Förbered företaget för krisen

– Vi pratar om en permanent försämrad omvärldssituation. Om man som företagare vill kunna fortsätta bedriva sin verksamhet, oaktat kriser och oaktat krig, bör man fundera över vad stora störningar innebär, säger Johan Sjöberg, ansvarig för säkerhets- och försvarspolicy och säkerhetsskyddschef på Svenskt Näringsliv.

Det har alltid varit viktigt för företag att förbereda sig för oförutsedda händelser. Men dagens förvärrade geopolitiska läge visar att robusta strategier är avgörande för att klara av allt från leveransstörningar till allvarliga kriser som cyberattacker eller militär konflikt. Det handlar i första hand inte om att planera utifrån erfarenheterna av en specifik tidigare kris, utan om att skapa en bred motståndskraft för att kunna bedriva verksamheten även under mycket svåra förhållanden.

Identifiera verksamhetens sårbarheter

Den första och viktigaste rekommendationen Johan Sjöberg har till företag är att stresstesta verksamheten. Det handlar inte om en utrymningsövning om brandlarmet går, utan om att faktiskt fundera över vad som händer om det som tas för givet idag faktiskt slutar fungera.

– Just den här kritiska genomlysningen av verksamheten tror jag är väldigt viktig att göra idag, säger Johan Sjöberg. Det innebär inte att jag tror att det kommer att bli krig imorgon, det kanske aldrig blir krig, men om man gör det så är man bättre förberedd även för andra kriser.

För att på ett effektivt sätt testa verksamheten för potentiella sårbarheter är det bra att ha någon typ av risk- och sårbarhetsanalys i verksamheten. En kontinuerlig och uppdaterad riskanalys är en grundläggande del av företagets beredskap inför kriser och oförutsedda händelser.

Tidigare har fokus ofta legat på de mest sannolika riskerna, som tekniska fel eller vissa cyberattacker, men nu krävs också ett bredare perspektiv, lyfter Johan Sjöberg.

– Man bör även överväga större risker och sårbarheter, som kanske inte är lika sannolika, men om de sker kan få förödande konsekvenser.

Sprid riskerna

En viktig aspekt är att också utveckla konkreta handlingsplaner för alternativa lösningar.

– Det räcker inte att bara identifiera en risk eller sårbarhet – man måste också överväga vilka alternativ som finns om risken blir verklighet och ta fram konkreta lösningar inom rimliga gränser, säger Johan Sjöberg.

Att till exempel lägga alla sina resurser på en enda leverantör eller kund kan öka risken för störningar om denne försvinner. För att minska denna risk bör företag överväga att sprida sina beroenden, till exempel genom att välja flera leverantörer.

Säkerställ rätt kompetens i krislägen

En av de största utmaningarna för företag vid en kris är att säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig när den behövs som mest. Kompetensbrist är ett problem som många företag står inför – och något som inte alltid är enkelt att lösa på kort tid.

– Det är viktigt att fundera över vad som måste fungera för att företaget ska överleva. Börja med att identifiera de befattningar, inte individer, som är avgörande för detta, säger Johan Sjöberg.

För att ytterligare minska risken för kompetensbrist kan det vara en god idé att satsa på intern utbildning och kompetensutveckling för att ge fler medarbetare möjlighet att hoppa in på kritiska positioner vid behov. Ett extremt, men möjligt, scenario som krig kan innebära att vissa medarbetare inte är tillgängliga för företaget, framhåller Johan Sjöberg.

– Man bör se över hur man ska agera om medarbetare försvinner till Försvarsmakten eller är krigsplacerade enligt civilplikt, och ta med det i personalplaneringen.

Det är också viktigt att komma ihåg att i en kris kan det vara svårt att rekrytera nya medarbetare.

– Att tro att man kan rekrytera i händelse av kris är en tanke som man ska fundera på noggrant. Den möjligheten kommer att vara begränsad, konstaterar Johan Sjöberg.

Han lyfter också att Sveriges företag utgör det största delen av vår motståndskraft. De privata företagen står för 80–85% av Sveriges BNP och 70% av arbetskraften jobbar där.

– Varenda samhällsviktig sektor domineras av privat näring. Om företagen inte är konkurrenskraftiga och inte kan bedriva sin verksamhet, då faller hela det systemet.