Rätt strategi viktig för att hantera besvärliga personer

Besvärliga personer Att drabbas av extremt besvärliga personer är en utmaning för varje arbetsgrupp och företag. Och har inte chefen och ledningen kunskaper och rätt strategi för hur de ska agera kan det lätt bli katastrofala effekter.

Rätt strategi viktig för att hantera besvärliga personer

Varje vd har någon gång drabbats av vad de upplever är extremt krångliga och besvärliga personer. Och då långt utanför vad som kan anses som normalt i de reaktioner och beteenden de möts av.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Det finns alltid en stark vilja att sätta etikett på dessa personer, konstaterar Gustav Gabrielsson som driver Minerva Kompetens, en verksamhet i Göteborg som bland annat hjälper företag och kommuner med olika typer av sociala utredningar. Kanske benämner man dem psykopater eller antisociala, men det kan handla om 9-12 olika diagnoser, enligt expertisen. Därför är det enklare att tala om personer med svagheter i sin personlighetsstruktur.

Det är med andra ord en rätt diffus grupp, men de framkallar kraftiga reaktioner från omgivningen med ilska och aggressioner som följd. Ofta handlar det om att dessa personer bokstavligen drar igång seriereaktioner hos alla i gruppen runt omkring. Här hjälper inte de normala skyddsmurar som rutinerna utgör och konflikterna kan bli så stora att ett mindre företags existens kan vara hotat.

Starka reaktioner

Vad handlar det då om, när dessa reaktioner uppstår hos de enstaka individer det ändå rör sig om? Man kan beskriva det som att en normal tillrättavisning eller ett förslag från en chef om att göra på lite annat sätt, något som nästan alla människor kan hantera, på grund av den väldigt speciella personligheten uppförstoras på ett monumentalt sätt.

– Dessa personer upplever då ett hot som slår mot hela deras existens, att de totalt tappar ansiktet och blir förintade, säger Gustav Gabrielsson. Deras logiska reaktion är därför att kämpa för sin existens med alla medel.

Gustav Gabrielsson på Minerva Kompetens har stor erfarenhet att hjälpa verksamheter som drabbats av besvärliga personer.

Chefen som kommunicerar med personen ifråga möts därför av en helt orimlig respons utifrån det som sagts. Det är också vanligt att chefen blir väldigt utsatt då dessa personer inte drar sig för att sprida rena lögner, exempelvis om att de blivit nervärderade och mobbade.

Reaktionen sprider sig ofta i en organisation och inte sällan så tar arbetskamraterna ställning för den besvärliga personen och chefen som i verkligheten är den utsatte känner en oerhörd ilska och aggression då hen upplever sig ifrågasatt som lögnare och mobbare.

– De övriga medarbetarna vet heller inte hur de ska agera på chefen ifråga eftersom de hört att denne kan mobba och allt detta sprider splittring, konstaterar Gustav Gabrielsson. Och chefen blir också rädd.

Viktigt agera snabbt

Om en situation uppkommer som den ovan beskrivna gäller det att agera snabbt och så professionellt som möjligt. Det går att klara det själv, men det kan vara klokt att ta hjälp i besvärliga fall. Gustav Gabrielssons har många råd:

• Agera aldrig ensam som chef när du ska försöka lösa problem med en mycket besvärlig medarbetare. Var helst tre personer med i mötet. Detta är viktigt för att man ska kunna stödja varandra och validera den information som man får sig till del. Man behöver hjälp när det plötsligt påstås att man hotat den berörde under föregående möte, trots att detta inte är sant.

• Ha separata arbetsmöten som pågår regelbundet med den berörde och de övriga som är chefens stöd. Och var beredd på att det kan komma bakslag, med nya lögner och rökridåer.

• Det är extremt viktigt att kommunicera att företaget tagit tag i de problem som alla känner till. Det gäller att ta kontroll över vad som kommer ut för att undvika ”viskleken”. Man måste berätta om vilka som har ansvar för diskussionerna och tala om att man försöker hitta en positiv lösning för alla parter. Det är viktigt att erkänna att det finns en konflikt men man ska inte gå in på några detaljer.

• I förhandlingsgruppen är det klokt att växeldra. Så fort någon upplevs lite ”bränd” så byter man talesperson med målsättningen att hela tiden komma framåt.

• Undvik att försöka ge igen trots alla lögner. Ett problem är att även chefen är människa och drabbas hårt känslomässigt. Men här gäller det att vara professionell.

• Man måste försöka ha målfokus och vara tydlig med vad man är ute efter. Det handlar inte om att ge personen ifråga upprättelse utan bara om att signalera att man vill få allt att fungera normalt. Man får inte börja spela på den besvärliga personens spelplan.

• Man måste hela tiden signalera lågaffektiv professionellt och göra sig ofarlig, men ändå bevaka det uppdrag som har givits. Det kan handla om att tala långsammare, anstränga sig att lyssna och ständigt repetera vad som sagts. Och det gäller att få bort fokus om kränkningen och tala om de arbetsuppgifter som ska slutföras.

• Gå inte in och diskutera egna känslomässiga upplevelser under mötet. Det är personens beteende som är intressant – inte de egna känslorna som konfliktlösare. Och man måste komma ihåg att en sådan här process är oerhört jobbig för alla inblandade. I sammanhanget är det viktigt att de berördas familjer är informerade om den höga belastning som detta medför.

• Undvik välmenande speciallösningar. De här personerna är experter att få alla att dansa efter sin pipa.

• Begränsa budskapet i alla diskussioner till max tre punkter. Det gäller att fundera vad essensen i budskapet är.

• Glöm inte bort de övriga medarbetarna i arbetsgruppen. Det är viktigt att vara särskilt uppskattande mot de övriga under en konflikt. Annars blir känslan från dem att cheferna tycker illa om dem på samma sätt som den konflikten gäller.

Tar några månader

Enligt Gustav Gabrielsson tar det oftast en till tre månader med veckovisa möten innan man får kontroll på situationen. När man får ett genombrott och den besvärlige börjar förstå att situationen är ofarlig kan det gå ganska fort.

– De måste förstå att inställningen från arbetsgivaren inte är att bli av med dem utan det handlar om att de är anställda för att göra ett jobb och att det är det som diskuteras, säger han.

Det brukar också fungera bra att få med sig facket om man gör allt på ett systematiskt sätt, enligt Gustav Gabrielsson. Att försöka lösa problemet är ofta en bra väg istället för ett dyrt utköp.

– Det är så den svenska arbetsmarknaden är utformad, det vill säga att skydda de svaga, avslutar Gustav Gabrielsson. Men visst kan det vara besvärligt när det är de svaga som är ”förövarna”.

Fakta

Tips kring möten med besvärliga personer

  • Var flera.
  • Ha regelbundna möten.
  • Kommunicera om vad som händer.
  • Var professionell och undvik känslor.
  • Undvik speciallösningar.
  • Tänk på hur du gör i normala situationer.
  • Ha ett begränsat budskap och styr mot ett mål i samtalen.
  • Ta hand om den övriga personalen.

 

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.