Vd:arnas bästa tips för mer struktur i vardagen

1. Börja dagen med den uppgift du fasar allra mest inför.

Har du någon uppgift som ger dig ångest? Röj den ur vägen medan du fortfarande toppar dagsformen energimässigt. Sannolikt känner du motstånd mot uppgiften för att den är svår men viktig.

2. Samla liknande uppgifter på ett ställe i almanackan

Om du inte ser upp så slutar dagen lätt med att du hoppar runt mellan olika projekt och uppgifter utan att avsluta något något ordentligt. Blocka tid, och gruppera liknartade uppgifter på ett ställe i kalendern så förlorar du mindre tid på att orientera dig inför nästa uppgift. Avsätt till exempel eftermiddagen för möten, ägna morgonen åt att få andra uppgifter gjorda, och sedan när eftermiddagens möten är avklarade har du tid att bearbeta samtalen och komma fram till åtgärder för nästa dag.

3. Bestäm upp till tre högprioriterade uppgifter för dagen

Utan struktur kan din dag lätt slukas upp av informationsflödet. Risken är att du svarar så mycket på frågor, mejl, chatt och sms att du blir tvungen att arbeta när du kommer hem. Genom att ge dig själv en till tre högprioriterade uppgifter så ökar chanserna att du får åtminstone en av sakerna gjorda, även om det skulle dyka upp annat under dagen.

4. Ta en riktig lunchrast

Luncha med en person och inte ensam. På kontoret kan du träffa någon ur ledningen i pausrummet för en kort lunch, jobbar du hemifrån kan du kanske ta lunch med en familjemedlem. En lunchdejt blir ett åtagande som ger möjlighet att ladda om batterierna och låta kroppen stretcha. En paus minskar risken för utbrändhet, du tankar energi inför eftermiddagens uppgifter och du får kanske tillbringa tid med någon du annars skulle missa under en vanlig arbetsdag.

5. Använd ”modulära rutiner”

Alla vet värdet av fasta rutiner: de kan hjälpa dig in i ”arbetsläge” och sätta fokus på uppgifterna. Men en vd:s arbetsdag ser olika ut från dag till dag och då blir det genast svårare att sätta rutiner. Men ett sätt att skapa struktur i en föränderlig vardag är att jobba med tidsmoduler. Det är fasta tidsblock för viktiga uppgifter som läggs in någonstans under dagen. De modulära rutinerna kan flyttas runt till olika tidpunkter från dag till dag, huvudsaken är att de blir utförda någon gång under dagen. Till exempel kan du avsätta en timme under dagen för att läsa igenom de viktigaste mejlen. Det kan ske vid olika tidpunkter, men det är en konstant daglig rutin.

6. Schemalägg tid för tänkande och idéskapande

Maximera produktiviteten genom att avsätta tid för kreativt idéskapande. Att schemalägga 30 minuter dagligen för ostört tänkande och idégenerering vilket leder till mer effektiva och effektiva beslut (och i sin tur ökad produktivitet). Det hjälper också vd:n att hålla sig motiverad och inspirerad (och ger en stärkande paus från vardagens arbete).

7. Dela upp din dag i produktiva intervaller

Pomodoro-tekniken är en teknik som gör det möjligt att dela upp arbetsdagen i korta, produktiva intervaller. Varje intervall varar i 30 minuter: 25 minuters fokuserat arbete följt av en 5-minuterspaus. Det här är ett av de bästa sätten att maximera produktiviteten eftersom aktivitetsfönstret är så litet att det bokstavligen inte finns plats för distraktioner.

8. Organisera din att-göra-lista efter påverkan

Prioritera projekt baserat på deras totala påverkan på företaget. Det säkerställer att du maximerar ROI (Return on investment-formeln) baserat på den tid och ansträngning du lägger ned. Det är lättare att påverka resultaten på det här sättet utan att bli överväldigad av dussintals små uppgifter som riskerar att äta upp dina begränsade timmar varje dag. Genom att generera ytterligare intäkter, kostnadsbesparingar eller effektivitet kan du rekrytera ytterligare hjälp för att ta över vissa av dina lågpåverkande men tidskrävande uppgifter.

9. Tilldela varje uppgift en viss begränsad tid

Fastställda tidsramar för varje uppgift skapar och upprätthåller struktur i arbetsdagen. Om du inte hinner avsluta en uppgift inom den tilldelade tidsramen, gå vidare till nästa uppgift och använd sedan extra tid i slutet av dagen för att gå tillbaka och avsluta den då. Detta system håller dagen flytande och hjälper till att öka produktiviteten.