Hur hanterar du som vd en medarbetare som jobbar för mycket?

Förtroendearbetstid bra eller dåligt?

I många chefsroller används förtroendearbetstid. Det är för det mesta ett sätt för dina medarbetare att lägga tid på arbete när det behövs. Det kan vara allt från större avtalsförhandlingar till omorganisationer där en extra arbetsinsats behövs. Det finns dock risker för att vissa medarbetare då fokuserar mer på sin leverans än på den tid man lägger ner. Det är inte heller självklart att man som chef upptäcker att en medarbetare arbetar för mycket. Tanken med förtroendearbetstid är att en medarbetare får lägga sina timmar när och där det behövs, men att den genomsnittliga arbetstiden inte ska överstiga dina månatliga avtalade timmar.

I de fall jag har råkat ut för detta har det handlat om medarbetare som jag förlitat mig mycket på och som alltid presterat bra. I ett fall kom det signaler från kund som via mejl berättade att min medarbetare skickade mejl sent på kvällar och tidigt på morgonen.

I samband med det tog jag ett personligt möte med personen för att diskutera arbetssituationen generellt. Vi hade en bra och öppen diskussion och min medarbetare såg inga problem med sin arbetssituation. Jag förklarade att från min synvinkel så blir det ett problem om jag inte får signalerna att vi kanske behövde stärka upp organisationen och rekrytera.

Det första steget i att hantera överarbete är att upptäcka att det faktiskt sker. Det kan vara svårt, eftersom en medarbetare som jobbar för mycket ofta inte klagar högt. Men det finns vissa tecken att vara uppmärksam på:

• – regelbundet arbete utanför arbetstid
• – raster och luncher hoppas över
• – en ständig vilja att ta på sig mer ansvar utan att fråga om hjälp
• – mejl som går iväg långt utanför normala arbetstider

Om du märker att en medarbetare börjar visa tecken på utmattning, som minskad entusiasm, blir lätt irriterad eller en ökning av misstag, kan det vara en varningssignal om att de arbetar för mycket.

Ta initiativ till ett samtal

När du har identifierat en potentiell situation med överarbete är det dags att ta ett samtal med medarbetaren. Det bör ske privat och på ett icke-konfrontativt sätt. Börja med att uttrycka din oro för deras välmående och ställ öppna frågor för att förstå deras perspektiv. Till exempel kan du fråga: ”Jag har märkt att du har jobbat väldigt mycket på sistone. Hur känner du dig över det?” Genom att ställa frågorna på ett sätt som inte känns anklagande, visar du att du bryr dig om deras hälsa och inte bara om deras prestationer.

Utvärdera arbetsbelastningen

Efter samtalet är det viktigt att undersöka om arbetsbelastningen är rimlig. Är arbetsuppgifterna för många eller för krävande? Ibland kan det vara så att en medarbetare tar på sig för mycket arbete på grund av en känsla av plikt, eller för att de är rädda för att säga nej. Som ledare bör du granska arbetsfördelningen inom teamet och se om uppgifter kan omfördelas eller prioriteras om.

Sätt tydliga gränser

Det är viktigt att sätta tydliga förväntningar på arbetstider och arbetsbörda. Övertid bör inte vara normen, och du behöver klargöra att det är okej att säga nej till ytterligare uppgifter när arbetsbelastningen redan är hög. Uppmuntra medarbetaren att ta sina raster, gå hem i tid, och balansera sitt arbete med återhämtning. Det är också viktigt att du som ledare föregår med gott exempel; om du själv ständigt arbetar övertid skickar det en signal om att detta beteende förväntas.

Erbjud stöd och resurser

Om du ser att en medarbetare kämpar med att hitta en balans mellan arbete och privatliv, kan det vara nödvändigt att erbjuda ytterligare stöd. Många företag har program för mental hälsa och välmående, såsom tillgång till rådgivning, stresshantering eller ergonomiska lösningar för att minska fysisk belastning.

Skapa en hållbar arbetskultur

En av de viktigaste faktorerna för att undvika överarbete på lång sikt är att skapa en hållbar arbetskultur. Detta innebär att främja en miljö där medarbetare känner sig trygga att diskutera sin arbetsbelastning och där det är accepterat att ha en balans mellan arbete och privatliv. Som ledare kan du bidra till detta genom att uppmuntra teamet att ta hand om sig själva, både fysiskt och mentalt, och genom att lyfta fram vikten av att vila och återhämta sig.

Följ upp

Efter det initiala samtalet och eventuella justeringar är det viktigt att följa upp med medarbetaren. Ett enda samtal räcker sällan för att förändra invanda beteendemönster, så håll en löpande dialog

I fallet med min medarbetare kom vi överens om att medarbetaren under två veckor inte skulle jobba någon ”övertid”. Sedan tog vi en avstämning för att se var det fanns brister i nuvarande arbetssituation. Det visade sig att vi behövde stärka organisationen och hanterade detta med en mindre omorganisation och en fördelning av arbetsuppgifter. I det här fallet så blev det en mer effektiv organisation och jag fick en medarbetare som växte ytterligare.

Thomas Magnusson är chefsrådgivare på Ledarna och har varit vd i tolv år i flera olika bolag.