5 tips för livfullare möten

– Ett möte behöver ett syfte. Varför ska jag komma? Är deltagarna osäkra på varför de är där så kommer de inte att kunna bidra, säger Fredrik Bauer.

Alla måste inte vara med

Både syfte och mål med mötet bör vara tydligt för deltagarna. Med hjälp av tydliga riktlinjer kan möten hållas kortare, vilket inte är en nackdel för målfokus. En studie Fredrik Bauer initierade 2019 visade att ett normalt svenskt möte var 60 minuter långt, och att 54 procent av deltagarna inte visste vad som hade beslutats när mötet var över. Där kan mycket göras med bättre planering.

Tänk också på att bara bjuda in dem som rörs av frågan. De andra kan göra annat under tiden.

– Det är en utmaning att hålla ett möte med många deltagare. Genom att bjuda in de som berörs begränsas antalet, och de som är där är engagerade i frågan. Alla måste inte vara med på alla möten, menar Fredrik Bauer.

När mötet planeras bör de inbjudna delges en tydlig agenda. Med fördel kan deltagarna få ett material att läsa in sig på i förväg. Det ger ett möte dit deltagarna kommer bättre förberedda. Men det ökar också möjligheten till delaktighet.

– Det finns olika personlighetstyper att ta hänsyn till, och för att alla ska kunna bidra behöver alla få en ärlig chans att förbereda sig, säger Fredrik Bauer. Vissa skjuter från höften. Medan försiktigare och mer reflekterande person kanske behöver få sätta igång processen i hjärnan i förväg för att känna sig bekväm med att svara på en fråga under mötet.

Skapa delaktighet

Tydlighet, tydlighet, tydlighet. Det är ett ord som återkommer kring förberedelserna men som är minst lika viktigt under själva mötet.

– De flesta är grymma på kreativitet när allting runt omkring är klart och begripligt. Ställ en fråga i taget, inte tre som är förklädda till en, säger Fredrik Bauer.

Mötesledaren har rummets viktigaste roll. Vill du ha ett livfullt möte och få input från deltagarna så behöver du skapa delaktighet. Engagera alla från början genom att ställa frågor. Bjud in dem som inte pratar och håll tillbaka dem som pratar för mycket, ge alla en chans att yttra sig. Vill man ha interaktion är det sällan en bra idé att inleda mötet med ett långt framförande. Efter en halvtimmes anförande har deltagarna glidit in i en åhörarroll och det kan bli svårt att få igång en diskussion. Växla hellre mellan framförande och frågor.

– Det klassiska greppet i en organisation är att man vill informera: ”nu ska vi jobba på det här sättet”, konstaterar Fredrik Bauer. Då är det vanligt att man stannar där, ”så här ska vi göra”, i stället för att säga, ”nu har vi de här riktlinjerna, vad betyder det för oss? Hur tar vi oss vidare?”. Det är frågor som ofta tappas bort i mötessamanhang, man informerar i stället för att föra en dialog.

Var inkluderande som mötesledare

Vill du höja energin och effektiviteten, men undrar vad mer som kan göras? För att utveckla möteskulturen kan det vara bra att utvärdera det som sker under mötet. Be till exempel någon anteckna hur många som pratar på mötena, och utse olika personer som ska reflektera kring varför det blir som det blir.

Till sist, planering är bra, men ”övertänk” inte inför mötet. Eftersträvas ett livligare engagemang måste också deltagarna inkluderas. Det ställer krav på mötesledaren att våga agera på det som händer under mötet.

– Det finns ett osäkerhetsmoment i att ställa en fråga utan att veta vad folk kommer att svara. Då kanske jag plockar bort det momentet för att jag redan vet vad jag vill ska hända under mötet, och så håller jag låda själv. Genom att agera på det som händer i rummet skapar mötesledaren större delaktighet, menar Fredrik Bauer.

5 faktorer för mer livfulla möten

1. Välj deltagare noggrant. Bara de som är berörda av frågan ska komma.
2. Ha ett tydligt syfte. Deltagare som vet varför de närvarar kan bidra mer.
3. Delge upplägg och beslutsunderlag i förväg. Då hinner alla reflektera och avancera i tankeprocessen.
4. Var tydlig. Ställ tydliga frågor, visualisera med digitala verktyg.
5. Inkludera deltagarna. Ställ frågor, bjud in till diskussion, fördela ordet, för dialog i stället för att informera.

6 nycklar för effektiva möten

1. Akronymen SURFA är en kom ihåg-lista för effektiv möteskultur.
2. Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
3. Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
4. Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!
5. Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.
6. Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till .Källa till effektiva möten