Inga produkter i varukorgen.
Bli en mästare på prioritering, planering – och delegering!
Effektivitetsskolan del 2
Få saker är viktigare för din effektivitet än förmågan att prioritera. Där kan man alltid bli bättre, och experten Ingrid Hegg förklarar hur!
Ser du dig som en mästare på att prioritera? Sannolikt har du ändå förbättringspotential på det området. Ingrid Hegg, effektivitetskonsult på Petra Brask, visar vägen. Foto: Peter Knutson
Att ha en bra planeringsrutin är något av det viktigaste du kan göra för att höja din effektivitet. Ändå är det lätt att hamna fel; man jobbar på utan en klar insikt om ifall det man håller på med är viktigt, bråttom, eller ingetdera. Undrar du varför? Orsaken är att det är mycket energikrävande för hjärnan att ägna sig åt prioritering. Det är då du behöver bra rutiner att falla tillbaka på, förklarar Ingrid Hegg.
– Ha en veckoplaneringsrutin där du lägger en fast tid för själva planeringen, säger hon. Välj gärna en tid i slutet av veckan, för då är allt som har diskuterats under veckan färskt, och det ökar utsikterna att hjärnan får vila från tankar på jobbet under helgen sedan, vilket ger bättre återhämtning.
– Med veckoplanering på torsdagen får du också tid att avsluta veckan med att fånga upp missade bollar och sluta cirklar innan veckan är slut.
Hon föreslår några lämpliga punkter för en veckorutin:
- Gå igenom din inkorg och se till att dina uppgifter är aktuella, tydliga och i prio-ordning.
- Förbered kommande vecka genom att planera och fördela uppgifter.
- Fånga upp missade uppgifter från den gångna veckan.
- Reflektera över dina framsteg och medvetandegör vad du faktiskt åstadkommit.
Prioritera prioritering
Planering bör du alltså inte slarva med. Men så har vi också prioritering – en av de absolut viktigaste sakerna du kan göra för din personliga effektivitet, enligt Ingrid Hegg. En populär modell för att prioritera är Eisenhower-matrisen, där uppgifter kategoriseras efter viktighet och brådska.
- Viktigt och bråttom: Dessa uppgifter bör alltid prioriteras först.
- Viktigt men inte bråttom: Planera in dessa uppgifter så att de inte blir brådskande.
- Inte viktigt men bråttom: Överväg att delegera dessa uppgifter.
- Inte viktigt och inte bråttom: Fundera på om dessa uppgifter alls behöver göras.
Matrisen bygger på tankegångar från den amerikanska presidenten Eisenhower, som tycks ha varit intresserad av time management och lär ha citerat en icke namngiven professor med de berömda orden: ”Jag har två typer av problem, de brådskande och de viktiga. De brådskande är inte viktiga och de viktiga är aldrig brådskande”.
Modellen har sedan utvecklats av managementkonsulten Stephen Covey, författaren bakom ”7 goda vanor”.
– Den här modellen är oerhört bra när man behöver strukturera och prioritera i arbetet, säger Ingrid Hegg. Den använder jag själv när jag är stressad, då när man kan börja tänka att allt är viktigt och bråttom. Men så är det ju faktiskt inte om man börjar ställa sig de här frågorna.
Använd digitala verktyg
Moderna digitala verktyg kan vara till stor hjälp när det gäller att organisera och planera sitt arbete. Ingrid Hegg föreslår att använda verktyg som OneNote och Google Keep, som är integrerade med dina e-postprogram och kalendrar. Dessa verktyg gör det enkelt att hålla reda på anteckningar och uppgifter. Att de digitala anteckningarna är sökbara är dessutom inte att förakta, understryker hon.
– Många tycker om fysiska block och vill handskriva för bildminnets skull, och det förstår jag verkligen, säger hon. Det dumma är ju dock att de där blocken tar slut och sedan – oj, var är det gamla blocket?! Och endera dagen har du glömt blocket hemma, medan den digitala anteckningsboken finns i både datorn och på mobilen så den har du alltid med dig. Bara en sådan sak sparar tankekraft och minskar stressen.
Fakta
Delegering i 5 steg
- Inventera uppgifter: Lista alla arbetsuppgifter.
- Kategorisera: Klassificera som A, B eller C.
- Identifiera rätt person: Välj den bäst lämpade medarbetaren.
- Delegera: Tilldela uppgifter med tydliga instruktioner.
- Följ upp: Övervaka, ge feedback och stöd vid behov.
Delegeringens konst
Men som vd bör du förstås inte glömma delegerandets ädla konst. För en konst är det, att kunna släppa taget om uppgifter och lita på att dina medarbetare klarar av dem. Det är dessutom en nödvändighet för ett effektivt ledarskap. Se det samtidigt som ett sätt att utveckla din personal, föreslår Ingrid Hegg:
– När vd:n väl delegerar så är det vanligt att den som får uppgiften känner sig bekräftad och sedd.
Hon delar några tips för effektiv delegering:
- Var tydlig med vad som ska göras och vad målet är.
- Säkerställ förståelse genom att se till att den som får uppgiften har rätt resurser och förståelse.
- Ge stöd och uppföljning regelbundet.
- Utveckla medarbetare genom att ge dem möjlighet att växa och lära sig nya saker.
Skapa smarta vanor
Till sist lyfter Ingrid Hegg den kanske svåraste av alla uppgifter: att etablera nya vanor. För det måste du, om du ska lyckas effektivisera ditt arbetssätt. Att skapa nya vanor tar tid och stora ansträngningar, och du måste bestämma dig på allvar. Ett bra knep är att knyta dina nya vanor till existerande rutiner, föreslår hon.
– När jag kommer till jobbet sätter jag på kaffeapparaten. Medan den brygger kaffe går jag igenom dagen och tittar på vad som är viktigast i min planering, säger hon som ett exempel.
– Men det tog jättelång tid att följa mina nya rutiner vanemässigt. Säkert ett år. Ge inte upp – Rom byggdes inte på en dag.
Fakta
ABC-modellen inom delegering
A-uppgifter (Viktiga och kritiska):
- Avgörande för verksamhetens framgång.
- Kräver specifik kompetens eller chefen själv.
B-uppgifter (Viktiga men inte kritiska):
- Viktiga för verksamheten, inte lika kritiska som A.
- Delegeras till kompetenta medarbetare med uppföljning.
C-uppgifter (Mindre viktiga):
- Låg påverkan på övergripande mål.
- Ideala för nyare eller mindre erfarna medarbetare.
