3 modeller för smarta samarbeten

Vad finns det att säga om samarbete? För somliga vandrar kanske tankarna tillbaka till skolans grupparbeten. När Alexander Löfgren tänker samarbete så tänker han på ”kollektiv intelligens”. Det är enkelt uttryckt när en grupp människor agerar på ett sätt som uppfattas som intelligent, ofta i ett gemensamt syfte, till exempel att åstadkomma något tillsammans på ett effektivt, kompetent och ändamålsenligt sätt.

Det ska vara lätt att samarbeta – men att få det lätt är en konst. Och den konsten har Alexander Löfgren skrivit en hel bok om, ”Smart samarbete – mot meningsskapande mikrosystem”. Där har han kokat ner närmare 20 års insikter, lärdomar och erfarenhet av samarbete som forskare, chef och konsult. Han har försökt skala bort det alltför teoretiska och akademiska, för att i stället fylla boken till brädden med exempel ur verkligheten och mängder av förenklade verktyg som underlättar och utvecklar samarbete.

Håll en ständig dialog

Vad får samarbete att fungera?

– För det första måste vi finna ett syfte i själva uppgiften. Då måste det finnas en gemensam uppgift som kräver att vi behöver genomföra den tillsammans. Och kring det måste vi underlätta för ett kontinuerligt samtal om vad som är vår bästa idé för hur vi ska samarbeta i den gemensamma uppgiften. Baserat på den idén kan vi sedan använda enkla verktyg i form av samarbetsvanor som vi lätt kan komma ihåg och omsätta till praktisk handling i vardagen, säger Alexander Löfgren.

Behovet av enkelhet handlar inte minst om hur föränderlig vår omvärld har blivit. I den snabbt skiftande miljön ändras också teamens sammansättning ständigt. Ofta måste vi jobba med samarbetsfrågor utan att hinna med någon grupputveckling. Hur gör vi ändå samarbetet så smart och värdeskapande som möjligt? I sin bok presenterar Alexander Löfgren en uppsättning verktyg med syftet att göra oss mer samarbetsskickliga och nå framgång tillsammans med andra. Två av dessa är minnesreglerna BRUM och 4F.

Zooma ut på helheten

BRUM erbjuder en enkel omvärldsanalys. Det är en minnesregel för att påminna om beroendena till vår omgivning i ett samarbete. Det kan vara beroenden mellan deltagarna i en grupp, till organisationen eller omvärlden i stort. BRUM är en förkortning av:

Beslutande – vilka är det som fattar besluten?

Rådgivande – vilka behöver ge oss rådgivning längs vägen?

Utförande – vilka behöver göra vad?

Mottagande – vilka behöver kunna ta emot våra resultat (exempelvis kunder)?

– Meningen med BRUM är att hela tiden möjliggöra en dialog. Har vi koll på vilka som fattar beslut, och har vi ett fotarbete kring dem och de frågor vi vill påverka? Vilka kompetenser behöver vi engagera internt och externt? Vilka behöver förstå, planera, utföra, följa upp sina uppgifter och så vidare, påpekar Alexander Löfgren.

BRUM står för ett utifrån-och-in-perspektiv i samarbetet; vi zoomar ut på helheten för att påminna oss om de komplexa beroendena som ofta finns för att vi ska kunna lyckas med uppgiften.

Repetera regelbundet

4F å sin sida står för inifrån-och-ut-perspektivet. Här zoomar vi in och navigerar i själva uppgiften vi ska utföra. 4F står för: Förväntningar, Förutsättningar, Förverkligande, Förbättringar.

Genom att checka in våra förväntningar och förutsättningar före en samarbetssituation eller ett möte, och checka ut efteråt genom att stämma av förverkligandet och förbättringarna framåt, så har vi ett arbetssätt som verkligen kan göra oss smartare tillsammans när vi samarbetar, menar Alexander Löfgren.

– 4F kan användas som en arbetscykel som ständigt pågår genom att vi jobbar med de fyra stegen återkommande: synkar förväntningar, pratar om förutsättningar, stannar upp och pratar om vad vi har gjort och vad vi behöver anpassa. Repeterar vi det regelbundet så blir det en samarbetsvana som vi orkar hålla i huvudet för att ständigt hjälpa oss att navigera i uppgiften, konstaterar han.

Låt vanorna vägleda

Minnesreglerna, väl innötta, är lika användbara i ett arbetsgruppsmöte som ett ledningsgruppsmöte. Men också i spontana samarbetssituationer.

– BRUM och 4F förenklar för oss att hålla den ständiga dialogen i gång, och gör att vi steg för steg blir mer skickliga på att samarbeta, säger Alexander Löfgren.

– Och när minnesreglerna är enkla blir de också repeterbara. Då formar våra samarbetsvanor ett gemensamt spelsystem som gör det lättare att anpassa samarbetet och improvisera efter föränderliga behov. Och det är bra, för samarbete bör inte vara tungrott, ”nu ska du följa den här manualen och processen”. Låt de vanor som faktiskt fungerar vara vägledande mot att vi blir bättre tillsammans och uppnår våra gemensamma mål.

FAKTA

Minnesregler för smart samarbete

BRUM (utifrån-in)

Beslutande – vilka är det som fattar besluten?

Rådgivande – vilka behöver ge oss rådgivning längs vägen?

Utförande – vilka behöver göra vad?

Mottagande – vilka behöver kunna ta emot våra resultat (exempelvis kunder)?

4F-cykeln (inifrån-ut)

Förväntningar – vad är de önskade resultaten vi vill och förväntas uppnå?

Förutsättningar – vad behöver vi för att kunna uppnå de önskade resultaten?

Förverkligande – vad har vi förverkligat i relation till de önskade resultaten?

Förbättringar – vad behöver vi förbättra framåt för att kunna uppnå de önskade resultaten?

Incheckning och utcheckning

Minnesregeln ”incheckning – resa – utcheckning” hjälper oss med målstyrning och mobilisering i varje samarbetssituation. Vi checkar in förväntningar och förutsättningar före avfärd, och checkar ut förverkligande och förbättringar efter resan.

Incheckning: Bryter isen för samtalet i gruppen. Exempel: En runda för att pejla läget innan mötet börjar.

Resa: Vi målstyr och mobiliserar samarbetssituationen tillsammans. Här ryms sakfrågorna, innehållet och agendan.

Utcheckning: Samlar ihop utkomsten av samarbetssituationen. Exempel: Ytterligare en runda som pejlar var varje individ befinner sig mentalt efter den gemensamma resan. Vad har vi uppnått och upplevt tillsammans? Vad kan göras bättre nästa gång?