Mejl – elak tidstjuv eller viktig kommunikationskanal?

– När jag började min verksamhet för drygt 20 år sedan var man som vd glad över att få mejl som då kanske inte var fler än 3-4 om dagen. Nu är situationen helt annorlunda och många vd:ar får 100-200 mejl om dagen, vilket inte är möjligt att hantera om man inte har en genomtänkt strategi för det, säger Niklas Lindberg.

Han konstaterar att mejlen har blivit en av vår tids största tidstjuvar, när den istället borde vara det verktyg som förenklar vår arbetsdag och hjälper oss jobba effektivare. Niklas Lindberg och hans medarbetare har utvecklat ”Beslutsmodellen Kasta-Spara-Göra” en enkel metod som handlar om in- och utflödet av mejl.

– Det gäller att hålla sin inkorg i schack så att den inte svämmar över. Alltför många vd:ar är e-poststyrda istället för uppgiftsstyrda.

Tre val

Niklas Lindberg menar att det bara finns tre val när man tar emot ett mejl.

– Kasta för att man inte har någon nytta av det eller för att informationen också finns någon annanstans. Spara för att man ska kunna gå tillbaka till mejlet vid behov och så Göra som omfattar mejl som ska åtgärdas nu eller senare.

När det gäller Göra menar han att det finns två vägar.

– De som tar mindre än två minuter gör man på en gång och de som tar längre tid eller inte är brådskande lyfter man över till sin kalender när det kan avsättas tid för att behandla dem.

På så sätt behöver man inte heller leta efter dem i inkorgen, säger Niklas Lindberg.

Han konstaterar att ett fel som många gör är att titta på ett mail många gånger utan att fatta något beslut, vilket tar mycket tid och energi.

– Det bästa är att ta beslut direkt om hur det ska hanteras.

Onödiga mejl

Niklas Lindberg menar att alla företag borde ha en gemensam mailpolicy som styr hur man ska använda mejlen internt.

– Det svåra är inte att göra en mailpolicy, utan att implementera den.

Ett vanligt fel som görs internt i företag är att det skickas onödiga mejl till fler personer än de som verkligen behöver dem.

– Det är viktigt att skicka mejlen till rätt personer och när man har en mejldialog behöver ofta inte alla svara utan det är bättre att bara ha en mejldialog med den som verkligen är berörd av frågan.

Niklas Lindberg berättar om ett klassiskt exempel där en medarbetare inom ett stort internationellt bolag av misstag råkade skicka en fråga till alla anställda i koncernen om vem som hade tagit hans kaffekopp.

– Det satte igång en riktig mejlkarusell som orsakade en hel del problem.

För vd:ar kan det enligt Niklas Lindberg vara lämpligt att praktisera CC-regeln som innebär att alla mejl där vd:n bara finns med i kopiafältet går direkt till CC-mappen som hen till exempel kan gå igenom några gånger i veckan.

– Min erfarenhet är att cirka 70 procent av de mejl man som vd får är för kännedom och 30 procent är riktade direkt till hen.

Enkla åtgärder ger effekt

Ett annat av hans grundläggande tips är att ta bort signaler för inkommande mejl på datorn och telefonen.

– På så sätt kan man själv fatta beslut om när det finns tidsutrymme för att titta på sina mejl. Alla dessa signaler gör nämligen att man tappar koncentrationen på det man håller på med och det tar tid att komma upp på banan igen.

Niklas Lindberg har sett att även enkla åtgärder för att utveckla sin mejlhantering kan få stor effekt, inte minst på stressfaktorn.

– Dessutom vinner man tid. Ett företag med 100 anställda som jag nyligen arbetade med och som införde en mejlpolicy minskade den interna mejltrafiken med 30 procent. Att spara in en halvtimmes arbetstid per dag i mejlhantering kräver faktiskt ingen större insats, avslutar Niklas Lindberg.

Niklas Lindbergs 7 mejlhanteringstips

Gör din mejl i block.

Sätt av tid då du jobbar med din mejl.

Skapa Kopiaregeln.

Gör en regel så att alla mejl där du bara finns i kopiafältet går direkt till en mapp, och välj hur ofta du behöver titta i denna.

Skapa en bra mappstruktur i mejlen.

Se till att strukturen för det du MÅSTE ha koll på är bra. Helst allt.

Lägg mejl du ska åtgärda i kalendern.

Kopiera mejl du ska göra eller bevaka genom att dra mejlet till kalendern och sätt en tid då du tänker agera eller följa upp.

Gör 2-minutarna direkt!

Går uppgiften fort att göra, Gör det Nu!

Stäng av aviseringarna för nya mejl.

Det gör du under Arkiv/alternativ/E-post/Mottagna meddelanden.

Skapa en mejlpolicy för själva mejlskivandet för hela företaget

En enkel policy för mejlskrivandet frigör både tid och energi för alla, även vd.

Exempel på innehåll:

Tydlig rubrik. Använd gärna Åtgärd: eller Info: som start i rubriken.

Skriv det viktigaste först.

Ett ämne per mejl.

Sätt ett rimligt slutdatum, gärna redan i rubriken.

Kopiafältet betyder ”För kännedom”, ej att någon ska agera.

Undvik ”Svara alla”.

Ibland är annat kommunikationssätt bättre än mejl!

(Bild Niklas Lindberg)

Ett av Niklas Lindbergs grundläggande tips är att ta bort signaler för inkommande mejl på datorn och telefonen.

————-

Så här hanterar Vd-tidningens läsare sina mejl

Vd-tidningen gjorde en undersökning bland läsarna för att lyssna in deras relation till sin mejlbox. Så här svarade de på våra sex frågor.

Hur många mejl får du per dag?

1. 20-50 (49 %)

2. 50-100 (39 %)

3. Fler än 100 (10 %)

4. 0-20 (2 %)

Vilken strategi använder du för att hantera mejlen?

1. Läser och svarar några gånger per dag (48 %)

2. Läser och svarar direkt om det är möjligt (33 %)

3. Läser och svarar varje timme (9 %)

4. Läser och svarar morgon och kväll (5 %)

5. Läser och svarar en gång per dag (3 %)

6. Läser och svarar någon gång per vecka (2 %)

Hur är din relation till hanteringen av mejlen?

1. Hatkärlek, ett måste som tar en hel del tid (39 %)

2. Ser det som ett bra kommunikationsverktyg (33 %)

3. Känner att jag drunknar i mejlboxen (24 %)

4. Undviker mejl, föredrar personliga möten, skype eller telefonsamtal (4 %)

Hinner du med att hantera dina mejl?

1. Ja (39 %)

2. Ibland (32 %)

3. Nej (29 %)

Hur mycket tid lägger du ned varje dag på dina mejl?

1. Mer än 2 timmar (30 %)

2. Mer än 1 timme (28 %)

3. 30-60 minuter (24 %)

4. Mer än 3 timmar (11 %)

5. 10-30 minuter (8 %)

6. Upp till 10 minuter (0 %)

Har du aviseringen påslagen?

1. Nej (53 %)

2. Ja (47 %)

Meljhanteringstips från deltagarna i enkätundersökningen hittar du på http???