-->

6 tips för att kommunicera bättre som vd

Kommunikation En skicklig vd är bra på att skapa goda relationer och då är kommunikation det som gäller för att bygga broar mellan människor, mellan chefer och medarbetare, i ledningsgruppen, styrelsen och sist men inte minst mellan företaget och kunderna.

6 tips för att kommunicera bättre som vd
En skicklig vd är bra på kommunikation. Foto: Stock Adobe.

Som ledare har förmågan att kommunicera alltid varit viktig men idag behöver alla inom ett företag behärska konsten att sälja in idéer, skapa engagemang, kunna göra sig hörda, få andra med sig och kunna övertyga.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– För att nå fram till de som lyssnar på dig och övertyga dem på ett effektivt sätt behöver du vara väl förberedd, tydlig med vad du vill att dina lyssnare ska göra, och du behöver tala om fördelen med att göra det du föreslår, säger Berit Friman, vd för konsultföretaget Dale Carnegie som i sina kurser tränar tusentals personer årligen, världen runt i kommunikation, ledarskap och försäljning.

Berit Friman tycker att storytelling är ett bra inslag för en levande kommunikation på alla plan.
Berit Friman tycker att storytelling är ett bra inslag för en levande kommunikation på alla plan. Berit Friman tycker att storytelling är ett bra inslag för en levande kommunikation på alla plan.

Hon konstaterar att för att lyckas övertyga andra är det viktigt att tydligt förklara vad det är du vill att de ska göra.

– Alltför ofta antar vi att våra lyssnare vet vad de ska göra. Andra gånger kanske du ger de som lyssnar en tydlig uppmaning, men ber dem samtidigt att göra flera saker. Det kan göra dem osäkra på vad som ska prioriteras.

Måste vara personlig

Om man vill övertyga andra gäller det att själv vara övertygande.

– Du behöver vara personlig och engagerad. Du måste prata så att de som lyssnar känner och ser att du själv tror på varje ord du säger. Genom att vara personlig, tydlig och visa att du är mån om att skapa en vinn-vinn-situation kommer du inte bara vara övertygande, du kommer också att uppfattas som genuin.

När kommunikationen på jobbet inte fungerar leder det ofta till missförstånd och det i sin tur kan skapa konflikter och motsättningar. Det resulterar i en atmosfär som påverkar allas produktivitet och kvalitet.

– Kommunikation som däremot fungerar bra exempelvis mellan medarbetare och chefer skapar engagemang och ökad förståelse för varandra. Det gör också att vi vågar dela med oss av idéer och synpunkter på möten, förväntningarna blir tydligare och det löser även eventuella problem på ett smidigare sätt. Goda relationer handlar en hel del om bra kommunikation, säger Berit Friman.

Storytelling

En bra vd har smidiga dialoger med personerna runt omkring sig och det kommer inte av sig självt, utan är en medveten ansträngning som handlar om sättet vi kommunicerar på.

– Som vd ska man bygga broar mellan människor och med en god relation i botten kan man fortsätta att ha en bra relation och respektera varandra även om man inte är överens i vissa sakfrågor.

Ett viktigt sätt att bygga relationer är att vara personlig.

– Och detta är inte samma sak som att vara privat. När vi delar med oss av insikter och lärdomar av situationer vi hanterat, är det ett sätt att visa vilka vi är, hur vi tar ansvar och hur vi reflekterar och lär oss.

Storytelling är ett bra inslag för en levande kommunikation på alla plan.

– Men generellt sett är vi många som kan bli bättre på det. Det kan verka lite för enkelt, så vi lägger till detaljer och skapar alltmer komplexa lösningar – genom avancerade konstruktioner, teorier, modeller, pyramider och diagram.

– Vi kan ju undra om det är för att visa andra vad vi kan, eller vilket syfte och perspektiv vi egentligen har, säger Berit Friman.

Hon poängterar att när vi känner starkt för något, tar vi gärna över och pratar oss varma, ibland utan att ha tänkt igenom ordentligt vad vi vill säga och hur vi kan framföra det på ett kort och koncist sätt.

– Passion för ämnet kan få oss att prata… och prata…och prata. Vi suger ur allt syre ur rummet helt enkelt. Ju längre förklaringar, desto mindre kan vi påverka. Det är till exempel ganska vanligt att vd gör detta i styrelserummet vilket kan leda till att man där drunknar i operativa frågor i stället för att arbeta med strategin som ju är styrelsens huvuduppdrag, avslutar Berit Friman.

6 tips för att förbättra din kommunikation på jobbet

  1. Ge exempel som stöttar eller förklarar ditt perspektiv. Du vill ta bort en rutin som du inte tycker tillför er rapportering ett värde, som försvårar arbetet med att upprätthålla den. Arbetet kommer gå snabbare, uppgifterna finns att få om de trots allt skulle behövas, och det kräver inte att ni byter system utan bara ”slutar göra”. Ge en situation som exempel, med vilka konsekvenser och effekter som uppstår, för att visa förståelse för deras vardag. Sedan kan du känna in om du behöver lägga fram flera argument.
  2. Gör dina idéer relevanta för lyssnarna. Personer som är bra på att kommunicera vet hur de ska visa att de bryr sig om dem de talar till och inte bara brinner för själva idén. Gör på samma sätt, påminn dem om på vilket sätt din idé är relevant för deras situation eller problem. Det överför fokus från din idé till de andra personerna och visar att du bryr dig om dem. Som Roosevelt sa: ”Människor bryr sig inte om hur mycket du vet, innan de vet hur mycket du bryr dig om dem.”
  3. Visa och bekräfta dina idéer med bevis. Visualisera dina idéer, en i taget. För att vara en engagerande kommunikatör, kom ihåg: sakta är fort och fort är sakta. Det betyder inte att du måste säga idén snabbt. Människor vill låta saker sjunka in och själva få tid att förstå. Berätta en kort story. Visa en bild. Ge konkreta bevis. Berätta en analogi. Försök att inte bara få andra att förstå din idé, få dem att känna den.
  4. Be om reaktioner. Ställ en fråga, som ”hur låter det?”, och ge andra en möjlighet att engagera sig. Och när frågorna ställts, vet de att bollen är hos dem. De kanske inte är uppmärksamma på klockan eller låter dig få bollen tillbaka, i så fall, behöver du ta tillbaka bollen — å andra sidan, goda kommunikatörer låter andra ha bollen eftersom det visar på engagemang och ger enklare en acceptans av slutresultatet.
  5. Följ upp direkt, vänta inte: Om du är det minsta osäker på något som förmedlats till dig, följ upp ärendet omedelbart. Anledningen till varför är enkel: Att arbeta med antaganden är en bra förutsättning för riktigt dålig kommunikation. Det är bättre att se till att du vet vad som förväntas än att anta att du vet vad som behöver göras, bara för att upptäcka till slut att du hade fel.
  6. Ta inte saker personligt: En sak som är viktig att träna på är att lära sig att koppla bort dig själv från kritik, motsättningar, olika perspektiv och olika uppfattning om idéer. Ta inte saker personligt. Om du är den sorts person som låter gupp i vägen göra att du förlorar kontrollen över dina känslor kommer du snart märka att du måste kämpa för att kommunicera effektivt med andra. Och vad som är värre – andra kommer att vara mindre benägna att kommunicera med dig.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.