15 tips för att bli tidseffektiv till max

2. Ha tydliga mål

Att ha tydliga mål är grunden för att utforma en strategi för att nå dit. Sätt upp klara mål både i ditt privatliv och på arbetet. Skapa sedan en distinkt plan och ordna dina prioriteringar i enlighet med dessa mål.

3. Viktigt kontra brådskande

Det är ibland lätt att dras med i att bara vara upptagen med att slutföra uppgifter. Men vad är egentligen viktigast och vad är brådskande? Är det en kombination av båda? Stanna upp och reflektera över om de prioriteringar du gör leder dig mot dina mål och om du tar itu med rätt sak i rätt ordning.

4. Skapa ordning och struktur i den fysiska miljön

Se till att ha en enkel struktur att arbeta efter för att få överblick. Det kan handla om en ren arbetsyta, en välorganiserad garderob eller en plats där du tillbringar tid. Ju färre saker, papper eller föremål du behöver hantera desto större blir din arbetsro.

5. Hantera saker och ärenden direkt

Sortera e-post och papper direkt och placera dem där de hör hemma. Skapa en struktur med mappar, lådor eller pärmar. Att lägga saker på hög och skjuta upp dem till senare skapar lätt ett kaotiskt tillstånd och du måste hantera ärendet två gånger i stället för en.

6. Ta kontroll över störningsmomenten

Stäng av aviseringarna och var inte alltid tillgänglig. Bestäm kanske tre tider under dagen när du går igenom mejlkorgen. Låt personal få veta när du är anträffbar.

7. Identifiera tidstjuvar

Tidstjuvar kan vara aktiviteter eller faktorer som tar upp din tid utan att bidra till din produktivitet. Fundera över vad som stör din arbetsro och se om du kan hitta nya sätt att arbeta på där du kan vara ostörd och minska ineffektiv tid.

8. Blocka tid i kalendern

Vissa uppgifter under dagen kräver fullt fokus. Ge dem den tid och den koncentration de behöver, utan avbrott.

9. Organisera och sammanställ informationen

Paketera information som du ofta behöver så att den finns där du behöver den – i telefonen, på datorn, på skrivbordsunderlägget, i bilen osv. Skapa checklistor och strukturer och placera dem på väggen, i mobilappar – där du behöver dem, för att slippa leta.

10. Skapa enkla rutiner

Att utföra uppgifter på samma sätt varje dag går snabbare än att göra dem på olika sätt varje gång. Bygg upp rutiner och försök göra olika moment till tydliga vanor.

11. Slutför en sak i taget

Att växla mellan uppgifter tar mycket tid. Att försöka göra flera saker samtidigt eller att bryta ner en uppgift i små delar tar betydligt längre tid i slutändan än att fokusera på en sak i taget.

12. Minska onödiga föremål

Föremål tar tid. Försök att göra dig av med så mycket som möjligt, både hemma och på jobbet. Ju färre saker och prylar du behöver underhålla, desto enklare blir det att ha en effektiv vardag.

13. Använd digitala hjälpmedel

Med kalender, uppgiftslista i till exempel OneNote och ett digitalt anteckningsblock som är synkade med varandra kommer man långt. Ta dig också tid varje dag för att lära dig nya funktioner och verktyg. Genom att utnyttja tekniken till fullo kan du spara ännu mer tid.

14. Gör en tidsstudie

Försök att systematiskt registrera och skriva ner vad du gör och vad som händer under en tvåveckorsperiod. Troligtvis kommer du att kunna se mönster av tidstjuvar och hur du planerar din tid. Utifrån studien kan du sedan se hur du kan förändra och effektivisera din tidshantering.

15. Delegera

Låt personalen göra sitt jobb, utan vd:n hängande över axeln. Ditt jobb är att följa upp i efterhand. Det planerar du in som en uppgift i kalendern.