Smarta strategier för lönsam hyresförhandling

– Den växande näthandeln i spåren av Corona har kraftigt minskat efterfrågan på butikslokaler och chockhöjt utbudet. Digitala möten och ökat hemarbete kommer snart göra något liknande med efterfrågan på kontorslokaler. Hyresnivåerna kommer tvingas ner och det kommer ta riktig fart när marknadshyror på nya nivåer etableras, spekulerar Johan Lagerbielke.

Sätt igång

Han ger rådet, när det gäller butikslokaler, att sätta igång att förhandla om hyresnivåer så fort det är möjligt. Många gånger kan det gå att underhandsförhandla, även om hyreskontraktet för butikslokalen inte gått ut. Hans bedömning är också att man idag ofta har en stark förhandlingsposition gentemot hyresvärden.

Ett scenario kan vara att hyresgästen till en butikslokal har dålig ekonomi och inte kommer kunna betala hyran. Skadestånd är verkningslöst mot någon som inte har pengar och hyresgästen kan dessutom hota med att genstämma och hävda att det föreligger något fel eller någon brist i lokalen.

Det är en situation där hyresvärden har att välja mellan en utdragen tvist som som bara ger kostnader och slutar med en tom mycket svåruthyrbar lokala. Eller så kan hyresvärden sänka hyran och förhoppningsvis ha kvar hyresgästen. Med en riktig analys och ett bra genomförande kan man som hyresgäst här få helt andra förutsättningar för sin rörelse.

Ett problem är det utlovade statliga stödet som skapat oklarhet om vad som gäller och därmed försämrat förhandlingssituationen för hyresgästen. Lägre hyresnivåer slår direkt på värderingen så fastighetsägaren kommer gör allt för att inte sänka hyran och här kan man kanske hitta andra lösningar som exempelvis kraftiga rabatter.

Butikskedja

Ett annat scenario är om man är en del av en butikskedja. Här är situationen bra eftersom en tom lokal minskar attraktiviteten hos omkringliggande lokaler. Den ekonomisk starkare hyresgästen är också attraktiv för andra hyresvärdar och därmed har man ett bra alternativ.

Johan Lagerbielkes tips är att man som vd för butikskedjan försöker få ner risken genom att satsa på en hyra som är kopplad till de intäkter eller den omsättning man har. Ju mer lika parternas intressen går hand i hand ju mindre konflikter och ju bättre samarbete.

– Det är naturligtvis en balansgång för bägge parterna, men om fastighetsägare får för mycket vakanser i exempelvis ett köpcentrum hamnar fastighetsägaren på ett kraftigt sluttande plan, konstaterar Johan Lagerbielke. Tyvärr verkar fastighetsbranschen fortfarande leva i förnekelse.

Mindre i knät på varandra

Den vanligaste situationen på den kommersiella hyresmarknaden rör annars kontorshyresgästen. Denna marknad är mer ”perfekt”, det vill säga hyresvärden har fler potentiella hyresgäster att välja på och hyresgästen har många alternativa lokaler att välja på. En inte alltför vild gissning är att det kommer finnas mycket goda möjligheter till rejäla hyressänkningar när det minskade behovet av kontorslokaler får företagen att börja vilja minska sin kontorsytor på allvar. Undvik därför uppgörelser där ni förlänger befintliga avtal.

– Trycket på sänkning av hyresnivåerna kommer öka, men än så länge har hyresvärdarna lyckats hålla emot, säger Johan Lagerbielke.

Men enligt honom finns det mycket att vinna i hyresförhandling om man har en tydlig strategi klar för sig. I sak handlar det om att hyresgästen får ställa kostnaden att byta lokal inklusive flytt mot det besvär hyresvärden har att hitta en ny hyresgäst och den kostnad det där handlar om att under en period stå med en tom lokal och sedan behöva anpassa den för en ny hyresgäst.

Det väldigt lätt som vd att bli överkörd. Man kanske känner redan från början att det inte är någon större idé att förhandla, man kommer ändå få den hyra hyresvärden sätter.

– Det gäller att tänka lite utanför boxen, betonar Johan Lagerbielke. Ofta har man en bättre situation än man tror.

Se över alternativen

Det är viktigt här som vd att undvika att bli överkörd av hyresvärden för man vill ju helst ha en långsiktig relation, av samma skäl borde hyresvärden vara lite varsam om hur man hanterar hyresgästen. Johan Lagerbielke målar upp följande strategi för en vd som vill ta kontrollen över sin hyresförhandling:

Det första är att se över alternativen innan du börjar förhandla.

För det andra måste man vara först med ett bud och därigenom sätta spelplan. Det kallas att ankra och ger man ett första bud så kommer även hyresvärden psykologiskt på verkas av detta.

– Därför är det smart att i tid gå ut och kräva en hyressänkning när det börjar närma sig omförhandling, konstaterar Johan Lagerbielke. Om hyresvärden hör av sig först om hyreshöjningar eller vill ha ett möte och diskutera hyror avsluta samtalet direkt och gå inte på mötet innan du ankrat.

Motpartens alternativ

Den tredje saken att tänka på är att försöka sätta sig in i motpartens alternativ. Hur ser hyresmarknaden ut just nu? Vad har de att vinna på att ni stannar kvar? Här gäller det att göra en grundliga analys och tänka på allt som påverkar.

För det fjärde kan det vara klokt att inte vara för ”smart” och komma med lösningar utan bygg istället på idéer som motparten kommit med och stäng uppgörelsen genom att delvis bygga på dessa.

Slutligen menar Johan Lagerbielke att man som vd ska försöka undvika att förhandla själv. Att använda vd:n som förhandlare är ofta mycket dyrt. Det är dyrt därför att vd:n inte hinner förbereda sig, är van att vara exekutiv, är van vid stora belopp och har ofta ett relativt stort bekräftelsebehov.

Sammanfattningsvis konstaterar Johan Lagerbielke att det är väldigt vanligt att man gör fel i en hyresförhandling. Man känner sig ofta i underläge och inser inte möjligheterna.

– Och många gånger har förhandlingen faktiskt avgjorts innan man riktigt fattat att den börjat, avslutar han. Det gäller att vara först med att ankra och på rätt sätt. Annars blir det svårt.

Fakta

Så lyckas du bättre i hyresförhandlingen

• Ge dig själv ett alternativ innan du sätter dig och förhandlar, det vill säga titta på en konkret annan lokal.
• Var alltid först ut med ett bud, så kallad ankring och bygg budet på något slags ”objektivt kriterie”. Det kommer psykologiskt att styra förhandlingen.
• Försök alltid förstå motpartens alternativ, det kräver ofta en noggrann psykologisk analys men redskapen finns.
• Undvik som vd att vara förhandlare.
• Tänk på att du har oftast har en bättre position än du tror. Hyresvärden måste till exempel också kalkylera med höga kostnader om du flyttar. Det kallas WATNA (Worste Alternative To Negotiated Agrement).
• Tänk på att omvärlden snabbt förändras och att din förhandlingsposition nu successivt förbättras. Marknaden för exempelvis butikslokaler håller på att sjunka ihop. Pressen på att sänka kontorshyrorna för tjänsteföretag kommer sannolikt att öka.
• Fundera på om ni verkligen behöver så stora lokaler som ni har idag?
• Ta hjälp! För bara för att du tycker förhandlingar är kul och tror att du är en duktig förhandlare så är det inte alls säker att du är det. Hyresförhandlingar är ett extremt dyr arena för självbekräftelse.