Vd:ns knep för en smartare arbetsdag – tre frågor att ställa

När dagen redan är full finns ingenstans för det arbetet att ta vägen.

Det är en vanlig stressfälla, enligt Robin Knight, organisationspsykolog på Framfot.

– En del vd:ar kan ha en hel förmiddag eller till och med en hel dag fullproppad med möten. Då har man ingen tid kvar till att bearbeta det som händer under mötena, komma ihåg vad man skulle göra eller vilka beslut som fattades, säger Robin Knight.

Bygg kalendern utifrån vd-uppdraget

Det första steget för en mer hållbar men faktiskt även effektiv arbetsdag är enligt Robin Knight att sluta låta kalendern formas enbart av det som kommer in utifrån.

Mötesinbjudningar, frågor och önskemål från andra kan snabbt bli styrande. När tempot är högt finns en risk att även en erfaren chef ägnar större delen av dagen åt att reagera på det som dyker upp.

– Man behöver aktivt bygga upp sin arbetsdag utifrån de viktiga prioriteringarna. Det får inte bara bli att man åker med i vad andra tycker och frågar efter. Man behöver stanna upp och fråga: Vart ska jag? Vad är mitt mål? Vad ska jag ta först, vad tar jag sedan och vad kanske jag inte ska göra alls?

För vd:n innebär det att kalendern behöver spegla företagets viktigaste frågor. En konkret kontrollfråga är därför vilka möten vd:n faktiskt behöver delta i.

– Behövs jag verkligen på det här mötet? Eller kan jag få informationen efteråt? Det är sådana kontrollfrågor man behöver börja ställa, säger Robin Knight.

Lämna plats för arbetet som uppstår efter mötet

Ett vanligt planeringsfel är att räkna mötet som hela arbetsuppgiften.

Men ett möte kan skapa flera nya aktiviteter: information behöver bearbetas, ett beslut förberedas, någon kontaktas eller en fråga följas upp.

Det arbetet syns sällan i kalendern.

Robin Knight menar därför att arbetsdagen inte bör fyllas helt.

– Man behöver se till att det finns luckor där man inte lägger in saker. Det ger lite svängrum och kan minska känslan av stress. Arbetsmängden är kanske densamma, men man har tagit höjd för att inte hela planeringen ska gå i sank.

Sluta boka möten rygg i rygg

Ett enkelt sätt att skapa marginal är att förändra hur möten bokas. Ett möte som normalt läggs på 60 minuter kan exempelvis bokas på 45.

– Hjärnan behöver ställa om när vi byter frågor och uppgifter. Det är egentligen ingen svår sak att förändra, bara man har en överenskommelse om det, säger Robin Knight.

För en vd som går direkt från en ekonomisk genomgång till ett kundmöte och därefter till en strategidiskussion kan de korta mellanrummen få en praktisk funktion. De ger tid att anteckna vad som ska göras, avsluta en fråga mentalt och förbereda nästa. Annars finns en risk att varje möte börjar medan tankarna fortfarande är kvar i det föregående.

Skydda tiden för arbete som kräver koncentration

Vd-jobbet består inte bara av möten och kommunikation.

Vissa uppgifter kräver sammanhängande tid: att analysera ett underlag inför styrelsen, tänka igenom en investering, förbereda en förhandling eller värdera olika handlingsalternativ.

Den typen av arbete är svår att kombinera med ett konstant inflöde av mejl och meddelanden.

– Många plockar upp mejl och annat i takt med att det kommer och då stör man sig själv precis hela tiden. Bestäm i stället att mellan vissa klockslag sätter jag mig med mejlen och svarar, säger Robin Knight.

För vd handlar det därför om att skilja mellan tillgänglighet och ständig tillgänglighet. Allt behöver inte besvaras när det kommer in.

Arbetsuppgifter som kräver koncentration kan i stället placeras vid den tid på dagen då förutsättningarna är bäst.

– Om man fick önska fritt skulle man kunna lägga uppgifter som kräver mer fokus när man själv fungerar bäst för den typen av arbete, förklarar Robin Knight.

Acceptera att planen kommer att spricka

Samtidigt finns en gräns för hur kontrollerad en vd-dag kan bli. Oväntade frågor kommer att uppstå. Prioriteringar ändras och sådant som såg viktigt ut på morgonen kan vara mindre betydelsefullt på eftermiddagen. Enligt Robin Knight är målet därför inte att skapa en perfekt arbetsdag.

– Man kommer att bli störd och det kommer att uppstå oförutsedda händelser som gör att planeringen brister. Det är normaltillståndet för de flesta. Man behöver acceptera att planeringen är flexibel och att man hela tiden behöver prioritera om och anpassa.

Skillnaden ligger i hur man reagerar när något nytt dyker upp. Varje inkommande fråga behöver inte automatiskt bli nästa arbetsuppgift.

– Man kan stanna upp och fråga: Vad är det här för fråga? Är det min fråga? Ska jag ta den nu eller ska jag ta den senare? I stället för att bara rusa in och åtgärda fattar man ett aktivt beslut, säger Robin Knight.

Ta reda på vad som verkligen behöver hamna hos vd:n

Om samma typer av frågor gång på gång hamnar hos vd:n finns ytterligare en fråga att ställa: Varför kommer de till mig?

Robin Knight pekar på att återkommande frågor kan vara ett tecken på otydlighet kring ansvar eller mandat. För vd:n kan ett sådant mönster innebära att tid används till beslut som skulle kunna fattas på en annan nivå.

Det handlar inte om att göra sig otillgänglig. Men en vd som själv behöver lösa ett stort antal operativa frågor får mindre utrymme för sådant som inte lika enkelt kan delegeras.

Kalendern blir därmed också ett sätt att upptäcka hur vd-rollen faktiskt fungerar i praktiken. Om en stor del av veckan går åt till frågor som andra skulle kunna hantera kan det vara mer effektivt att förändra ansvar eller beslutsvägar än att försöka arbeta snabbare.

Den bästa kalendern blir aldrig färdig

Det finns enligt Robin Knight ingen generell modell för hur den optimala arbetsdagen ska se ut. Olika roller, verksamheter och människor fungerar olika. Dessutom förändras kraven över tid. Planeringen behöver därför kontinuerligt prövas mot verkligheten.

– Bra planering är nästan ett hantverk eller en förmåga i sig. Man behöver testa, utvärdera och justera för att se vad som fungerar. Det perfekta finns inte. Man får se det som något undersökande som man hela tiden arbetar med, säger Robin Knight.

För vd:n kan en enkel utgångspunkt vara att regelbundet titta tillbaka på kalendern och fråga:

Hur stor del av min tid gick till företagets viktigaste frågor? Hur mycket av dagen styrde jag själv och hur mycket bestämdes av det som dök upp? Och vilka uppgifter gjorde jag som egentligen inte krävde vd-tid?