Inga produkter i varukorgen.
Konsten att säkra betalning
Ekonomistyrning
I tider när konkurserna står som spön i backen blir det viktigare än någonsin att försäkra sig om att få betalt i tid. Experten berättar hur en bra faktureringsprocess ser ut, och vad du ska du göra om kunden inte betalar.
Karin Berggren är chefsjurist på Företagarna. Foto: Oskar Omne
En välorganiserad och effektiv faktureringsprocess har direkt påverkan på ditt företags lönsamhet. Denna process inleds redan i början av affären, förklarar Företagarnas chefsjurist Karin Berggren. Ska du till exempel göra en större affär med höga belopp inblandade och kunden är ny bör du kontrollera betalningsförmågan. Ta en kreditupplysning och gör en värdering utifrån den.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium
Läs vidare – starta din prenumeration
- Strategiska artiklar med tips och analyser.
- 6 fullmatade magasin årligen.
- Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
- 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Om du av någon anledning inte vill ta en kreditupplysning, så ring åtminstone kronofogdemyndigheten och fråga om de har kunden i sina register. Då får du reda på om det finns någon ansökan om betalningsföreläggande eller om det pågår något utmätningsförfarande mot personen eller företaget, säger Karin Berggren.
Även för återkommande kunder kan det vara idé att någon gång emellanåt ta en kreditupplysning för att försäkra sig om att kundens ekonomiska situation inte drastiskt har förändrats. Men en kreditupplysning är förstås inget universalknep för att undvika kunder med betalningssvårigheter. Rapporten du får bygger på många källor som bara uppdateras årligen, och den återspeglar därför inte alltid senare händelser eller ekonomiska förändringar. En kund kan med andra ord ha hamnat på obestånd utan att det framgår av kreditupplysningen.
Fakta
Företagshypotek
Ett företagshypotek är en form av säkerhet som företag kan använda för att säkra lån. Företagshypoteket är knutet till företagets rörelsekapital eller andra tillgångar som inte är fast egendom. Dessa tillgångar kan inkludera inventarier, maskiner, varulager, fordringar och ibland även immateriella tillgångar som varumärken eller patent.
Ett företag kan använda information från företagshypotek för att bedöma en potentiell kunds eller affärspartners finansiella stabilitet och kreditvärdighet. Företagshypotek ger insikt i hur ett annat företag hanterar sina tillgångar och skulder, vilket kan vara en indikator på deras finansiella hälsa och deras förmåga att fullfölja ekonomiska åtaganden.
Värdefulla kundrelationer
Det är därför bra att ha en god dialog med sina kunder. Inte för att de nödvändigtvis kommer att avslöja om de befinner sig i en kris, men du kan snappa upp information som ger dig en bättre uppfattning om kundens situation. Av samma skäl bör du också bevaka branschen där dina företagskunder verkar.
– Om du ser att något händer i branschen som gör att du kan börja misstänka att det kanske har börjat gå sämre för en kund, så kan det vara läge att ta en kreditupplysning, säger hon.
Företagshypotek är också en källa att gå till för att bedöma en företagskunds finansiella stabilitet och kreditvärdighet. Ett företagshypotek är en form av säkerhet som – vanligtvis större – företag kan använda för att säkra lån. Registren är offentliga och det går där att få information om hur den potentiella företagskunden hanterar sina tillgångar och skulder.
Dröjsmålsränta som påtryckningsmedel
När det är dags att skriva avtal med kunden är vissa saker särskilt viktiga att tänka på. Med kunden bör du komma överens om avtalsvillkoren:
– Vad är en rimlig kredittid? Och vad ska vi avtala kring dröjsmålsränta? Att ha en högre dröjsmålsränta än enligt räntelagen kan vara ett påtryckningsmedel, tipsar Karin Berggren.
Fakta
Karin Berggrens 7 punkter för att säkra betalningar
- Ange tydliga betalningsvillkor. På fakturan ska tydligt framgå förfallodatum, betalningsmetoder och eventuella avgifter för sen betalning.
- Skicka räkning omedelbart efter att varor eller tjänster har levererats. Det minskar tiden mellan leverans och betalning och minimerar risken för att kunden glömmer bort att betala.
- Gör det så enkelt som möjligt för kunden att betala. Erbjud flera betalningsalternativ, som onlinebetalning, direktöverföring, eller betalning via kreditkort. Se till att betalningsinformationen är tydlig och enkel att följa.
- Skicka påminnelser före förfallodatumet och följ upp snabbt på obetalda fakturor. Ett automatiserat system för att skicka påminnelserna spar tid och säkrar upp att de skickas regelbundet.
- För nya kunder eller stora projekt, överväg att begära förskottsbetalning eller deposition.
- Upprätthåll god kommunikation med kunderna. En stark kundrelation gör det lättare att uppfatta tecken på att kunden har betalningssvårigheter.
- Ge rabatter för tidig betalning. Genom att reducera priset för kunder som betalar sina fakturor i förväg eller före förfallodatumet ger du incitament för snabb betalning.
Det är tillåtet att ha en högre dröjsmålsränta än räntelagen säger om man har avtalat det i förväg. Beträffande kredittiden är den klassiska varianten att ha sista betalningsdag om 30 dagar. Denna praxis beror sannolikt på att räntelagens regler säger att man kan ta ut dröjsmålsränta först 30 dagar efter anfordrande. Men i en del branscher är det mer vanligt med 10 eller 20 dagar, och står det en sista betalningsdag på fakturan så får fordringsägaren ta ut dröjsmålsränta efter den.
– Ett alternativ, om det är själva betalningsflödet man är ute efter, är att sälja sina fordringar. Då får företaget inte full betalning eftersom den som köper fakturan ska ha sin del, men det kan vara ett sätt att få in kontanter snabbare och öka sitt bolags likviditet. En del bolag har det som en rutin för att slippa hanteringen av krav på betalning helt och hållet, säger hon.
Tänk bara på att meddela detta förfarande till kunden, så att den betalar till rätt bolag.
Man kan också göra upp om till exempel delbetalningar där en viss del är förskottsbetalning och en del betalas vid leverans.
Erbjud avbetalning
Men om kunden inte betalar – vad händer då? Då är det standardförfarande som gäller. Du kan skicka både betalningspåminnelse och inkassokrav själv, eller anlita en inkassobyrå för det. Får du ändå inte betalt är alternativen att ansöka om betalningsföreläggande hos kronofogden eller stämma i domstol. Detta kallas för att vidta rättsliga åtgärder i inkassokravet. Det är först om du fått utslag om betalningsföreläggande eller en dom som fastställer din fordran som du kan gå vidare till kronofogden och begära utmätning.
En domstolsprocess kostar tid och pengar och kan du få dina pengar på annat sätt är det förmodligen att föredra. Karin Berggren tipsar om att erbjuda en kund i knipa en anpassad avbetalningsplan.
– Ofta är det kunden som föreslår detta, som ett sätt att lösa problemet. Då får ju leverantören åtminstone lite betalt allt eftersom. Och är det så att kunden verkligen är på obestånd och försätts i konkurs, men har betalat enligt avbetalningsplanen, då är det oftast inga konstigheter. Konkursförvaltaren brukar inte begära återvinning av det som har betalats enligt avbetalningsplanen. Så det kan vara ett skäl till att man går med på en avbetalningsplan.
