Så kan hybridkontoret stärka företagskulturen

– Medarbetarna har erbjudits att ta med sig utrustning som kontorsstolar och dataskärmar från kontoret för att få en bra arbetsmiljö. Effektiviteten har inte påverkats negativt. Snarare har många nu vågat ta klivet fullt ut till det digitala och är inte längre lika pappersbundna som tidigare, säger hon.

Utmaningar för ledarskapet

Samtidigt har det inneburit nya utmaningar – inte minst för ledarskapet. Cheferna på huvudkontoret har personalansvar för hela regionen som sträcker sig ända upp till Luleå.

– En chef som tillträdde under pandemin har inte fått möjlighet att träffa sina medarbetare öga mot öga förrän nu. Det är givetvis ingen optimal lösning, men har ändå gått att lösa med digitala hjälpmedel, förklarar Sarah Edlund-Naerbo.

Sedan myndigheterna lättat på restriktionerna gäller nya regler. Distansarbete kan fortsätta i viss utsträckning i den mån medarbetarna så önskar. Men minst två dagar i veckan ska medarbetarna vara inne på kontoret.

Den hybrida företagskulturen har gjort att kontoret delvis fått en ny roll och att många medarbetare nu fått tillgång till det bästa av två världar, menar Sarah Edlund-Naerbo.

– Många föredrar att fortsätta arbeta hemma för att kunna förena vardagspusslet med stort arbetsfokus, medan kontoret mer blivit en plats för sociala interaktioner, teambuilding och brobyggande mellan olika avdelningar.

Fler medarbetare än arbetsplatser

För att ytterligare öka motivationen och stärka kvalitetskulturen har Obos genomfört en större ombyggnad, eller snarare omdisponering, av kontorsmiljön. Drygt hälften av den totala ytan på 1 100 kvadratmeter består nu av så kallade flexplatser i ett öppet landskap med zoner för olika arbetsuppgifter, medan återstoden består av konferensrum, utställningslokaler med mera.

Allt som allt finns 47 arbetsplatser vid skrivbord och 27 så kallade ”touch-down-platser”, där man kan sitta eller stå en kort stund.

– Trots att vi bara har 74 arbetsplatser för 90 personer har det aldrig ens varit i närheten av att vara fullsatt, konstaterar Sarah Edlund-Naerbo.

Stärker företagskultur

Syftet med ombyggnaden har i mångt och mycket varit att stärka samhörigheten och företagskulturen inom bolaget. Medarbetarna på kontoret representerar skilda verksamheter och flera olika varumärken. Men Sarah Edlund-Naerbo kan ändå se hur miljön stimulerar till att bygga broar, minskar stuprörstänkandet och ökar samarbetet över avdelningsgränserna – mycket tack vare utformningen av den fysiska miljön.

– När vi för snart fyra år sedan gick över från egna kontorsrum till aktivitetsbaserat kontor talade vi om vikten av att prata med varandra inom gruppen. Med det nya kontoret kan jag nu se hur hela organisationen blivit mer sammansvetsad och företagskulturen därmed stärkts.

Cirkulärt tänkande

Investeringskostnaden för det nya kontoret har landat på strax över en miljon kronor. Att kostnaden inte blivit högre har att göra med ett cirkulärt tänkande, där så mycket som möjligt av den gamla utrustningen i form av skrivbord och förvaringsskåp har återanvänts.

De enda nyinvesteringar som gjorts är på it-sidan för att ge alla medarbetare tillgång till samma tekniska basutrustning. Runt om i lokalen finns bland annat skärmar med inbyggda dockningsstationer där medarbetarna snabbt och lätt kan ansluta sina bärbara datorer när de kommer in till kontoret.

Sarah Edlund-Naerbo konstaterar att alla förändringar kan upplevas på olika sätt – åt både det negativa och positiva hållet. Inför ombyggnaden genomfördes därför en grundlig riskbedömning. Vilka blir konsekvenserna för den enskilda medarbetaren? Vad händer om vi inte gör något?

– Förändring kan vara förenat med stress. Det har vi försökt att fånga upp genom att involvera och informera under hela processen. Hittills har vi inte fått några negativa kommentarer. Det nya kontoret har tvärtom stimulerat medarbetarengagemang och lojalitet i positiv riktning, sammanfattar Sarah Edlund-Naerbo.

Bättre kontor ger ökad motivation

I en undersökning som utförts av Kantar Sifo på uppdrag av Mer Arkitekter uppgav 27 procent av de svarande att de skulle bli mer motiverade av ett bättre utformat kontor. Endast två procent uppgav att högre lön skulle motivera mer och en procent skulle bli mer motiverade med mer flexibla arbetstider eller kortare arbetsdagar. 38 procent tror dock att arbetsgivaren kan ha svårt att anpassa kontorsmiljön efter de nya behov som uppstått genom pandemin.

2 557 personer deltog i undersökningen, varav 1 102 personer som vanligtvis jobbar i kontorsmiljö, men som nu helt eller delvis jobbat hemma under pandemin.