Har du verkligen ont om tid – eller bara för många störmoment?

Aldrig tidigare har människor jag möter pratat så mycket om tid.

Tipping Point verkar nådd i de flesta organisationer vi arbetar med. Vi har för mycket på vårt bord. Det blir kontraproduktivt. När vi bara är i ett ”görande” och inte har tid för att reflektera, vara i stillhet, komma ner i djupet i våra samtal så kommer effektiviteten på sikt att gå ner.

Ja, enligt Dan Nixon tidigare chefsekonom på Bank of England, så har den redan gått ner i 14 år i världen. Trots att vi hela tiden försöker effektivisera allt mer. Mer plattformar, mer system som i sin tur skapar mer kontroll och mindre arbetsglädje.

Vi behöver börja ta bort. Ta bort överflödiga system som bara skapar kontroll, ta bort kommunikationskanaler som gör allt otydligare, ta bort alla möten som inte skapar effekt, ta bort förändringsprocesser och ta en i taget tills den är förankrad innan vi börjar med nästa.

Ta bort i stället för att lägga till

Jag har sett ett fåtal som exempelvis tagit tag i sin digitala kommunikation.

Vi kan ta mejlen som ett exempel. 1993 kom studien ”Information overload” som handlade om mejl. Vi skickar för mycket mejl och kopierar in för många. 32 år senare är det få som tagit tag i detta. Vi verkar nöjda med att vara missnöjda.

Vi människor har svårt för att ta bort, vi lägger mycket hellre till. Ta våra kommunikationskanaler exempelvis. Vi lägger hela till nya kanaler att kommunicera i, trots att vi inte ens tagit tag i mejlet. Det blir bara mer att göra och det blir både otydligt och ineffektivt.

Ett intressant forskningsprojekt visade just detta. Forskarna ville ta reda på om det stämde att vi har svårt att tänka bort eller ta bort saker. De byggde en bro i lego med fyra pelare, och tog sedan bort en bit från en av pelarna så att bron blev lite sned. På golvet lade de ut 50 lösa legobitar.

En försöksperson i taget fick i uppgift att stabilisera bron. Det de inte visste var att ingen av bitarna på golvet passade för att laga den pelare där biten saknades.

De fick 15 minuter på sig. När tiden började rinna ut, satte de ofta dit den legobit som nästan passade. Bron stod fortfarande lite snett.

Efter att många vuxna i försöksgruppen hade testat — utan att någon lyckats lösa uppgiften — gick man vidare till en annan grupp, bestående av barn. För de flesta av dem tog det bara några minuter innan de tog bort en legobit på de andra tre pelarna – och bron blev stabil.

Det vill säga: vi vuxna har svårt att ta bort, och vill hellre lägga till för att lösa ett problem.

Tid är inte bara en resurs – det är ett förhållningssätt

Samma sak gäller våra möten. Trots att det är enkelt att åtgärda och skulle frigöra massor av tid. De organisationer som gör det frigör i snitt 30 procent av mötestiden. Det motsvarar åtta timmar per vecka – för dig och alla dina chefer.

Ändå är det få som vill lägga denna lilla tid för att frigöra all den tiden. Det vanligaste argumentet vi får höra är: ”Just nu hinner vi inte. Vi ska göra det – men inte just nu, för vi har fullt.”

Dels behöver vi, om vi menar allvar med att skapa arbetsglädje, effektivitet och resultat, börja ta bort sådant som inte skapar värde.

Och vad kostar det att inte göra det?

Eller tänk så här: Vad skulle dina chefer ha gjort med dessa åtta timmar i veckan – om ett år? För din organisation blir det 8 timmar × antal chefer × 45 veckor. Det är mycket tid.

Vi behöver också börja prata om vårt förhållningssätt till tid. Är timglaset halvfullt – eller halvtomt?

För ett par år sedan bjöd sommaren på fantastiskt väder i stort sett i hela Sverige. Alla jag pratade med sade: ”Vilket fantastiskt väder vi har haft.”

Sedan lade hälften till: ”Vi har gjort så mycket under semestern. Vi har badat, grillat och umgåtts. En härlig semester.”

Och hälften sade: ”Det sade bara swoosh, så var semesterveckorna förbi.”

Samma väder. Samma tid.

Vi kan alla frigöra tid

Jag fick barn tidigt och har därför redan fem barnbarn. När jag möter gamla kompisar som kanske har tonårsbarn, säger de ofta:

”Micke, herrejisses – har du redan fem barnbarn? Vart tog tiden vägen?”

Men jag tycker inte att tiden säger swoosh eller försvinner snabbt.

Det känns som en oändlighet sedan jag var på BB för första gången och fick se min första dotter.

Tänk vad mycket vi har hunnit med sedan dess – så många upplevelser under alla dessa år. Jag minns bara en bråkdel av allt som hänt.

Om du, som jag, jobbar 40 timmar i veckan mellan 22 och 65 års ålder, kommer du att ha jobbat knappt 10 procent av ditt liv – om vi räknar med ett genomsnittligt liv på 85 år.

Du har säkert hört någon säga att livet bara är jobb, och att de inte hinner göra något annat.

Jag tror att vi behöver stanna upp. Tänka efter. Det är så lätt att säga: ”Ja, vart tog tiden vägen?”

Men då har jobbet alltså utgjort 10 procent av livet. Under de arbetsföra åren är det knappt 20 procent.

Ja, du kanske tänker: ”Men jag jobbar ju 48 timmar i veckan.”

Då kommer du upp i 12 procent arbetstid av livet.

Jag tror att vi behöver stanna upp. Tänka efter. Det är så lätt att säga: ”Ja, vart tog tiden vägen?”

Men vårt förhållningssätt avgör om vi tycker att vi har ont om tid – eller gott om tid – i livet.

Om jag har turen att bli gammal, kommer jag att uppleva att mitt liv varit rikare och mer meningsfullt – om jag upplevt att jag haft gott om tid.

Det jag har försökt säga är att vi kan frigöra tid genom moderna arbetssätt.

Och med rätt förhållningssätt kan vi uppleva att tiden säger swoosh! – men på ett positivt sätt.

Har du ont om tid – eller gott om tid – i livet?

Micke Darmell är föreläsare och författare med över 50 000 timmar i mötets tjänst.