Så skickliggör du styrelsen som extern vd i en ägarledd värld

– När vi var färre i styrelsen, där både jag och grundaren satt, blev det ibland för operativt. Vi behövde fler perspektiv och tog därför in en extern styrelseordförande. Det har lett till bättre diskussioner och en mer strategisk nivå, berättar Dennis Sandblom.

Ulrika Liss-Daniels har en liknande syn. Hennes bolag har haft en extern ordförande i många år, och hon menar att det har varit avgörande för att säkerställa en mer objektiv och professionell styrelse.

– När ägaren också är ordförande kan det bli en obalans i maktstrukturen. Med en extern ordförande får vi in ett utifrånperspektiv som säkerställer att vi inte fastnar i det dagliga operativa, säger hon.

Balansen mellan ägare och vd

Ett återkommande tema är hur en extern vd kan hantera relationen med en stark ägare. Både Dennis Sandblom och Ulrika Liss-Daniels pekar på vikten av tydliga roller och kontinuerlig kommunikation.

– Jag och vår ägare har dagliga avstämningar där vi pratar om det som är aktuellt. Det gör att vi kan undvika missförstånd och säkerställa att vi drar åt samma håll, säger Ulrika Liss-Daniels.

Dennis Sandblom lyfter också fram vikten av att styrelsematerialet är rätt utformat.

– Som vd kan du styra mycket genom vad du lyfter fram i styrelsematerialet. Det gäller att hålla fokus på strategiska frågor och inte fastna i detaljer som egentligen hör hemma på ledningsnivå, förklarar han.

Ulrika Liss-Daniels håller med och menar att en av nycklarna till att skickliggöra styrelsen är att förbereda mötena på rätt sätt.

– Det bästa sättet att skickliggöra en styrelse är att se till att de har rätt underlag i god tid. Skicka material i förväg, prata med dem innan och kanske ha en gemensam workshop med förebyggande syfte. Styrelsen måste få en chans att vara insatt, och det är upp till oss i organisationen att hjälpa dem med det, säger hon.

Hon betonar att en levande diskussion är central:

– Att bara presentera en agenda och ekonomisk rapportering ger inte jättemycket. Styrelsearbetet blir bättre när vi är transparenta med information, uppmuntrar till frågor och skapar en kultur där vi kan diskutera öppet.

När styrelsen fastnar i detaljer

Ett problem i många ägarledda bolag är att styrelsen tenderar att gå ner i operativa detaljer. Här menar båda vd:arna att ordföranden har en nyckelroll.

– Det är ordförandens ansvar att hålla mötena på rätt nivå. Men även vd:n kan påverka genom att vara tydlig i förberedelserna inför mötena och säkerställa att agendan fokuserar på rätt frågor, säger Ulrika Liss-Daniels.

Dennis Sandblom menar att ett annat sätt att professionalisera styrelsearbetet är att regelbundet utvärdera styrelsens sammansättning och arbetssätt.

– Jag tycker att styrelsen ska utvärderas en gång per år. Är vi rätt sammansatta? Behöver vi fler externa kompetenser? Det är viktiga frågor att ställa sig för att kunna ta bolaget vidare, säger han.

Personkemi och förtroende är avgörande

Både Dennis Sandblom och Ulrika Liss-Daniels lyfter fram att personkemin mellan vd och ägare är avgörande för ett fungerande samarbete.

– Det handlar om en ömsesidig respekt och förståelse för varandras roller. Man behöver inte alltid tycka lika, men man måste kunna lyssna på varandra och hitta lösningar tillsammans, säger Ulrika Liss-Daniels.

– För mig har det varit en trygghet att min företrädare som grundare inte har varit inne och styrt, utan verkligen har låtit mig ta vd-rollen. Det är en nyckel för att det ska fungera, säger Dennis Sandblom.

Att vara extern vd i ett privatägt bolag där ägaren sitter i styrelsen kräver balansgång och fingertoppskänsla. Genom att säkerställa tydliga roller, bygga förtroende och lyfta styrelsearbetet till en strategisk nivå kan vd skapa ett starkt och professionellt samarbete med styrelsen – och därigenom bidra till bolagets långsiktiga framgång.