Det viktiga är att ledningen förstår detta och att vd:n och andra i den utvecklar sin förståelse för olika dialogtekniker.

– Det bästa sättet är att tidigt engagera operativa chefer för att ta hand om kommunikationen, det är ju de som driver förändringen, konstaterar Peter Gustafson. I större organisationer händer det dock ganska ofta att de inte engageras tidigt i processen.

Hans råd till ledningar är därför att tänka taktiskt över hur de tidigt ska engagera operativa ledare och se till att det är de som driver förändringsarbetet.

Fortsatt lärande

Längre in i förändringsresan när de flesta förstår så handlar kommunikationen mycket om att pedagogiskt få alla att ta till sig den nya kunskapen och att jobba med lärande. Sedan glider man succesivt in i en adaptionsfas med förändrat beteende. En utmaning är att hålla i förändringen och här kan bra stories vara till hjälp. Vidare självklart tydlig mätning och uppföljning så att alla ser hur det går.

– Bestäm bara innan vad som ska mätas och hur. Det är också viktigt att hela tiden vara transparent, betonar Peter Gustafson.

Slutligen så kan han inte nog understryka hur viktigt det är med bra förändringskommunikation och varje ledning borde ha ett egenintresse av att använda de redskap som finns. Kommunikation handlar inte om att ändra beslut utan att göra besluten gångbara och accepterade.

6 tips kring förändringskommunikation

  1. Hjälp andra att se det ni ser, visualisera en positiv framtidsbild och var tydlig med varför förändringen behöver genomföras.
  2. Försöka skapa en dialog kring förändringens syfte.
  3. Engagera operativa chefer tidigt.
  4. Gå inte för fort fram, alla måste förstå.
  5. Se förändringskommunikation som ett redskap för att lyckas.
  6. Sätt mål och var transparent med dem.

Karriär

Strategi & målstyrning

Kunskapsmaterial

Inspiration

Ledarskap & styrning

VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.