Tips för att planera en lyckad konferens – Titti Schultz råd till vd:ar

Planerar du en utbildningsdag, föreläsning, kickoff eller konferens? Moderatorn och programledaren Titti Schultz har lång erfarenhet av att leda konferenser, både stora och små, och är ofta involverad redan i planeringsstadiet. Här delar hon med sig av sina bästa tips till vd:ar som vill skapa ett engagerande och framgångsrikt event.

1. Ha en tydlig agenda och en röd tråd

För att konferensen ska lyckas krävs det att vd:n är tydlig med vad syftet är. Vad vill ni uppnå med dagen? Är det att sjösätta ett nytt initiativ, samla personalen efter en kris, stärka teamkänslan eller är det den årliga konferensen som ni alltid har? Genom att formulera tydliga mål kan dagen struktureras utifrån dessa. Vad är den röda tråden? Vad har ni ett behov av, vad vill man att de som är där ska engageras i, informeras kring, åtgärder, förändringar? Vad är det ni ska presentera? Slickar ni sår? Firas framgångar? Hur kul ska ni ha?

– Tänk igenom vad som är de verkligt tunga bitarna som behöver förmedlas. Dessa ska få ta plats, medan andra inslag kan fungera som avbrott för att lätta upp stämningen och ge deltagarna tid att bearbeta det de har hört, säger Titti Schultz.

2. Planera för variation och engagemang

Ett vanligt misstag är att överbelasta programmet med information och presentationer utan variation. Titti Schultz betonar vikten av att skapa en dynamisk och luftig agenda med utrymme för pauser och interaktion. Om allt handlar om att trycka ut information blir publiken snabbt trött och tappar fokus.

– Man kan inte förutsätta att alla i publiken är lika sugna på eventuella förändringar. De tänker egentligen, ”Vad fan ska vi ändra på det här för? Det funkar väl som vi gör?”, säger Titti Schultz och betonar att en skicklig moderator kan hjälpa till att förmedla budskapet på ett sätt som engagerar.

Titti Schultz föreslår att man blandar in föreläsningar med workshops, frågestunder och tid för samtal mellan deltagarna. Dessutom rekommenderar hon att man tar in externa föreläsare för att få in nya perspektiv och skapa ett friskt inslag i programmet.

– Att använda en inspirerande föreläsare som kanske inte ens berör dagens ämne, men som lär människor att tänka nytt eller bara blir stärkta eller glada – det är guld värt, säger Titti Schultz.

3. Ska du moderera själv – eller anlita en moderator?

Genom att leda programmet personligen kan du som vd visa ditt personliga engagemang och skapa en starkare koppling till deltagarna. När budskapet presenteras direkt från högsta ledningen kan det också uppfattas som mer genuint och trovärdigt.

Men det kan också finnas goda skäl att anlita en professionell moderator. Titti Schultz menar att en skicklig moderator kan vara ett ovärderligt verktyg för att göra konferensen intressant och engagerande. En bra moderator hjälper till att hålla en röd tråd genom dagen, ställer relevanta frågor och lyfter fram det viktigaste i presentationerna, lyfter innehållet på ett tydligt sätt.

En moderator kan också vara ett stöd och opartiskt verktyg för att föra fram tuffa budskap på eventet, påpekar Titti Schultz.

– Ett sätt att tala om till exempel neddragningar och uppsägningar kan vara att låta vd:n bli intervjuad om det på scenen av en moderator. Om moderatorn får göra sin läxa och får alla förutsättningar för att förbereda sig ordentligt så kan det göra hela skillnaden kring hur informationen tas emot. Jag tror också att man måste rannsaka sig själv internt: hur bra är vd, marknadsansvarig eller annan ”kul” person på företaget på att ta en publik och en scen?

4. Bygg in pauser och informella möten

Att skapa ett luftigt program där deltagarna får chans att prata med varandra och reflektera över vad de har hört är avgörande för att budskapet ska fastna. Titti Schultz betonar vikten av att planera in bensträckare, fika och lunchpauser som inte bara fungerar som avbrott utan också ger tillfällen till spontana samtal.

– En god lunch och trevlig fika är mer värdefullt än många först tänker sig, inte minst för att deltagarna känner att deras välbefinnande får kosta lite – ett lätt sätt att sätta guldkant och ge en känsla av omtanke. Ordna det så att det känns genomtänkt och generöst.

Underskatta inte klassiska verktyg som Menti. Att låta deltagarna tycka till: Vad gillade du med det vi just pratat om? Vad gillade du inte? Ge deltagarna möjlighet att ställa frågor om varje avsnitt på konferensen. Be deltagarna vara delaktiga genom att svara på lite oväntade frågor: När mår du bäst på jobbet? Hylla medarbetare – vem gör dig glad på jobbet? Stort och smått.

Våga vara modiga från företagets ledning. Låt deltagarna vara både missnöjda och positiva. Omfamna båda. Här är en moderator en utmärkt länk mellan deltagarna och allt det som händer på scenen.

5. Avsluta med något speciellt

En konferensdag som avslutas med en inspirerande föreläsning, en artist eller en festmiddag lämnar ett positivt intryck. Titti Schultz menar att det inte måste vara de dyraste alternativen som ger mest. Lägg pengarna på rätt saker så sammanhanget känns välplanerat och genomtänkt. Det behöver inte vara komplicerat – några små händelser, aktiviteter som bryter av från det övriga programmet kan göra stor skillnad.

– Med väldigt enkla medel kan du få folk att lämna konferensen med en känsla av att de har varit med om något speciellt och roligt. Att även om allt inte varit enbart positiva besked, så är en känsla av att vara delaktig, informerad och att man gör något tillsammans något som kan skapa verkligt engagemang.