Så undviker du misstagen som kan fälla din omorganisation

När AI och ny teknik förändrar företagens sätt att arbeta ställs även organisationen på prov. Roller försvinner, ansvar flyttas, och nya kompetenser måste in. Men även om skälen till en omorganisation ofta är affärsmässigt rimliga, är det sällan besluten i sig som ställer till problem, utan genomförandet.

– Skälen till en omorganisation kan sällan ifrågasättas, men hur du genomför den kan få avgörande konsekvenser, säger Andrea Cartriers Lagnefors, arbetsrättsjurist och konsult på Helj.

Hon arbetar dagligen med arbetsgivare som står inför förändringar och ser tydliga mönster i vad som brukar gå fel.

Att låta personalen söka om sina jobb – en fälla

Ett av de vanligaste misstagen är att arbetsgivaren låter medarbetarna ”söka om” sina egna eller nyskapade tjänster i samband med en omorganisation. Många tror att det är ett smidigt sätt att hantera övertalighet eller att skapa rätt matchning, men enligt Cartriers Lagnefors är det precis tvärtom.

Hon menar att arbetsgivaren då förlorar kontrollen över processen – och i praktiken även möjligheten att forma sin drömorganisation. Arbetsgivaren har fortfarande kvar sin omplaceringsskyldighet, och turordningsreglerna gäller som vanligt om övertalighet kvarstår efter omplacering.

– När du låter medarbetarna söka egna eller andras tjänster lämnar du över rodret. Det kan skapa otrygghet och misstro, och det kan leda till att kompetenta personer lämnar verksamheten, säger hon.

Bakom beslutet att låta personalen söka om sina tjänster finns ofta en önskan att undvika tuffa beslut.

– Ibland känns det som en lättare utväg, där man slipper vara den som bestämmer vem som får vilken roll. Men i praktiken förvärrar det bara situationen, säger hon.

För tidig kommunikation kan vara brottsligt

Ett annat misstag handlar om kommunikationen. Många företag går till överdrift åt något håll: antingen kommunicerar de för mycket, för tidigt – eller för lite, för sent.

– Antingen berättar man allt innan något är förhandlat, eller så säger man ingenting förrän allt är klart. Båda ytterligheterna skapar problem, säger Andrea Cartriers Lagnefors.

Om arbetsgivaren informerar för tidigt, innan förhandlingar med facken är avslutade, kan facken se det som ett brott mot medbestämmandelagen. Samtidigt kan försenad information skapa oro och ryktesspridning.

– Balansen är avgörande. Ingen ska behöva höra på ett gruppmöte att just de ska bli uppsagda. Kommunikationen sätts av arbetsgivaren, men kan med fördel lyftas med facket så att de vet när informationen kommer och vad den omfattar, säger hon.

Frihet – men med ansvar

I svensk arbetsrätt råder stor frihet att organisera verksamheten som man vill. Det är sällan själva skälen till en förändring som ifrågasätts, utan hur processen går till.

Andrea Cartriers Lagnefors betonar att omorganisationer kräver resurser och planering – ofta mer än vd:ar tror. Förhandlingar, riskbedömningar och intern kommunikation tar tid.

– Omorganisationen är tänkt att lösa företagets problem. Om ni inte också avsätter de resurser som krävs för att den ska lyckas är arbetet ogjort, säger hon.

På företag med kollektivavtal har facken dessutom rätt till ett mer omfattande inflytande. Erfarenhet visar att där det finns tillit mellan parterna går processerna snabbare och smidigare.

Riskbedömning och kunskapsunderläge

Ett moment som ofta slarvas med eller rentav missas helt är riskbedömning av arbetsmiljön. När en organisation förändras kan risker uppstå för arbetsmiljö och hälsa, vilket arbetsgivaren är skyldig att bedöma och förebygga.

– Riskbedömningen behöver inte vara klar när du kallar till förhandling, men den ska vara färdig innan förändringen träder i kraft. Och se till att involvera skyddsombud eller medarbetarna. säger Andrea Cartriers Lagnefors.

Att hoppa över analysen kan ge oönskade konsekvenser långt efteråt – allt från sanktioner och böter till arbetsmiljörisker som leder till ohälsa eller konflikter.

En annan vanlig brist är att arbetsgivaren inte är tillräckligt förberedd inför förhandlingar. Många små och medelstora företag saknar egen HR-kompetens och kan därför lätt bli defensiva när facket har mer erfarenhet.

– Är du ovan vid förhandlingar kan du hamna i underläge. Facken behärskar förmodligen begrepp som du inte har lika bra koll på. Se därför till att du har tillgång till arbetsrättslig kompetens redan innan processen startar, säger hon.

Planera, förankra, förbered

Antalet varsel i Sverige ökade under 2025, och enligt Arbetsförmedlingen uppgår de till drygt 5 000 personer i september – en nivå som tyder på att allt fler företag tvingas till förändringar. I takt med att AI och automatisering pressar fram nya arbetsformer ökar behovet av strukturerade omorganisationer även i små och medelstora bolag.

Andrea Cartriers Lagnefors har ett rakt råd till vd:ar som står inför en omorganisation: planera hellre för mycket än för lite.

– Avsätt tid, avsätt kompetens och bygg relationen med facket i god tid. Då kan du genomföra förändringen på ett sätt som både är juridiskt hållbart och stärker förtroendet i organisationen, säger hon.