Bakgrundsprat minskar produktiviteten

John Marsh forskare i miljöpsykologi vid Högskolan i Gävle konstaterar att på kontoren upplevs bakgrundssamtal, skvaller och högljudda telefonröster som det som stör mest.

– Det här är ett stort problem då telefonkonversationer finns överallt på dagens kontor vilket gör att man där oundvikligen utsätts för bakgrundssamtal. Men, det finns endast begränsad forskning om graden av distraktion som en medarbetare upplever från andras telefonsamtal, säger han.

En artikel av John Marsh, där också Helena Jahncke, Douglas MacCutcheon och Robert Ljung, från Högskolan i Gävle medverkade, kan nu visa att man bara stördes om man kunde förstå vad samtalet handlade om och att människor stördes mer om de hörde ett telefonsamtal där de bara kunde höra den ena parten i samtalet.

Läs mer: Anställda i kontorslandskap mindre nöjda med sina arbeten

Om man bara hör den ena i ett telefonsamtal så väcks nyfikenheten, man undrar vad som saknas, och det triggar ett behov att försöka fylla i luckorna. Det blir också oväntat när personen man hör slutar eller börjar pratat igen och vi vet att en plötslig förändring av tystnaden direkt drar till sig vår uppmärksamhet.

I en annan artikel, publicerad i Canadian Journal of Experimental Psychology, av John Marsh, gällde det att från en brottsscen återskapa gärningspersonens signalement. Också här såg forskarna att om testpersonerna samtidigt utsattes för att höra ett telefonsamtal som de kunde förstå, där de bara kunde höra den ena personen i samtalet, försämrades deras minne avsevärt.

Läs mer: Produktivt att växla miljö på jobbet

– Om de hörde ett samtal de inte alls kunde förstå så påverkades inte deras minne och det är när man bara kan höra halva samtalet som man störs mest och båda våra studier pekar på detta.

Forskarnas slutsats är att det uppenbara är att försöka hålla arbetsplatser så tysta som möjligt. Att störande ljud på kontor är stressframkallande och en orsak till att människor blir sjuka och att det också finns bevis för att det har en stor betydelse för produktiviteten.

– I en studie från 2015 rapporterade 8 av 10 att de regelbundet blev avbrutna av kontorsljud och de uppskattade själva att produktiviteten då gick ner med 66 procent, berättar John Marsh.

Han säger att forskarna laborerat med olika maskeringssystem för att reducera det störande ljudet. Att använda hörlurar med musik, olika incitament för att höja motivationen, att kortsiktigt göra arbetsuppgiften svårare, då man sett att störningseffekten försvann om man måste koncentrera sig mera.

– Eller, ironiskt nog, att be människor slå på högtalarna så att alla även kan höra den andre tala.

Men då de negativa effekterna av de störande kontorsljuden visat sig vara så stora, ser John i framtiden kontorsarbetsplatser som är tysta eller där kontoren är uppdelade för olika uppgifter och där det finns tysta zoner, så kallade flexibla eller aktivitetsbaserade kontor.

– Dessa ljud vi talar om, som gör människor sjuka och som starkt negativt påverkar produktiviteten, blir annars något som man inte kan undvika, menar John Marsh.

Under tre år har forskarna vid Högskolan i Gävle följt hur cirka 500 anställda vid Trafikverket upplevt de första stora kontorsförändringar som myndigheten genomfört på flera ställen i Sverige. Det gäller övergången från cellkontor och kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor.