Förstå förändringskurvan i Coronatider

Förändringskurvan, eller som den först kallades ”Five stages of grief” presenterades av psykiatern Elisabeth Kübler-Ross 1969, och enligt denna så reagerar vi alla först med motstånd. Det är så vi människor är skapade för att skydda oss själva. Sedan går vi igenom olika faser, vissa snabbt andra långsamt, några kan dessutom gå tillbaks något steg innan de går fram i kurvan igen. Och några – de fastnar helt i en fas. Men enligt denna modell så går stegen alltså inte att hoppa över. Och enligt Elisabeth Kübler-Ross så finns det alltså fem stadier i denna kurva, förnekelse, ilska, förhandling, depression och acceptans. Och målet är att nå acceptans och sluta fokusera på det som de förlorat och börja acceptera förändringen.

Men alltsedan 60-talet har förändringskurvan modifierats men fortsatt att vara just en kurva, som först går ner och som sedan går upp.

Men varför ska man som ledare och medarbetare då lära känna förändringskurvan?

Som ledare är din främsta uppgift att vägleda och slussa dina medarbetare igenom och ur förändringskurvan. Varför? För att du vill att organisationen inte ska stanna upp utan återgå till vanlig produktion och effektivitet. Och för att vara kristallklar så handlar förändringen således inte om att ändra processer eller rutiner i första hand utan att ändra medarbetarnas beteende. Och vad vi alla vet är att det ibland kan ta lång tid att ändra sitt beteende för vi är dock bara människor. Så vad måste man då som ledare tänka på – jo att man under en tid av förändring är extra lyhörd, empatisk och föra en nära dialog med sina medarbetar – hela tiden.

Inom Change Management välkomnade man modellen ”Five stages of grief” med öppna armar men ändrade namnet till förändringskurvan ganska snabbt och genom modellen fick man också äntligen redskap som var baserad på forskning och som kunde användas i syfte att förklara för organisationer just varför deras ledare, kollegor, medarbetare och andra målgrupper reagerade på olika sätt när en stor förändring skett. Och genom att lära ut detta till ledarna och medarbetarna kunde de få en större förståelse för var ens kollegor och målgrupperna befann sig i. Och som en handbok och facit kunde ledare få vägledning i vad man bör kommunicera till sina målgrupper, i syfte att förflytta dem vidare till nästa stadie. Och på samma sätt används förändringskurvan fortfarande idag.

Förändringskurvan nedan är min översättning och sammantagen tolkning en mängd förändringskurvor som presenterats genom åren och som används inom Change Management.

Men hur kan man genom kommunikation slussa medarbetarna igenom kurvan?

Man kan väl säga att de flesta medarbetarna brukar fastna på den vänstra sidan av kurvan. Och här kommer de inte vidare förrän de bland annat fått svar på vissa frågor.

Så för det första behöver man utse en förändringsledare. Är det en förändring som berör hela organisationer är det Vd som är ytterst ansvarig för att utreda, skapa och kommunicera svaren på dessa frågor. Då det gäller Coronaviruset (Covid-19) skulle jag säga att det i de flesta fallen är Vd som är ansvarig. Om det däremot är en förändring som bara drabbar en avgränsad del av organisationen behöver en förändringsledare utses och som svarar på frågor, men denna ska dock backas upp av en supporter i den högre hierarkin.

För det andra ska man skapa en kontext och sätta scenen för just sin organisation och sin förändring. Och här är den viktigaste frågan att besvara i början av en förändring ”varför” man gör saker och ting, samt ”varför” vissa saker sker. En annan fråga som också är viktig att besvara i början är ”var”. Var ska vi? Hur ser riktningen ut? Hur ser målen ut? Att utveckla målen och förklara var vi ska är viktigt för att få medarbetarna att förstå och få en vision och riktning att arbeta efter och anpassa sig till och slutgilltigen acceptera.

För det tredje är det också viktigt att du som både förändringsledare och ledare inte flyr undan eller duckar för frågor utan att du vågar fronta och svara på frågor. Har ni en avgränsad förändring i organisationen är det viktigt att du som Vd eller annan ledare i den högre hierarkin som supportar denna förändringsledare och visa att ni står bakom och frontar tillsammans med förändringsledaren ibland.

För det fjärde är det internt viktigt att vara så ärligt ni kan i er kommunikation. Externt gäller det att svara relevant och ge den information som era målgrupper behöver för att förstå och göra det ni vill att de ska göra.

Men i början så har man inte alla svar, det är helt naturligt i en förändringsprocess och i en krissituation. Därför ska man börja med att kommunicera lite i taget och bygga på budskapen allt eftersom. Men det viktigaste är att du kommunicerar.

Ett bra redskap som också medarbetarna och målgrupper älskar är att kommunicera en ”Q & A”, ett fråga-och-svars dokument som ni utvecklar längs med resans gång.

Men hur gör man då för att få sina medarbetare att komma vidare i förändringskurvan och börjar bygga engagemang?

Jo genom att:

1: Bjuda in och låta medarbetarna ta ägandeskap om att hitta lösningar till hur ni når era mål.

2: Genom att visualisera och illustrera hur ni, era tjänster eller produkter kommer att se ut nu med anledning av de nya förändringarna.

3: Och genom att fira era framgångar! En förändringsprocess kan ta lång tid, ibland flera år. Och därför är det viktigt att dela in denna långa process i små delprojekt eller steg. Vid slutet av varje steg ska ni fira. Det behöver inte vara stort men det ska firas på något sätt som medarbetarna känner av – kan ta en nypa luft och känna att ni faktiskt har kommit någonstans, och att de blir belönade och uppmärksammade för det de gjort.

När det gäller Coronaviruset (Covid-19) så får vi hoppas att läget blir bättre ju närmare sommaren vi kommer, men som ledare är det viktigt att förstå att en vecka i ett karantänsamhälle lätt kan kännas lika lång som en vanlig månad – så här är det extra viktigt att hitta sätt att hålla ihop gruppen, coacha, uppåt puffa, vara närvarande och fira. Hur kan ni fira i er organisation? Prata ihop dig med dina kollegor och leta fram några kreativa lösningar som kan få era medarbetare att känna lite extra värme just nu under den långa våren.

Maria Frändegård

Vd och seniorkonsult kring kris- och förändringskommunikation, Govert