Personliga brevet tappar kraft – så bör vd:n tänka om rekryteringen

– Det personliga brevet mäter främst hur bra en person är på att skriva ett personligt brev. Det säger sällan något om hur personen faktiskt kommer att lyckas i rollen, säger Åsa Edman Källströmer.

Hennes invändning handlar inte bara om AI. Det personliga brevet har länge öppnat för subjektiva bedömningar av sådant som inte har direkt koppling till jobbet, till exempel fritidsintressen, familj eller livssituation.

När AI skriver brevet sjunker bevisvärdet

Stefan Lindström, interim rekryteringskonsult, forskare inom beteendevetenskap och testutvecklare med lång erfarenhet av personlighetstester och beteendebedömningar, delar bilden av att det personliga brevet blivit ett svagare urvalsmaterial. Men betonar samtidigt att brevet inte helt ska avfärdas.

– Ett välskrivet personligt brev kan fortfarande ge information om motivation, självförståelse och kandidatens sätt att resonera kring rollen. Problemet är att det inte längre går att vara säker på att det är kandidaten själv som har skrivit brevet, säger Stefan Lindström.

När kandidaten använder AI för att skriva brevet och arbetsgivaren använder digitala verktyg för att läsa eller sortera ansökningar, kan urvalet i praktiken bli en matchning mellan texter snarare än mellan människor, kompetens och roll.

– I värsta fall blir det två AI som pratar med varandra. Kandidaten har låtit AI skriva brevet, och sedan läser AI det som AI har skrivit. Då kan man tro att man bedömer motivation eller självförståelse, men det är inte säkert att personen faktiskt har uttryckt det själv, säger Stefan Lindström.

Testet är inte ett facit

När personliga brev tappar sin tyngd eller helt tas bort ersätts de ofta av tester, urvalsfrågor eller digitala intervjuer. Här ser Åsa Edman Källströmer en möjlighet, men också en tydlig risk.

– Ett personlighetstest ska mäta vilka förmågor man har, hur man agerar och reagerar i olika situationer och kan därmed ge ett mer strukturerat underlag än ett brev. Men det är inget facit. Det visar mer vilka beteenden som faller naturligt för kandidaten och det är viktigt att det bara används som ett komplement, säger hon.

Samtidigt ser Åsa Edman Källströmer en risk med att vänta för länge med strukturerade urvalsverktyg. 

– Min uppfattning är att urvalsverktyg behövs tidigt, inte bara på slutkandidaten. Om man enbart väljer på CV är risken stor att man missar bra kandidater med förmågor som inte syns i ett CV. Arbetspsykologiska tester är ett sätt att göra urvalet mer fördomsfritt och att samla in mer data än vad ett CV kan visa, säger Åsa Edman Källströmer.

Hon betonar att det handlar om att samla relevant information om kandidaternas förmågor, snarare än att gallra ut människor. Med samma verktyg och samma kriterier för alla kandidater tidigt i processen får fler en rättvis bedömning.

För vd:n blir frågan därför inte om bolaget ska använda test eller inte. Frågan är vad testet ska bidra med, när det ska användas och vem som har kompetens att tolka resultatet.

Börja i rollen, inte i testet

Ett vanligt misstag är att börja i verktyget. Bolaget köper in ett test och låter det styra vad som ska bedömas. Både Åsa Edman Källströmer och Stefan Lindström pekar på motsatsen: börja med rollen.

Vad ska personen klara, i vilka situationer och med vilka beteenden?

– Kompetens är inte bara kunskap och erfarenhet. Det handlar också om personlighet, begåvning och motivation. Alla de delarna måste man bestämma innan: vad är viktigt i just det här jobbet? Om man ska arbeta som läkare är kunskap och erfarenhet självklart avgörande. I andra roller kanske potential och förmåga att lära nytt väger tyngre, säger Åsa Edman Källströmer.

För vd:n är detta en styrningsfråga. En felrekrytering påverkar inte bara HR, utan även kostnader, ledningskapacitet, kundrelationer, tempo och ibland kulturen i bolaget.

– Det är kompetenskraven som ska styra vilka tester du ska göra och vilka personliga egenskaper du ska mäta, inte tvärtom. Först gör man behovsanalysen, sedan bestämmer man vilka tester man ska ha och hur de ska vara utformade, säger Åsa Edman Källströmer.

I chefsrekryteringar kan tester vara särskilt användbara som samtalsunderlag, eftersom de kan ge frågor om hur kandidaten agerar under press, tar ansvar för andra och resonerar om sina egna styrkor och riskbeteenden.

– Självinsikt är en väldigt viktig parameter när man rekryterar chefer. Om en chef inte förstår sig själv blir det också svårare att förstå andra människor. Där kan tester vara användbara, inte för att ge ett facit, utan för att se hur kandidaten resonerar kring både styrkor och risker, säger Stefan Lindström.

Rätt test i rätt läge

Stefan Lindström är särskilt tydlig med att testet måste väljas utifrån den faktiska miljö där personen ska arbeta. Han använder exemplet med en utlandskorrespondent: där kan motivation, självständighet och anpassningsförmåga vara avgörande på ett annat sätt än i en roll som utförs i en mer stabil hemmamiljö.

– Då måste man fråga sig: vad är viktigt i den här rollen? Det går inte att slänga in ett arbetspsykologiskt test och säga att det mäter arbetsprestation. För vilken miljö? På redaktionen hemma i Sverige eller ensam i en ny stad och kultur? säger Stefan Lindström.

När i processen man bör använda sig av tester råder det delade meningar. Åsa Edman Källströmer ser värde i strukturerade urvalsverktyg tidigt i processen. Stefan Lindström varnar däremot för att omfattande tester av många kandidater kan slå tillbaka mot arbetsgivaren.

Han är också kritisk till att tester ibland används för brett och för tidigt. När många kandidater ombeds göra omfattande tester redan i början kan arbetsgivaren skapa irritation snarare än kvalitet.

– Varför ska du testa 100 personer om det är en person du vill anställa? Min starka åsikt är att man bara ska testa slutkandidaterna, säger Stefan Lindström.

Risken är att kandidater tappar motivation, särskilt erfarna kandidater som upplever det som orimligt att genomgå standardiserade tester när deras erfarenhet redan visar att de kan utföra arbetet.

– Skickar man ut tester till alla kan kandidater känna: ”Åh nej, är det ett sådant här urgallringstest igen?” Många söker flera jobb och har redan gjort flera tester. Då kan motivationen sjunka. De bästa kandidaterna kanske inte ens svarar längre, säger Stefan Lindström.

Tidiga urval kan i stället göras med tydliga krav, konkreta urvalsfrågor och korta uppföljande telefonsamtal för att skapa sig en bild av kandidaten.

En annan risk är att kandidater lär sig hur återkommande testprocesser fungerar.

– Arbetssökande i dag söker många jobb, och när processerna med tester liknar varandra allt mer tenderar kandidaterna att svara utifrån vad de tror är rätt för rollen, säger Stefan Lindström.

Ett testresultat behöver därför alltid tolkas i relation till rollen, sammanhanget och kandidatens övriga meriter. Ett värde på en skala säger sällan något användbart utan den kontexten.

Vd:n behöver ställa krav på leverantören

För bolag som använder externa rekryteringspartners eller testleverantörer blir kravställningen central. Åsa Edman Källströmer pekar på flera frågor som bör vara på plats innan tester införs.

Testet ska vara vetenskapligt framtaget, validerat och avsett för rekrytering. Det bör också finnas dokumentation om vad testet mäter, i vilket sammanhang det ska användas och om det är tredjepartsgranskat.

Det räcker inte att ett test känns modernt eller används av andra företag. Vd:n behöver kräva svar på vad testet mäter, om det är validerat för rekrytering, vem som får tolka resultatet, hur kandidater får återkoppling och hur personuppgifter hanteras.

Flytta fram magkänslan

En återkommande poäng hos Åsa Edman Källströmer är att rekrytering behöver bygga mer på fakta och mindre på magkänsla. Det betyder inte att människan ska bort ur processen, men den mänskliga bedömningen måste komma in på rätt sätt.

– Utmaningen i rekrytering är att man i början ofta har många ansökningar och väldigt lite information. På den lilla informationen ska man fatta beslut. Alternativet är att bara gå på CV eller personligt brev, men då blir det mycket magkänsla, säger hon.

En mer strukturerad process kan minska den risken. Enligt Åsa Edman Källströmer handlar rekrytering allt mer om att samla in relevant data och bedöma kandidater mot samma kriterier.

– Ju längre du kan flytta magkänslan fram i processen, desto mindre skada gör den. Då har åtminstone alla kandidater fått samma förutsättningar, säger Åsa Edman Källströmer.

För vd:n innebär det inte att magkänslan behöver försvinna, men den bör komma senare, när kravprofil, testresultat, intervjuer, arbetsprov och referenser kan vägas samman.

Kandidatupplevelsen är också en kvalitetsfråga

Både Åsa Edman Källströmer och Stefan Lindström lyfter kandidatupplevelsen. För vd:n är det en del av arbetsgivarvarumärket och kan påverka både möjligheten att attrahera kandidater och företagets rykte på marknaden.

– Företag skyltar med sina varumärken överallt. Då är det viktigt att kandidatupplevelsen blir bra. Kandidaterna ska känna att den tid de lägger ner tas på allvar, och de ska få återkoppling. Annars riskerar förtroendet för processen att minska, säger Åsa Edman Källströmer.

Stefan Lindström ser återkoppling som särskilt viktig när kandidater har gjort psykologiska tester.

– Förr fick man skriva på att man skulle ge feedback när man blev certifierad. Har man gjort ett psykologiskt test på en annan människa behöver personen få återkoppling och kunna ställa frågor. Att inte ge någon feedback tycker jag är väldigt oetiskt, säger han.

Verktyget löser inte hantverket

Tester och digitala urvalsverktyg kan ge bättre struktur. Men de kan också skapa nya risker om de används för brett, för tidigt eller utan tillräcklig kompetens.

För vd:n är därför kärnfrågan inte om bolaget ska välja brev eller test. Kärnfrågan är om rekryteringsprocessen håller ihop. Stefan Lindström beskriver processen som ett hantverk:

– Rekrytering handlar inte om att hitta den mest perfekt matchade profilen på papper, utan om att förstå hur en människa fungerar i en verklig kontext och hur den personen bidrar till helheten över tid. Där kan tester fungera som ett kompletterande perspektiv i rekryteringsprocessen, för både vd:n och kandidaten.

Det är där vd:ns ansvar ligger: att se till att rekryteringen inte styrs av standardiserade verktyg eller AI-genererade texter, utan av en process som prövar rätt saker för rätt roll.