Inga produkter i varukorgen.
Hur bör man kommunicera kring Corona
Coronabloggen I denna snabbrörliga värld står många ledare inför frågor som de kanske inte ens har svar på. Vad ska man som ledare tänka på i sin kommunikation kring Corona och hur bör man organisera sig? Här kommer artikel 2 i min serie om kommunikation för ledare med anledning av Corona (Covid-19).
1. Börja jobba med integrerad kommunikation
Det är fortfarande vanligt att man arbetar med decentraliserad kommunikation i stora och komplexa organisationer – men optimalt – särskilt i en organisation som vill jobba resurssmart eller som står inför många förändringar eller inför en kris är att jobba med integrerad kommunikation. Det innebär att ni samlar kommunikatörerna eller en specialiserad grupp av kommunikatörer, om ni har många, i ett litet core-team. Detta möjliggör att ni kan kontrollera och möjliggöra att all kommunikation som ni tar fram och sänder från er organisation, både internt och externt på ett koordinerat vis kan utgå från ett gemensamt material – core budskap som sedan anpassas till alla era kanaler. Det innebär att ni kan börja förmedla ”samma budskap i alla kanaler samtidigt”, så kallad Omni-Channel kommunikation och skapa en sömlös-upplevelse för mottagarna. Varför är detta viktigt. Jo för i situationer av förändring- och kris är det viktigt att ni är proaktiva och äger kommunikationen och genom att ta kontroll över era huvudbudskap och core-messages såhär möjliggör ni detta.
Vilka ska då ingå i detta core-team. Jo kommunikation och marknadspersonal som kan se till att täcka alla era målgrupper internt och externt. Det kan också vid just kris-tider också ingå HR-personer och någon som representerar ledningsgruppen.
Detta team ska ha regelbundna avstämningar där man går laget runt, och rapporterar senaste nytt. Sedan tar en person ansvar över att ta fram core-message/huvudbudskapet och sedan ser alla som är redaktörerna till att publicera det vid en utsatt tidpunkt i alla kanaler.
2. Hur ska du som ledare kommunicera med medarbetarna
Den viktigaste tillgången i en organisation – är dess medarbetare. Om de inte blir informerade och inte förstår vad som händer kommer kommunikationer utanför organisationen att vara svårare.
Studier har visat att ledare har en speciell roll som minskar anställdas ångest. I studier av kriskommunikation efter 9/11 beskrev många medarbetare hur viktigt det var att höra ledarens röst, vare sig det var live eller via e-post, telefonmeddelanden eller sociala medier.
Därför är det oerhört viktigt att du är en närvarande ledare – och även om det inte går att vara det i fysisk form i samma utsträckning just nu så har vi faktiskt en mångfald av teknik man kan använda sig av för att vara närvarande.
Som avsändare av information, oavsett var i ledar-ledet du sitter, måste du också hela tiden arbeta på din trovärdighet och det gör du genom att vara sann, ärlig samt transparant. Men då vi just nu står inför en situation där man på det privata planet också drabbas av den Corona-pandemi som just nu försegår, är allt vi nu kommunicerar extra känsligt. Så därför måste du som ledare vara extra lyhörd för hur dina medarbetare mår, och tänka på hur du kan närma dig situationen med empati.
Då det gäller kommunikation ska du tänka ”utifrån och in” – Hur mår min målgrupp? Vad behöver de veta just nu för att deras situation ska bli bättre just nu? Du måste således förstå deras ångest och behov för att kunna kommunicera ut vad det behöver veta för att ni ska få organisationen och medarbetarna att göra si och därtill känna tillit och trygghet.
3. Information på intranätet och gemensamma plattformar
Lägg upp information regelbundet på en mycket synlig plats. Vid förändringsledning kan man säga på samma plats, vid samma tid, varje vecka. Men i dagsläget kan vi beskriva att situationen mer likna kris – och då är det mer åt krisorganisations-kommunikation man bör gå. Och då gäller det att informationen publicerar på en fysisk plats eller virtuell e-post, företagets intranät, Slack- eller Facebook-kanal.
Kommunikationen ska också ske ofta. Så kommunicera inte mindre än varannan dag.
Försök att tillhandahålla aktuell information snarare än att vänta tills du vet alla svar. Du kan alltid uppdatera allt vart eftersom.
Viktigt är också att ni beskriver hur beslut fattades i frågor som resor, hemifrån etc. Och varför ni gör vissa saker.
4. Krisorganisation eller inte…
Är inte organisationen riggad för kris kan det vara hög tid att göra det nu. Denna situation är inte normal, den kommer hålla på under en period men en krisorganisation bör tillsättas som tar hand om allt som just nu sker utöver en normal situation. Så att linjeorganisationen kan fokusera på att hålla den dagliga verksamheten igång.
En del organisationer har redan tillsatt en krisorganisation och andar har också hunnit lösa upp den för att istället gå in i en förändringsprocess och sett över hur hela linjeorganisationen kan formas och arbeta efter den nya ”verkligheten”. Och således gått in i en förändringsfas.
Oavsett var er organisation nu befinner sig så måste ni se över alla era riktlinjer policys, rutiner och lathundar som berörs av denna Corona (Covid-19) pandemi vi just nu befinner oss i. Och se till att kommunicera den till medarbetarna!
Maria Frändegård
Vd och seniorkonsult kring kris- och förändringskommunikation, Govert
