Så skapar du en fungerande ledningsgrupp

– Om ledningsgruppen fungerar dåligt är det stor risk att företaget också fungerar dåligt. Som vd har man stora möjligheter att påverka möteskulturen och ledningsgruppens arbetssätt, konstaterar Erik Mattsson, grundare och vd för konsultföretaget Ordrum, som hjälper sina kunder att utveckla sin kommunikationsförmåga.

Han har skrivit ”Möteskokboken” ihop med Anna Jöborn där författarna ger massor av råd kring många olika typer av möten, bland annat ledningsgruppsmöten.

– Min uppfattning är att man ska ha en ganska strikt form för sina ledningsgruppsmöten. Det är ju organisationens viktigaste möte.

Han tycker det är klokt att alltid ha mötet på samma tid och plats, ha samma rubriker på dagordningen och följa en årscykel av aktiviteter från verksamhetsplanering och budget till uppföljning och summering.

– Dessa möten ska vara fyrkantiga. Det är många frågor och kort om tid. Det gäller att diskussionerna fokuserar på det som är viktigast och inte hamnar i diskussioner om detaljfrågor. Jag tycker det är bra att då och då påminna om att alla i ledningsgruppen har ansvar för hela företaget. Ingen är där bara som representant för sin verksamhet och ingen är där som privatperson.

Temamöten

Förutom alla ordinarie ledningsgruppsmöten tycker Erik Mattsson att man kan ha sådana där man arbetar med ett visst tema och som är lite friare i formen.

– Dessa möten kan vara mer personliga och sociala där man också lär känna varandra bättre som personer. Här kan man med fördel kombinera nytta med nöje och gärna avsluta med en gemensam lunch, säger han.

Vad Erik Mattsson sett hända under pandemin är att många vd:ar mellan de ordinarie ledningsgruppsmötena och temamötena även genomfört många korta digitala mellansnackmöten på en halvtimme eller så med enskilda medlemmar i ledningsgruppen för att ventilera heta frågor.

– Jag hör många chefer som säger att de kommit närmare sina medarbetare än tidigare genom alla korta videosamtal på tumanhand. Det är en trend som jag hoppas kommer att fortsätta efter pandemin.

Att de flesta företag kommer att arbeta mer digitalt efter pandemin står nog helt klart. Men Erik Mattsson tycker inte att ledningsgruppen ska använda sig av hybridmöten där några medlemmar i ledningsgruppen finns på plats på kontoret och andra sitter hemma.

– I alla fall inte när det är riktigt viktiga frågor som ska avhandlas. Det finns nämligen risk att de som inte finns på kontoret inte känner sig delaktiga. Bättre är då att alla är med digitalt så att alla har samma inflytande i gruppen.

Vd:n i förarsätet

När det gäller ordförandeskapet i ledningsgruppen tycker han att det alltid ska vara vd som står för det.

– Det finns företag som kör med roterande ordförandeskap men det tycker jag inte är en bra lösning. I ledningsgruppen är det ju inte demokrati som gäller utan det är vd som alltid fattar det slutgiltiga beslutet.

Ledningsgrupper fungerar naturligtvis olika bra i företag och det är vd som måste se till att man får ett bra flyt här.

– Det vanligaste problemet som uppstår i ledningsgrupper är att det finns medlemmar i den som prioriterar sina egna domäner och inte tänker på helheten.

Han har också sett att det kan uppstå problem om en ny vd ärvt sin ledningsgrupp.

– Om vd:n rekryteras internt finns det kanske någon i den ärvda ledningsgruppen som tycker att hen borde ha fått det jobbet i stället.

Om det fungerar dåligt i ledningsgruppen måste man kanske ta in utomstående organisationspsykologer för att lösa problemen.

– Då tycker jag att man ska ha en sådan som är sparringpartner till vd och en annan som jobbar med hela gruppen. Det brukar bli bättre balans i konflikthanteringen på det sättet, avslutar Erik Mattsson.