Lätt att man känna skuld vid flexibelt arbete

– Gränssättningen är det verkligt svåra, att man jobbar för mycket och kollar mejlen på kvällen utan att räkna det som arbetstid, det finns mycket vi kan förbättra, säger Sofie Bjärntoft som forskar om flexibelt arbete vid Högskolan i Gävle.

Gruppintervjuer med medarbetare som arbetar flexibelt gav forskarna i Gävle konkreta förslag om hur man kan skapa en god arbetsmiljö. Förslag som sedan fördelades efter vem som har ansvaret; organisationen, gruppen eller individen.

– Fokuset på hur organisationen behöver anpassa sig är nytt, tidigare har man tittar mer på individen, och att det handlar om konkreta förslag för förbättring, berättar Sofie Bjärntoft.

Organisationen behöver en delad vision och riktlinjer kring hur man kan använda flexibelt arbete och också att chefen anpassar det till gruppen och förmedlar till gruppen att man jobbar på gruppnivå.

– Arbetsgivaren måste tydliggöra vilka tider man får jobba och när och hur ofta man förväntas vara på plats. Och organisationen ska ge stöd och utbildning till chefer för att utveckla och anpassa sitt ledarskap till flexibelt arbete.

– Det var inte klart uttalat utan verkade bero lite på chefen om man fick jobba på distans och hur ofta man behövde vara på plats.

Viktigt är att ge stöd så att medarbetarna kan hitta strategier för hur de kan sätta gränser mellan arbete och privatliv. Annars finns en risk att det blir ett gränslöst arbete som saknar den viktiga återhämtningen.

– Chefen behöver hjälpa till att sätta gränser mellan arbete och fritid genom regelbundna avstämningar med medarbetarna.

Gruppen behöver ta initiativ för att skapa en god gemenskap och en strategi med tydliga förväntningar om tillgänglighet.

– Till exempel använda Skype, Teams, eller Outlook för att kommunicera när man arbetar. Att veta när kollegan jobbar eller blir tillgänglig är också ett bra sätt att minska stressen.

Det måste vara ok inom gruppen jobba flexibelt på distans utan att det skapar dåligt samvete eller att det blir negativ stämning i gruppen.

– Om någon gick tidigare någon dag, men sedan jobbade i kapp det på kvällen då kände denne lätt en skuld och ett behov av att förklara sig. ”Det känns som att folk tror att man inte jobbar”.

En nyckel är att själv ta initiativ för sin arbetsmiljö, till exempel lyfta förslag till gruppen eller chefen och sätta egna gränser för att få tid till återhämtning.

– Ofta kan det handla om förväntningar på sig själv att vara tillgänglig och jobba mer, snarare än förväntningar från chefer och kollegor.

Gränssättningen ser Sofie Bjärntoft som det verkligt svåra med att arbeta på distans, att man jobbar för mycket, till och med kollar mejlen på kvällen utan att räkna det som arbetstid.

– Jobba inte på ledig tid, använd till exempel kalendern för att schemalägga arbetstiden och även pauser. Då har man också koll på hur mycket man jobbar och att det finns tid för den viktiga återhämtningen, avslutar Sofie Bjärntoft.

Studien är ett samarbete mellan Trafikverket och Arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle för att undersöka för- och nackdelarna med flexibelt arbete.