Den svåra konsten att delegera

– Det gäller att leda med minsta ansträngning och uppnå ett maximalt resultat, säger han.

Frans Kocken tycker att man som vd ska göra det till en vana att söka efter saker som kan delegeras. När sedan en uppgift delegerats är det viktigt att lägga ned tid på att förklara vad och varför.

– Man måste ge medarbetaren möjligheten att få hela bilden.

Han betonar att man ska delegera syftet, inte arbetsmetoderna.

– Syfte, målet, hur resultatet ska se ut och vilken kvalitet det ska ha, dessa saker är viktigare att förmedla än exakt hur det ska utföras. Låt personen – så mycket det rimligen går – ha eget utrymme för hur hen utför uppgiften, menar han.

Ger en bättre laganda

Frans Kockens beskrivning av principen bakom smart delegering är enkel. ”Gör det som du är bäst på mest. Låt andra göra det de är bäst på.”

– Behåll inte alla roliga uppgifter för dig själv och ge tråkiga uppgifter till de andra. Att delegera kan innebära mycket mer än bara att styra upp medarbetare. Du får bättre laganda och dina medarbetare växer mera med roliga utmaningar och spännande uppgifter.

Han konstaterar att andra växer när vd:n ger mer spännande och ansvarsfulla uppgifter. Det ger avkastning tillbaka i form av engagemang.

– Men slutansvaret för resultaten stannar hos vd:n, det kan man som ledare inte delegera bort.

Frans Kocken lyfter också fram vikten av att ge feedback.

– Ge medarbetaren offentligt beröm för goda resultat, ge eventuell kritik i enrum.

Det är viktigt att ge feedback till medarbetaren i form av förslag till förbättringar, inte i form av kritik eller klagomål. Som vd ska du ta på dig ansvaret, men skicka berömmet vidare. Om någon ringer och klagar bör du tacka for påpekandet och lova förbättring. Motstå impulsen att lägga skulden på den anställde. När någon gratulerar dig till ett fantastiskt jobb, påpeka gärna vem som gör det jobbet numera. Så skapar du en bra laganda, avslutar Frans Kocken.

Frans Kockens 5 tips för en framgångsrik delegering

– Är du ovan som delegerare – börja testa med mindre viktiga uppgifter först. ”Misslyckanden” är lärmoment.

Vad var faktiskt bra? Vad fungerande inte bra än och behöver ändras eller förbättras? Vad har fattats i din kommunikation med medarbetaren? Det är en samarbetsdialog som är en lärprocess för bägge parter.

– Sluta tänka ”jag gör det bättre själv”. Du behöver fokusera på ledningsfrågor och dina medarbetare behöver utvecklas. Backa aldrig när du väl satt i gång. Den tid du lägger är tidsinvesteringar som du vinner många gånger tillbaka på sikt.

– Försök fördela delegeringsuppgifter över så många medarbetare som möjligt – så att de inte hamnar bara hos ”en som är duktig”.

– Följ upp – boka in avstämningsmoment med medarbetaren i förväg, helst flera. Så kommer inte uppgiften att glömmas bort eller försenas, och har du möjlighet att styra upp åt rätt håll.

– Lär dig om ett coachande förhållningssätt – att leda genom att lyssna och ställa de rätta frågorna – i stället för att själv komma med lösningar på problem – då utvecklar medarbetaren ”ägarskap” över både problemet och uppgiften.