Feedback – tre tips som förändrar allt

Ett sätt att förstå tvekan är erfarenheten av att mötas av förklaringar eller försvar, vilket kan trötta ut vem som helst. Så hur kan vi minska risken för försvar och få en funktionell feedbackkultur? Jag har tre konkreta tips:

Det första rör bristande samsyn i förutsättningarna under vilka samarbetet sker. Låt mig illustrera vad jag menar med en övning som jag ofta kör i ledningsgrupper: Rollanalys. I övningen får var och en lista i vilka typiska sammanhang man själv befinner sig. Exempelvis ledningsgruppsmöten och projektmöten. Därefter får man lista hur man uppfattat syftet med respektive sammanhang och slutligen hur man uppfattat vad man ska bidra med i de olika sammanhangen.

Därefter låter jag deltagarna berätta för varandra vad de har skrivit och det leder alltid till spännande diskussioner. Det blir uppenbart att de inblandade har gjort olika tolkningar av syften och roller. Då blir nästa steg att förhandla fram samsyn. När den är uppnådd inträffar två saker:

Samarbetena blir bättre eftersom alla i högre utsträckning går i takt. Tänk fotbollslag eller symfoniorkester. Hur skulle det bli i de sammanhangen om det inte fanns samsyn i syfte och roller? Samma principer gäller i ledningsgruppen och projektgruppen. Dessutom uppstår bonusen att när människor går mer i takt minskar behovet av negativ feedback samtidigt som tillfällena till positiv feedback blir fler.

Innan du ger feedback kan du alltså tjäna på att undersöka hur den andre tolkat förutsättningarna. Du kommer att få ett vuxnare samtal med mindre risk för förklaringar och försvar.

Det andra tipset rör din metod där du bör vinnlägga dig om att din feedback är baserad på fakta och inte på åsikter. Du kan jämföra åsikten ”det här mötet ledde du inget bra” med fakta ”du använde begrepp som mötesdeltagarna inte var bekanta med och när de ställde frågor om det höjde du rösten och sa att de borde ha varit mer pålästa.” Det säger sig självt att åsikten i det här exemplet medför större risk för försvar än den faktabaserade återkopplingen.

Det tredje tipset är det gamla hederliga 80/20-tänket. Forskning visar att om du oftare uppmärksammar och feedbackar på det positiva har det större effekt än att du övervägande fokuserar på det negativa.

Om du får energi av denna läsning föreslår jag att du testar förslagen. Jag står för löftet i rubriken – tipsen förändrar allt.