Så får du kontroll över företagets AI-agenter

– Det finns ofta ett generellt direktiv, men man vet inte vad det betyder i praktiken, säger Sebastian Fuchs.

En AI-agent kan, till skillnad från en chatt som enbart ger svar, också utföra uppgifter med hjälp av anslutna system. Hur självständigt den kan arbeta beror på tjänsten, instruktionerna och behörigheterna.

Sebastian Fuchs varnar för att möta medarbetarnas nyfikenhet med alltför stora restriktioner. Men uppmuntran behöver följas av beslut om vad agenterna får göra och vem som ska följa upp arbetet.

Här är hans sex råd.

1. Inventera det som redan används

Ta reda på vilka AI-tjänster och agenter som finns i verksamheten. Enligt Sebastian Fuchs kan användningen börja hos enskilda medarbetare utan att företaget har någon samlad överblick. Inköpet kanske blir känt först när en utläggsredovisning kommer in.

För varje agent behöver det framgå vilken uppgift den ska lösa, vem som ansvarar för den, vilka system den kommer åt och vad den kostar.

– Listan blir nästan alltid mycket längre än man tror, säger Sebastian Fuchs.

Utse en ansvarig person som känner till uppdraget och följer upp användningen. Det gäller också företag som köper sin IT-hjälp externt. Någon i verksamheten behöver hålla ihop frågorna. Kortare beslutsvägar kan enligt Sebastian Fuchs göra det lättare för mindre företag att få ordning.

2. Bestäm vad en människa måste godkänna

Att ge en agent tillgång till ett system är ett beslut. Vad den får göra där är ett annat.

Bestäm vilka handlingar som kräver mänskligt godkännande. Det kan exempelvis gälla att köpa något, skicka information externt eller radera data. Var gränsen ska gå behöver bedömas utifrån uppgiften och konsekvenserna om något blir fel.

För vd:n och ledningen handlar det om att ange vilka risker företaget är berett att ta. IT-kompetensen behövs för att bedöma hur gränserna kan upprätthållas.

Utbilda medarbetarna så att de förstår vad de får ansluta, dela och automatisera. Reglerna behöver vara korta och begripliga.

– Jag skulle undvika att sätta en policy på 40 sidor. Ingen kommer att läsa den, ingen kommer att använda den, säger Sebastian Fuchs.

3. Ta reda på hur informationen hanteras

Innan en agent kopplas till mejl, kalender eller andra system behöver företaget veta hur tjänsten hanterar informationen den får tillgång till.

Bestäm vilka AI-tjänster som får användas och vilka uppgifter som får delas med dem. Någon behöver granska leverantörens villkor för hur informationen behandlas, lagras och används.

Sebastian Fuchs lyfter bland annat kunduppgifter, affärskänslig information och åtkomstnycklar som sådant medarbetarna behöver vara vaksamma på. Reglerna behöver också ta hänsyn till kundernas krav på hur deras uppgifter hanteras.

4. Ge bara den åtkomst som behövs

En agent med en avgränsad uppgift behöver inte tillgång till all information som medarbetaren själv kan se.

Begränsa behörigheterna till det som krävs för uppdraget och tidsbegränsa åtkomsten, rekommenderar Sebastian Fuchs.

Se sedan över behörigheterna när uppdraget eller verksamheten förändras. En åtkomst som var motiverad från början behöver inte vara det efter ett byte av arbetsuppgifter eller en förändrad process.

5. Följ upp resultatet tillsammans med kostnaden

Höga AI-kostnader är inget mått på hur långt företaget har kommit. För att bedöma om användningen lönar sig behöver företaget först veta vilken effekt man vill uppnå.

– Om du inte förstår vad det används till kan du inte göra en bedömning av om det kostar pengar eller om man tjänar pengar på det, säger Sebastian Fuchs.

Sebastian Fuchs jämför uppföljningen med en licensförnyelse: en återkommande genomgång där företaget tar ställning till om agenten gör tillräcklig nytta för att få fortsätta eller om något behöver ändras.

6. Ta med agenterna när någon slutar

En medarbetare lämnar tillbaka datorn och företagets konton stängs. Men vad händer med de AI-agenter som personen har satt upp?

Sebastian Fuchs pekar på risken att agenter lever vidare när en medarbetare slutar eller byter roll. Därför behöver de ingå i företagets rutiner för överlämning och avslut.

Besluta om agenten ska tas över av någon annan eller avvecklas. Vid ett avslut behöver behörigheter dras in, åtkomstnycklar och konton stängas och abonnemang och andra löpande kostnader stoppas. Dokumentera vad som har gjorts.

Samma genomgång kan behövas när en arbetsuppgift eller process förändras. Agentens uppdrag ska inte fortsätta av gammal vana.

– Agenterna ska ha en ägare och ett mandat. Det ska finnas en människa som förstår att hon eller han ansvarar för agentens agerande, säger Sebastian Fuchs.