7 tips för en arbetsplats som medarbetarna längtar till

Helene Lidström har identifierat sju viktiga nycklar för att skapa arbetsplatser att längta till:

1. Funktionalitet. Det absolut viktigaste är att arbetsplatsen ska möta medarbetarnas behov av både samarbete och individuellt arbete. Många utgår ifrån att arbetsplatsen primärt ska vara en mötesplats för att uppmuntra till samarbete både inom avdelningen och tvärfunktionellt och till umgänge och sociala aktiviteter. Det är viktigt – men glöm inte det individuella perspektivet. Anledningen till att många väljer att arbeta hemifrån är att de upplever att de inte kan fokusera på kontoret. Undersökningar bekräftar att kontoret underpresterar när det kommer just till individuellt fokuserat arbete. Arbetsplatsen måste erbjuda miljöer för både det individuella arbetet och samarbete. Helene Lidström menar att man ser ett ökat behov av till exempel fler fokusrum, där medarbetare kan arbeta enskilt utan distraktioner.
2. Hälsa och välmående. Det finns mycket forskning kopplat till vad som är bra för både kroppen och knoppen. Helene Lidström brukar luta sig mot tallriksmodellen för hjärnan (The Healthy Mindplatter, som skapats av David Rock och Daniel Siegel). Egentligen handlar det om att skapa tid, utrymme och miljöer för en mängd olika aktiviteter som till exempel återhämtning, reflektion och rörelse.
   ”Jag jobbade med ICA i många år och där skapade vi rörelsearbetsplatser. Det kan handla om gåband och cyklar i stället för en stol vid skrivborden, men det går också att experimentera med teknik, ett litet svårmöblerat rum kan omvandlas till en yogasal eller en grönskande park med hjälp av ett par VR-glasögon. Förra veckan fick jag ett roligt rörelsepass med hjälp av VR-glasögon på Länsförsäkringars nya kontor på Tegeluddsvägen i Stockholm. En bra kombo av både rörelse och umgänge, det blev mycket skratt för både mig och kollegorna i rummet.
   Sen tror jag mycket på att skapa lugnare zoner där man verkligen kan få lugn och ro. Det går kanske att ha en del av lunchrummet avdelat för de som inte vill prata och socialisera” förklarar Helene Lidström.
3. Biofili. 90 procent av vår tid tillbringar vi inomhus och som en konsekvens av all inomhustid spenderar vi allt mindre tid i naturen, trots att vi vet att naturen är välgörande för både kropp och själ. Men det går att lura hjärnan genom att ta in naturen på kontoret. Exempel på hur man kan visualisera detta är genom växter, naturmaterial och naturfärger. Men det kan också visualiseras med ljud och ljus, till exempel lugnande och avkopplande ljud på toaletten i form av fågelkvitter eller porlande bäckar.
   ”På Castellums huvudkontor finns bland annat en lägereld och ett ljusterapirum, som inte bara är ett samtalsrum utan också med en funktion. Forskningen visar att sådana lösningar är väldigt effektiva för att få ner stressnivån”, säger Helene Lidström.
4. Service. Vill man få medarbetarna att längta till kontoret är service är något att lägga kraft på. Det kan handla om enkla saker som att tillhandahålla fräscha handdukar och tvålar på kontoret, föreslår Heléne Lidström. Om kontoret ligger långt ifrån restauranger och serviceinrättningar, så kan en form av service vara att ha cyklar som medarbetarna kan låna.
   ”Ett mindre företag jag jobbat med har ett fint kontor i Stockholm och väldigt många unga anställda. De låter sina anställda använda kontoret på kvällar och helger till middagar med vänner och så vidare, vilket är väldigt uppskattat. Det är en fantastisk service som kanske inte är möjligt på ett större företag. En del organisationer välkomnar hundar till kontoret. Mitt tips är att analysera de anställdas behov och tillgodose dem utifrån bästa förmåga. Men man ska inte underskatta att riktigt bra kaffe och den klassiska fruktkorgen uppskattas av många” berättar Helene Lidström.
5. Intelligens. I dag kan intelligenta arbetsplatser utformas som genererar en mängd data kring hur och när kontoret används. Med hjälp av sensorer kan beläggningen på kontoret kartläggas och brytas ned på varje enskild plats. Detta bidrar till ett bra faktaunderlag när arbetsplatsen ska utvecklas och förbättras.
   ”När vi utvärderar data behöver vi få en förståelse varför till exempel beläggningen är låg på en given plats. Är det för att miljön inte möter våra behov? Eller är det för att det tar tid att ändra beteenden i en ny typ av miljö som vi inte har haft tidigare? För att hantera datan behöver vi ha förmågan att förstå och tolka den för att utveckla ännu bättre arbetsplatser”, menar Helene Lidström.
6. Flexibilitet. Många medarbetare blir rädda när de hör orden flexibel arbetsplats och tänker att de måste komma tidigt till arbetsplatsen och likt en tysk badturist paxa plats. Men så ska det givetvis inte vara. Det är viktigt att reda ut begreppen kring flexibla arbetsplatser. Redan före pandemin hade vi en beläggning vid våra skrivbord på ungefär 30 procent. Den siffran har knappast gått upp sedan dess och då blir det inte riktigt försvarbart att ha fasta platser. Men att bara dra ned på yta och skrivbordsplatser och införa ”clean desk” ger ingen vinst för medarbetare. Tvärtom.
   Däremot en hög variation av mötesplatser och arbetsplatser har visat sig vara den typ av miljö som människor uppskattar mest. Det vill säga, skapa ett helt smörgåsbord av alternativ där medarbetare kan välja att gå i väg och sitta i ett eget rum när de behöver det, men också kunna sitta på en öppen och tillgänglig plats med sina närmaste kollegor när de har behov av det. Det handlar om att börja med att analysera medarbetarnas behov och utforma kontoret utifrån det. 
7. Återbruk. Det handlar om att tänka resursmässigt och miljömässigt smart. Många ser nu efter pandemin över sina kontor och Helene Lidströms råd är att återbruk alltid trumfar nytt. I största möjliga mån kan man faktiskt utgå från det man har. Med lite kreativitet kan man utgå från det som redan finns. Om stativen fortfarande fungerar kanske man inte behöver byta ut hela skrivbordet, utan bara själva bordsskivan. Man kan slipa, måla om, eller klä om möbler. En möbeltvätt kan bidra till att den gamla soffan blir som ny.  
   Ett exempel är Vasakronan som skulle skapa ett stort lunchrum och umgängesyta. ”I stället för att köpa in nya stolar bad de alla anställda att ta med en gammal köksstol hemifrån. Medarbetarna blev väldigt engagerade och tog med köksstolar från vinden, någons mormor och så vidare. Sedan målade man alla stolar i samma färg och fick till ett väldigt härligt lunchrum. I stället för att köpa 200 likadana stolar fick medarbetarna känna sig delaktiga, engagerade och stolta. Det tycker jag är ett superbra exempel på hur man kan göra. Fackförbundet Vision återbrukade en stor del av möbler och inredning när de renoverade kanslihuset på Kungsgatan i Stockholm. Det sista piffet inhandlades på Myrorna för några hundralappar och bidrog till att känslan ’professionellt hemtrevligt’ kunde uppnås” berättar Helene Lidström.